Wir wissen, dass es nicht immer möglich ist, die Einzugsermächtigung eines Kunden über ein Online-Formular einzuholen. Es könnte aber auch sein, dass dieser Prozess nicht der üblichen Interaktion mit Ihren Kunden entspricht.
Aus diesem Grund bieten wir in den USA die Möglichkeit, ACH-Einzugsermächtigungen in Papierform und per Telefon einzuholen. Bevor Sie eine dieser Optionen nutzen, müssen Sie jedoch die rechtlichen Anforderungen an diese Art der Einrichtung von Einzugsermächtigungen kennen. Befolgen Sie daher bitte sorgfältig den jeweiligen Prozess und die nachstehenden Anweisungen.
Anwendungsfälle/Zeitpläne für ACH-Einzugsermächtigungen
Bevor Sie mehr über die Einholung in Papierform und per Telefon erfahren, stellen wir Ihnen die drei Arten von ACH-Einzugsermächtigungen vor – einmalig, wiederkehrend und stehend.
| Einmalig | Wiederkehrend | Stehend | |
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Anwendungsfälle |
Die Genehmigung einer einmaligen Überweisung von Geldern. |
Wiederkehrende Abbuchungen in regelmäßigen Abständen |
Zustimmung zu künftigen Abbuchungen, die der Kunde aktiv veranlassen muss |
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Beispiele |
Die Aufnahmegebühr in einem Fitnessstudio |
Monatliche Stromrechnungen |
Gebühren für Handlungen in einem Konto bei einem Händler |
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Betrag |
Ein beliebiger fester Betrag |
Kann ein beliebiger fester Betrag oder ein vorab vereinbarter angemessener Bereich sein (Als „angemessen“ gilt, was in einem nachvollziehbaren Verhältnis zu den gekauften Waren/Dienstleistungen steht. Z. B. wäre es nicht sinnvoll, Ihren Kunden für eine Telefonrechnung um eine Einzugsermächtigung von Beträgen zwischen 10 bis 10.000 $ zu bitten). |
Der Betrag kann jedes Mal anders sein, muss jedoch aktiv von Ihrem Kunden veranlasst werden (siehe „Zukünftige Veranlassung durch den Kunden“). |
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Häufigkeit |
Einmalige Zahlung |
Regelmäßige Zahlungen (z. B. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich) |
Unregelmäßige Zahlungen - ebenso wie der Betrag muss der Zeitpunkt aktiv vom Kunden bestätigt werden (siehe „Zukünftige Veranlassung durch den Kunden“) |
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Zukünftige Veranlassung durch den Kunden |
Der Kunde muss keine zukünftigen Zahlungen veranlassen. |
Der Kunde muss zukünftigen Zahlungen nicht veranlassen. |
Der Kunde zukünftige Zahlungen aktiv veranlassen – die entsprechende Handlung muss: (1) in der Einzugsermächtigung festgelegt sein (d. h. Ihr Kunde muss im Voraus wissen, was er tun muss) und (2) vom Kunden ausgeführt werden (z. B. indem er eine Bestellung beim Händler aufgibt). Die Abwesenheit von Aktivität kann nicht als Einwilligung ausgelegt werden. |
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Änderungen des Betrags oder des Zeitpunkts (Häufigkeit) |
Nicht anwendbar. Der Betrag und der Zeitpunkt der Einzugsermächtigung können nicht geändert werden. Falls eine Änderung erforderlich ist, muss der Kunde die bestehende Einzugsermächtigung stornieren und eine neue erteilen. |
Weicht der Betrag der nächsten Zahlung von der letzten Abbuchung oder vom vorab vereinbarten Betrag/Bereich ab, müssen Sie Ihren Kunden mindestens 10 Kalendertage im Voraus darüber in Kenntnis setzen. Sollte der Zeitpunkte vom vereinbarten Datum/der vereinbarten Häufigkeit abweichen, müssen Sie Ihren Kunden mindestens 7 Kalendertage im Voraus darüber in Kenntnis setzen. |
Nicht anwendbar. Zukünftige Zahlungen können nur durch Handlungen des Kunden veranlasst werden. Sowohl der Betrag als auch der Zeitpunkt der Abbuchung hängen von der Handlung des Kunden ab. |
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Benachrichtigungen |
Wenn wir (GoCardless) eine gültige Kunden-E-Mail-Adresse haben, benachrichtigen wir Ihren Kunden am oder vor dem Zahlungstermin, dass eine Zahlung fällig ist. Wenn Sie in Ihrem GoCardless-Konto benutzerdefinierte Benachrichtigungen aktiviert haben oder keine gültige Kunden-E-Mail-Adresse angeben konnten, sind Sie dafür verantwortlich, Kundenbenachrichtigungen zu senden. |
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Einzugsermächtigungen auf Papier (PPD-Lastschrift)
Ausgedruckte Einzugsermächtigungen sind eine gute Alternative zum Online-Genehmigungsformular, wenn Ihre Kunden keinen Zugriff auf einen Computer oder andere elektronische Geräte mit Internetzugang haben.
