Multi-Account
Hinweis: Multi-Account ist derzeit nur für Händler mit Standard-, Pro- oder Advanced-Plänen verfügbar. Die Funktion wird schrittweise ausgerollt und erscheint in Ihrem Dashboard, sobald sie für Ihr Konto verfügbar ist.
Wenn Sie einen individuellen Plan haben und diese Funktion aktivieren möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
- Was ist Multi-Account?
- Welche Vorteile bietet Multi-Account?
- Wie richte ich Multi-Account ein?
- Wie kann ich Konten verknüpfen?
- Wie wechsle ich zwischen den Konten?
- Welche Informationen können Teammitglieder sehen?
- FAQs
Was ist Multi-Account?
Die Multi-Account-Funktion von GoCardless ermöglicht es Ihnen, mehrere GoCardless-Konten zu verwalten, indem Sie Konten in einer hierarchischen Struktur aus Haupt- und Unterkonten verknüpfen.
Sie können so Ihre Geschäftsstruktur präzise auf unserer Plattform nachbilden, Ihre Abläufe optimieren und den manuellen Aufwand reduzieren, der mit der Verwaltung von Aufgaben über mehrere Konten und Logins hinweg einhergeht.
Welche Vorteile bietet Multi-Account?
1. Bessere Sichtbarkeit: Sie können Ihre Konten in einem hierarchischen Format aus Haupt- und Unterkonten verknüpfen, um Ihre Organisationsstruktur in GoCardless nachzubilden. Das ermöglicht es Ihnen, die Daten mehrerer Konten an einem zentralen Ort zu durchsuchen, anzuzeigen und zu exportieren.
Die Organisation Ihres Hauptkontos hängt von Ihrem gewünschten Setup ab. Es kann Ihre rechtliche/vertragliche Struktur oder eine andere Organisationsweise widerspiegeln. Beachten Sie unbedingt, dass die Administratoren des Hauptkontos standardmäßig Administrationsrechte für alle Unterkonten erhalten.
2. Einfacher Zugriff: Multi-Account vereinfacht den Zugriff, weil es die Möglichkeit bietet, Teammitgliedern mehrere Konten zuzuweisen, zwischen denen sie problemlos mit einem Login wechseln können. Das beseitigt den administrativen Aufwand und die Sicherheitsrisiken, die mit der Verwaltung separater E-Mail-Adressen und Passwörter einhergehen.
Sie können alle Ihre Konten in einem Dropdown-Menü ansehen und im GoCardless-Dashboard unkompliziert zwischen ihnen wechseln.
3. Zentralisierte Benutzerverwaltung: Administratoren des Hauptkontos können die Benutzer der gesamten Kontogruppe zentral verwalten. Sie können neue Teammitglieder per E-Mail zu einem Hauptkonto oder Unterkonto einladen, im Voraus konfigurieren, auf welche Konten sie zugreifen dürfen, sowie für jedes Konto die Berechtigungsstufen festlegen. Die Berechtigungen bestehender Teammitglieder können auf Organisationsebene festgelegt werden und es ist möglich, Teammitglieder zwischen Organisationen zu verschieben.
Nach der Einrichtung neuer Teammitglieder wird aus Sicherheitsgründen empfohlen, alle unnötigen Konten zu deaktivieren.
Wie richte ich Multi-Account ein?
Wenn Sie einen Standard-, Pro- oder Advanced-Plan haben, melden Sie sich in Ihrem Dashboard an, um die Funktion zu aktivieren. Für Konten mit individuellen Preisen kann Ihr Customer Success Manager die Multi-Account-Funktion aktivieren und Sie durch den Einrichtungsprozess führen. Bei der Einrichtung von Multi-Account sollten Sie mit dem Konto eingeloggt sein, das Sie als Hauptkonto verwenden möchten.
- Klicken Sie in Ihrem Dashboard oben links auf Ihren Unternehmensnamen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Konto hinzufügen aus.
- Klicken Sie auf dem Einrichtungsbildschirm auf Erste Schritte.
- Fügen Sie Ihr erstes Unterkonto hinzu, indem Sie entweder ein bestehendes GoCardless-Konto verknüpfen oder ein neues Konto einrichten, das Sie verknüpfen möchten.
Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) noch nicht aktiviert haben, müssen Sie sie jetzt einrichten, bevor Sie Ihr erstes Konto hinzufügen können. Diese Maßnahme stellt sicher, dass Ihr Konto ausreichend geschützt ist. Weitere Details dazu finden Sie in unserem Support-Artikel zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Wie kann ich Konten verknüpfen?
Sobald Sie Multi-Account eingerichtet haben, können die Administratoren des Hauptkontos Unterkonten zu Ihrer Kontogruppe hinzufügen. Wenn Sie einen Customer Success Manager haben, kann er Ihnen bei diesem Prozess helfen.
