Cet article vous explique comment procéder à la modification en masse des mandats de prélèvement ACH de vos clients finaux actifs, transférés dans GoCardless à partir d'un autre prestataire de services de prélèvement.
Avant de commencer cette procédure, nous vous recommandons de contacter l'une de nos équipes commerciales si ce n'est pas déjà fait.
Voici la procédure à suivre pour effectuer une modification en masse en vue d'un transfert dans GoCardless :
Étape 1 :
Lorsque vous êtes prêt, envoyez un e-mail à help@gocardless.com en indiquant que vous souhaitez démarrer la procédure de modification en masse.
Vous devrez également déterminer si les contrats de service de vos clients finaux sont gérés par vous-même en tant que marchand ou par votre agence/prestataire de services de prélèvement.
Étape 2 :
GoCardless vous enverra un modèle de notification par e-mail que vous pourrez utiliser pour informer vos clients finaux du changement de prestataire.
Les règles du programme de prélèvement ACH stipulent que vous devez avertir vos clients finaux uniquement en cas de modification du montant et/ou de la date de facturation. Le cas échéant, ces modifications doivent être communiquées conformément à la période de préavis convenue dans le contrat de service. Si aucune période de préavis n'a été convenue, conformément aux règles du programme, les délais suivants doivent être respectés :
- Une modification du montant facturé doit être communiquée au moins 10 jours ouvrables avant la prochaine entrée.
- Une modification de la date de facturation doit être communiquée au moins 7 jours ouvrables avant le prochain débit.
Étape 3 :
Envoyez une notification à tous les clients finaux dont les détails du prélèvement (montant et/ou date) sont modifiés.
Une fois tous les clients finaux notifiés, envoyez une confirmation par e-mail à GoCardless en incluant le fil de courrier existant. Cet e-mail doit comporter les informations suivantes :
- Confirmation que tous les clients finaux ont été avertis (le cas échéant)
- Copie des e-mails ou lettres de notification envoyé(e)s à vos clients finaux
Étape 4 :
Nous vous fournirons l'accès à notre outil d'importation de modifications en masse et nous vous confirmerons la date à laquelle vous devrez avoir terminé la procédure d'importation. Nous vous confirmerons également la date de création des mandats de vos clients finaux dans notre système.
Vous devrez télécharger le modèle d'importation csv dans lequel ajouter les détails de vos clients finaux et des paiements correspondants, puis le charger dans votre compte GoCardless.
Étape 5 :
GoCardless vérifiera et approuvera les détails que vous avez téléchargés avant de procéder à la création des mandats de vos clients finaux à la date convenue (indiquée à l'étape précédente).
Vous recevrez une confirmation de GoCardless une fois cette opération terminée.
Étape 6 :
Vous devrez vous assurer que tous les mandats précédents (transférés) de vos clients finaux ont été annulés.
Si vous effectuez un transfert vers GoCardless à partir d'un(e) autre prestataire de services/agence, ils devront effectuer cette opération en votre nom.
Il est recommandé d'effectuer cette opération à la date de création des mandats.
IMPORTANT : Selon les dispositions de la NACHA, des autorisations de retour (rejets de paiement) peuvent être effectuées jusqu'à 2 ans après l'annulation du mandat. Vous (le marchand) devez donc conserver l'autorisation d'origine et les registres de contrat de service pendant au moins 2 ans suivant la dernière transaction.