Ausgedruckte Einzugsermächtigungen und Anleitung für Händler
Sie finden unten eine Kopie des Papierformulars und die Anleitung dafür:
Papierformular
Anleitung
Verfahren zur Einholung einer ACH-Einzugsermächtigung im Papierformat:
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Drucken Sie die Einzugsermächtigung aus (beachten Sie, dass sie einige Angaben möglicherweise im Voraus ausfüllen sollten – weitere Informationen finden Sie in unserer Anleitung für ausgedruckte Einzugsermächtigungen.)
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Bitten Sie Ihren Kunden, das Formular auszufüllen und zu unterzeichnen. Stellen Sie sicher, dass alle Felder ausgefüllt sind.
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Stellen Sie Ihrem Kunden eine nicht bearbeitbare elektronische Kopie (z. B. gescannt) oder eine Papierkopie der ausgefüllten Einzugsermächtigung zur Verfügung.
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Richten Sie den Kunden in Ihrem GoCardless-Konto ein.
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Die Einrichtung eines Kunden in GoCardless besteht aus drei einfachen Schritten, die in der folgenden Reihenfolge durchgeführt werden müssen:
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Erstellen Sie den Kundendatensatz.
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Fügen Sie die Bankkontodaten Ihres Kunden hinzu.
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Erstellen Sie ein Lastschriftmandat für dieses Bankkonto.
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Die genaue Methode hängt davon ab, wie Sie GoCardless verwenden – über eine API-Integration, über das GoCardless-Dashboard oder über eine Partneranwendung. Bitte nutzen Sie die jeweilige Anleitung:
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Ein Lastschriftmandat über das GoCardless-Dashboard erstellen
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Ein Lastschriftmandat über eine Partneranwendung erstellen - die Einrichtung von Kunden und Lastschriftmandaten hängt von den verfügbaren Funktionen in Ihrer Partneranwendung ab.
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Bewahren Sie eine nicht bearbeitbare elektronische Kopie (z. B. gescannt) oder das Original der ausgefüllten Einzugsermächtigung in Ihren Unterlagen auf. Beachten Sie dafür die folgenden Fristen (auf Anfrage von GoCardless müssen Sie eine Kopie vorlegen):
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Einmalige Einzugsermächtigungen: zwei Jahre nach dem Abbuchungsdatum bzw. bei rechtzeitigem Widerruf der Einzugsermächtigung zwei Jahre nach dem Datum des Widerrufs
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Wiederkehrende Einzugsermächtigungen: zwei Jahre nach Beendigung (falls die Einzugsermächtigung ein festgelegtes Enddatum hat) oder zwei Jahre nach dem Widerruf
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Stehende Einzugsermächtigungen: zwei Jahre nach Beendigung (wenn die Einzugsermächtigung ein festgelegtes Enddatum hat) oder zwei Jahre nach dem Datum des Widerrufs (zusätzlich zu einer elektronischen Kopie oder einer Papierkopie der Einzugsermächtigung müssen Sie für jede Abbuchung zwei Jahre lang den Nachweis aufbewahren, dass der Kunde die Zahlung aktiv veranlasst hat)
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Wenn Ihr Kunde eine wiederkehrende Einzugsermächtigung eingerichtet hat und Sie den Zahlungsbetrag ändern möchten, müssen Sie Ihren Kunden spätesten 10 Kalendertage im Voraus darüber informieren. Wenn Sie den Zeitpunkt (Häufigkeit) ändern möchten, müssen Sie Ihren Kunden spätesten 7 Kalendertage im Voraus informieren.
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Wenn Ihr Kunde eine stehende Einzugsermächtigung eingerichtet hat, muss er erst eine bestimmte Handlung ausführen (die Art der Handlung wird auf dem unterzeichneten Papierformular dargelegt), bevor Sie eine Zahlung abbuchen können (bewahren Sie die Nachweise dafür auf).
Telefonische Einzugsermächtigungen (TEL-Lastschrift)
Sie können die Daten Ihrer Kunden mithilfe eines genehmigten Transkripts telefonisch erfassen, um eine ACH-Einzugsermächtigung in ihrem Namen einzurichten. Das ist besonders hilfreich für Verkaufs- oder Onboarding-Gespräche mit Kunden.
Hinweis: Die folgenden Hinweise gelten nur für Einzugsermächtigungen, die Sie für Ihre Kunden per Telefon einrichten (und nicht online oder über ein drahtloses Netzwerk).
Verfahren zur Einholung einer ACH-Einzugsermächtigung per Telefon:
Hinweis: Sie müssen eine bestehende Beziehung mit dem Kunden haben ODER der Kunde muss das Telefonat mit Ihnen initiiert haben, wenn Sie keine bestehende Beziehung zu ihm haben. Eine bestehende Beziehung ist in diesen Fällen vorhanden:
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Es gibt eine schriftliche Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Kunden über die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen.
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Der Kunde hat in den letzten zwei Jahren Waren oder Dienstleistungen von Ihnen gekauft.