Methode 1
- Klicken Sie in Ihrem Dashboard oben links auf Ihren Unternehmensnamen.
- Wählen Sie Konto hinzufügen aus, um ein bestehendes Konto zu verknüpfen, oder erstellen Sie ein neues Konto, um es Ihrer Kontogruppe hinzuzufügen.
Methode 2
- Klicken Sie im Dashboard oben rechts auf Einstellungen.
- Wählen Sie unter dem Abschnitt Unternehmenseinstellungen die Option Team aus.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf Konto hinzufügen, um ein bestehendes Konto zu verknüpfen oder ein neues zu erstellen, das Sie Ihrer Kontogruppe hinzufügen möchten.
Beim Verknüpfen eines bestehenden Kontos müssen Sie die E-Mail-Adresse eines Admin-Benutzers für das Konto angeben. Auch wenn das Konto mehrere Administratoren hat, müssen Sie nur eine E-Mail-Adresse angeben. Der entsprechende Admin-Benutzer muss die Anfrage genehmigen, um die Verknüpfung des Unterkontos abzuschließen. Sobald er sich anmeldet, wird die Option zur Genehmigung der Verknüpfung im Dashboard angezeigt.
Wenn Sie ein neues Konto erstellen und verknüpfen möchten, klicken Sie auf Konto hinzufügen. Sie werden dann durch die einzelnen Schritte geführt. Neue Konten müssen den Verifizierungsprozess durchlaufen.
Wie wechsle ich zwischen den Konten?
Sobald Sie Multi-Account eingerichtet und Unterkonten hinzugefügt haben, können Sie zwischen den Konten wechseln. Klicken Sie dafür oben links im Dashboard auf das Dropdown-Menü Ihres Unternehmensnamens:
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Konto“.
- Wählen Sie den Namen des Kontos aus, zu dem Sie wechseln möchten.
Wenn Ihre Kontogruppe fünf oder mehr Konten enthält, können Sie auch folgendermaßen zwischen den Konten wechseln:
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Konto“.
- Wählen Sie Alle Konten anzeigen aus.
- Wählen Sie den Namen des Kontos aus, zu dem Sie wechseln möchten.
HINWEIS: Damit ein Benutzer zwischen Konten wechseln kann, muss er die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert haben.
Welche Informationen können Teammitglieder sehen?
Welche Informationen ein Teammitglied sehen kann, hängt davon ab, auf welche Konten es Zugriff hat und welches Zugriffslevel ihm für die einzelnen Konten zugewiesen wurde. Zugriffslevel: Admin, Lese-Schreiben, Nur Lesen oder Kein Zugriff.
Wenn ein Teammitglied zum Beispiel nur Zugriff auf das Hauptkonto hat, kann es auch nur das Dashboard des Hauptkontos sehen. Wenn ihm Zugriff auf ein Haupt- und ein Unterkonto gewährt wurde, kann es Informationen in beiden Dashboards sehen.
Auch die Aktionen, die ein Teammitglied ausführen kann, werden durch sein Zugriffslevel in jeder Organisation und von dem Umstand bestimmt, ob es ein Administrator des Hauptkontos ist. Administratoren des Hauptkontos:
- Erhalten automatisch Admin-Zugriff auf jedes Unterkonto, das einer Kontogruppe hinzugefügt wird (kann später neu konfiguriert werden)
- Können den Zugriff aller Benutzer innerhalb der Kontogruppe ansehen und bearbeiten
- Können neue Konten zur Kontogruppe hinzufügen
Ein einzelner Benutzer kann verschiedene Zugriffsberechtigungen für verschiedene Konten haben. Zum Beispiel kann er Administrator für das Hauptkonto sein, aber nur Leseberechtigungen für ein Unterkonto haben. Benutzer können Admin-Aktionen nur für Konten ausführen, für die sie Administrationsberechtigungen haben.
Weitere Details zu einzelnen Zugriffsberechtigungen finden Sie in unserem Support-Artikel zum Hinzufügen von Teammitgliedern.
FAQs
Einrichtung
Für welche Organisation sollte ich mein Hauptkonto erstellen?
Das hängt von Ihrem gewünschten Setup ab. Ihre Kontohierarchie kann Ihre rechtliche/vertragliche Struktur widerspiegeln. Sie können sie im Grunde aber ganz nach Ihrem Bedarf aufbauen. Das Hauptkonto kann sowohl juristischen Personen zugewiesen werden, die Zahlungen verarbeiten, als auch juristischen Personen, die keine Zahlungen verarbeiten.
Beachten Sie bitte, dass der primäre Admin-Benutzer standardmäßig Administrationsberechtigungen für alle Unterkonten hat. Allgemeine Ratschläge:
- In einer Affiliate-Struktur ist es in der Regel am sinnvollsten, das Hauptkonto der zentralen juristischen Person zuzuweisen, die den Hauptvertrag mit GoCardless abgeschlossen hat.
- Wenn Sie mit Unternehmensgruppen arbeiten, funktioniert oft die Holding- oder Betreibergesellschaft am besten.
- In Franchise-Systemen sollte der Franchisegeber das Hauptkonto haben.
Wie viele Konten können verknüpft werden?
So viele, wie Sie möchten. Es gibt keine Obergrenze.
Wie läuft die Autorisierung der Kontoverknüpfung ab?
Sie müssen für jedes Konto, das Sie verknüpfen möchten, die E-Mail-Adresse eines bestehenden Administrators angeben.
Zum Schutz der Kontodaten wird dieser Administrator gebeten, die Verknüpfung in seinem GoCardless-Dashboard zu autorisieren.
Beim Einloggen wird ihm im Dashboard eine Nachricht mit der Aufforderung angezeigt, die Verknüpfungsanfrage entweder zu autorisieren oder abzulehnen. Nach der Autorisierung erhalten alle Admin-Nutzer des Hauptkontos automatisch Admin-Zugriff auf die neuen Unterkonten. Benutzer der Unterkonten haben keinen Zugriff auf das Hauptkonto oder andere verknüpfte Unterkonten. Das kann nur durch einen Administrator des Hauptkontos geändert werden, indem er ihr Zugriffslevel über die Teams-Seite manuell konfiguriert.
Wie kann ich Kontoverknüpfungen trennen?
Wenn Sie Konten trennen möchten, wenden Sie sich bitte an den Kundensupport. Sie können den Prozess beschleunigen, indem Sie dem Unterkonto, das Sie entfernen möchten, zunächst einen eigenen Administrator zuweisen. Das Unterkonto benötigt mindestens einen Administrator, der keinen Zugriff auf andere Konten in der Gruppe hat. Sobald das Konto getrennt ist, wird dieser Nutzer zu seinem Hauptadministrator.
Kann die Struktur aus Haupt- und Unterkonten erweitert werden?
Nein. Multi-Account unterstützt nur eine zweistufige Hierarchie, bestehend aus Haupt- und Unterkonten. Derzeit gibt es keine Pläne, weitere Stufen einzuführen.
Wie muss ich mit einem SEPA-Konto verfahren?
Es gibt verschiedene ID-Prüfungen für EU-Benutzer mit Admin-/Lese-Schreib-Berechtigungen. Wenn Sie einem bestimmten Benutzer Zugriff auf ein bei uns für SEPA registriertes Konto gewähren, fordern wir über das Dashboard einen Identitätsnachweis an. Diese Dokumente durchlaufen unsere standardmäßigen Verifizierungsprüfungen, bevor der Zugriff freigegeben wird.
Funktioniert Multi-Account mit Single Sign-On (SSO)?
Sie können SSO und Multi-Account gemeinsam verwenden. SSO wird zentral auf Hauptkontoebene verwaltet.
Aus Sicherheitsgründen gelten SSO-Einstellungen global für Ihre gesamte Kontostruktur. Das bedeutet, dass SSO in Ihrer gesamten Kontogruppe aus Haupt- und Unterkonten entweder aktiviert oder deaktiviert ist. Es ist also nicht möglich, SSO für ein Unterkonto zu aktivieren, während andere das Standardanmeldeverfahren beibehalten.
Warum sehe ich nicht die Option, Onboarding-Informationen zu duplizieren und in mein neues Unterkonto zu kopieren?
Um die Einrichtung mehrerer Konten zu beschleunigen, erlauben wir bestimmten Unternehmen, ihre bestehenden Onboarding-Informationen sofort von ihrem Hauptkonto auf ein neues Unterkonto zu übertragen.
Derzeit steht diese Option jedoch nur britischen und französischen Limited Companies zur Verfügung.
Wenn Ihre Geschäftsstruktur in eine der folgenden Kategorien fällt, müssen Sie das Standard-Onboarding für Ihr neues Unterkonto durchlaufen:
- Einzelkaufmänner/Einzelpersonen oder Freiberufler
- Personengesellschaften
- Wohltätigkeits-/gemeinnützige Organisationen
- Treuhandgesellschaften
Partnerintegrationen
Kann ich Multi-Account über eine Partnerintegration nutzen?
Ja. Multi-Account funktioniert problemlos für Kunden, die GoCardless über eine unserer Partnerintegrationen wie Xero oder Sage nutzen.