Eine Beziehung zu einem Ihrer verbundenen Unternehmen gilt NICHT als bestehende Beziehung zu Ihrem Unternehmen.
Sie sind verpflichtet, Prozesse zur Identitätsüberprüfung von Kunden einzuführen und umzusetzen (z. B. Überprüfung anhand von Verzeichnissen und Datenbanken oder relevanter Informationen wie Anrufer-ID, Sicherheitsfragen usw.).
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Laden Sie unser genehmigtes Transkript herunter.
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Verwenden Sie das Transkript, um die Daten Ihrer Kunden zu erfassen und die Einzugsermächtigung telefonisch einzurichten.
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Wenn Sie den Kunden fragen, ob er die ACH-Einzugsermächtigung für sein Konto genehmigt, müssen Sie seine ausdrückliche Zustimmung erhalten – Schweigen ist keine Zustimmung.
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Sobald Sie alle erforderlichen Informationen haben, tragen Sie sie in das Papierformular für die Einzugsermächtigung ein (siehe oben).
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Stellen Sie Ihrem Kunden eine nicht bearbeitbare elektronische Kopie (z. B. gescannt) oder eine Papierkopie der ausgefüllten Einzugsermächtigung zur Verfügung:
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Für einmalige oder stehende Einzugsermächtigungen müssen Sie entweder die mündliche Zustimmung des Kunden aufzeichnen ODER ihm vor der ersten Zahlung eine schriftliche Kopie der Einzugsermächtigung bereitstellen (Teilen Sie dem Kunden mit, wie er diese Benachrichtigung erhält, z. B. E-Mail oder Post).
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Für wiederkehrende Einzugsermächtigungen müssen Sie entweder die mündliche Zustimmung des Kunden aufzeichnen ODER vor der ersten Zahlung eine schriftliche Kopie der Einzugsermächtigung bereitstellen (Teilen Sie dem Kunden mit, wie er diese Benachrichtigung erhält, z. B. E-Mail oder Post).
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Richten Sie den Kunden in Ihrem GoCardless-Konto ein.
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Die Einrichtung eines Kunden in GoCardless besteht aus drei einfachen Schritten, die in der folgenden Reihenfolge durchgeführt werden müssen:
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Erstellen Sie den Kundendatensatz.
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Fügen Sie die Bankkontodaten Ihres Kunden hinzu.
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Erstellen Sie ein Lastschriftmandat für dieses Bankkonto.
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Die genaue Methode hängt davon ab, wie Sie GoCardless verwenden – über eine API-Integration, über das GoCardless-Dashboard oder über eine Partneranwendung. Bitte nutzen Sie die jeweilige Anleitung:
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Ein Lastschriftmandat über das GoCardless-Dashboard erstellen
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Ein Lastschriftmandat über eine Partneranwendung erstellen - die Einrichtung von Kunden und Lastschriftmandaten hängt von den verfügbaren Funktionen in Ihrer Partneranwendung ab.
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Nachdem Sie eine telefonische Einzugsermächtigung eingerichtet haben, müssen Sie die folgenden Aufbewahrungsfristen einhalten (auf Anfrage von GoCardless müssen Sie eine Kopie vorlegen):
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Einmalige Einzugsermächtigungen: Bewahren Sie das Original oder eine Kopie der Audioaufzeichnung der mündlichen Einzugsermächtigung ODER das Original oder eine Kopie der schriftlichen Bestätigung der mündlichen Einzugsermächtigung des Kunden ab dem Erteilungsdatum der Einzugsermächtigung zwei Jahre lang auf.
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Wiederkehrende Einzugsermächtigungen: Bewahren Sie das Original oder eine Kopie der Audioaufzeichnung der mündlichen Einzugsermächtigung UND den Nachweis dafür auf, dass die Einzugsermächtigung dem Kunden bereitgestellt wurde. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre ab dem Datum, an dem die Einzugsermächtigung beendet oder widerrufen wurde.
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Stehende Einzugsermächtigungen: Bewahren Sie das Original oder eine Kopie der Audioaufzeichnung der mündlichen Einzugsermächtigung für zwei Jahre nach ihrer Beendigung oder ihrem Widerruf auf. Zusätzlich müssen Sie für jede Abbuchung zwei Jahre lang den Nachweis aufbewahren, dass der Kunde die Zahlung aktiv ausgelöst hat.
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Wenn Ihr Kunde eine wiederkehrende Einzugsermächtigung eingerichtet hat und Sie den Zahlungsbetrag ändern möchten, müssen Sie Ihren Kunden spätesten 10 Kalendertage im Voraus darüber informieren. Wenn Sie den Zeitpunkt (Häufigkeit) ändern möchten, müssen Sie Ihren Kunden spätesten 7 Kalendertage im Voraus informieren.
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Wenn Ihr Kunde eine stehende Einzugsermächtigung eingerichtet hat, muss er erst eine bestimmte Handlung ausführen (die Art der Handlung wird auf dem unterzeichneten Papierformular dargelegt), bevor Sie eine Zahlung abbuchen können (bewahren Sie die Nachweise dafür auf).