Multi-Account ist vollständig in Ihrem GoCardless-Dashboard integriert. Sie müssen daher keine Änderungen an Ihrer aktuellen Integration oder Ihrem API-Setup vornehmen. Sie können Ihre Konten und Benutzerberechtigungen direkt über Ihr GoCardless-Dashboard verwalten und von allen Vorteilen profitieren.
Wie funktioniert Multi-Account mit Partnerintegrationen?
Wenn Sie Ihre Konten in GoCardless verknüpfen, wird Ihr Abrechnungs-Dashboard übersichtlicher. Es funktioniert aber unabhängig von Ihrer externen Software. Das sollten Sie wissen:
- Ihre Buchhaltungs-Setups bleiben getrennt: Wenn Sie Konten in GoCardless verknüpfen, wird diese neue Struktur nicht automatisch in Ihre Partnersoftware übernommen. Ihre externe Software zeigt jedes GoCardless-Konto wie bisher weiterhin einzeln an.
- Ein unkompliziertes Login: Wenn Sie sich über Ihre Partnersoftware bei GoCardless anmelden, wird Ihnen eine kurze Mitteilung angezeigt. Wir bitten Sie darin, das verknüpfte Konto auszuwählen, das Sie in dieser Sitzung ansehen oder von dem Sie Daten abrufen möchten.
- Kompatibilität: Viele Partnerplattformen haben bereits eigene Multi-Account- oder Multi-Entity-Funktionen. GoCardless Multi-Account ist so konzipiert, dass es parallel zu diesen Setups funktioniert, ohne Ihre täglichen Arbeitsabläufe zu stören.
Benutzerverwaltung
Wie kann ich neue Benutzer erstellen und alte löschen?
Sobald Sie die Multi-Account-Funktion aktiviert und Ihre gewünschten Organisationen/Konten verknüpft haben, können die Admin-Benutzer des Hauptkontos neue Benutzer einladen, Berechtigungen ändern und die Zugriffsberechtigungen für alle Benutzer in jeder Organisation anpassen – alles über die zentrale Teams-Seite.
Sie können neue Benutzer nach Belieben einrichten (sie müssen alle eine eigene E-Mail-Adresse haben) und alle nicht benötigten Konten deaktivieren (was wir aus Sicherheitsgründen empfehlen). Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, sollten Sie für alle Benutzer die 2FA aktivieren.
Warum kann ich auf meiner Teams-Seite nur die Benutzer eines Kontos sehen?
Die Teams-Seite filtert die Ansicht standardmäßig so, dass nur die Benutzer angezeigt werden, die dem Konto zugeordnet sind, das Sie gerade ansehen. Um alle Benutzer zu sehen, müssen Sie lediglich den Kontofilter löschen.
Benutzerberechtigungen
Kann ich Änderungen an Unterkonten vornehmen, obwohl ich kein Administrator bin?
Nein – Benutzer müssen immer Admin-Berechtigungen für ein Konto haben, um Admin-Aktionen durchzuführen. Die Zugriffslevel können von Admin-Benutzern nach Bedarf angepasst werden.
Einige Beispielszenarien:
- Ein Benutzer kann ein Administrator des Hauptkontos sein, aber nur Lese-Schreib-Zugriff, reinen Lesezugriff oder keinen Zugriff auf ein Unterkonto haben. In diesem Fall könnte er keine Admin-Aktionen für dieses Unterkonto ausführen.
- Ein Benutzer kann Lese-Schreib-Zugriff auf das Hauptkonto und Admin-Berechtigungen für ein Unterkonto haben. In diesem Fall kann er nur Admin-Änderungen am Unterkonto vornehmen.
Beachten Sie jedoch, dass alle Admin-Benutzer des Hauptkontos immer automatisch Admin-Berechtigungen für ein Unterkonto erhalten, nachdem es einer Kontogruppe hinzugefügt wurde. Wir empfehlen, die Berechtigungen aller Benutzer zu überprüfen, nachdem ein Unterkonto einer Kontogruppe hinzugefügt wurde.
Kann nur ein Administrator des Hauptkontos alle Konten einsehen?
Nein – die Sichtbarkeit von Konten kann auf individueller Benutzerebene konfiguriert werden. Benutzer können auf alle Konten in der Kontogruppe zugreifen, für die sie Lese-, Lese-Schreib- oder Admin-Zugriff haben. Aktionen sind auf das Zugriffslevel beschränkt, das ein Benutzer für jede spezifische Organisation hat.
Kann ich mehrere Konten gleichzeitig nach Daten durchsuchen und filtern?
Ja, Multi-Account ermöglicht es, Daten aus allen Konten zu suchen, anzuzeigen und zu exportieren, auf die ein Nutzer Zugriff hat. Er muss dafür lediglich nach Organisation filtern.