Hinweis: Diese Anleitung richtet sich an Benutzer des GoCardless Dashboards, die Pläne oder Daueraufträge verwenden und GoCardless for Xero verwenden möchten.
Nutze ich Daueraufträge oder Pläne über das Dashboard?
Gehen Sie in Ihrem GoCardless-Dashboard zur Seite Daueraufträge und filtern Sie die Daueraufträge mithilfe des Dropdown-Menüs nach dem Status Aktiv. Auf diese Weise werden Ihnen alle eingerichteten und derzeit aktiven Daueraufträge angezeigt.
Falls keine Daueraufträge angezeigt werden, müssen Sie nichts unternehmen. Sie können diese Anleitung dann schließen.
Muss ich meine bestehenden Daueraufträge verschieben?
Wenn Sie im GoCardless-Dashboard Daueraufträge (einschließlich Pläne) verwenden, um automatisch Zahlungen von Ihren Kunden einzuziehen, und nun GoCardless for Xero nutzen möchten, müssen Sie entscheiden, was mit den vorhandenen Zahlungen Ihrer Kunden geschehen soll.
Es ist ganz einfach, neue Kunden über GoCardless for Xero einzurichten. Für Ihre bestehenden Kunden müssen Sie jedoch entscheiden, ob Sie ihre Zahlungen weiterhin über das Dashboard verwalten oder zu Xero verschieben möchten. Wir empfehlen, sie zu verschieben, damit Sie Ihre Zahlungen an einem Ort verwalten können.
Wenn Sie Ihre Bestandskunden auch weiterhin über das Dashboard verwalten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen Ihrer Kunden nicht automatisch eingezogen werden. Lesen Sie dafür diesen Artikel über Automatisierungseinstellungen. Wenn Sie alles in GoCardless for Xero konsolidieren möchten, lesen Sie weiter.
Schritt für Schritt: Daueraufträge bestehender Kunden zu GoCardless for Xero verschieben
GoCardless for Xero unterstützt nicht die automatische Übertragung Ihrer bestehenden Daueraufträge zu Xero.
Sie müssen deshalb die regelmäßigen Zahlungen Ihrer Kunden erneut in GoCardless for Xero einrichten und dann die aktuellen Daueraufträge bei GoCardless kündigen. Der Prozess sieht folgendermaßen aus:
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Suchen Sie nach Ihren aktiven Daueraufträgen.
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Richten Sie in Xero für jeden Ihrer Kunden einen passenden Kundendatensatz ein.
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Richten Sie regelmäßige Rechnungen in Xero ein.
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Verknüpfen Sie die GoCardless-Lastschriftmandate Ihrer Kunden mit ihren Datensätzen in GoCardless for Xero.
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Stornieren Sie die Dashboard-Daueraufträge Ihrer Kunden, um doppelte Abbuchungen zu vermeiden.
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Prüfen Sie noch einmal, dass Sie alles richtig eingerichtet haben.
1. Suchen Sie nach Ihren aktiven Daueraufträgen
Gehen Sie in Ihrem GoCardless-Dashboard zur Seite Daueraufträge und filtern Sie die Daueraufträge mithilfe des Dropdown-Menüs nach dem Status „Aktiv“. Sie sehen so alle Daueraufträge, die Sie eingerichtet haben und die derzeit aktiv sind – also die, die Sie verschieben werden.
Wenn Sie auf einen Dauerauftrag in der Liste klicken, sehen Sie Details, wie etwa den Kunden, mit dem er verknüpft ist, wie oft der Betrag eingezogen wird und wann die nächste Zahlung fällig ist.
2. Richten Sie in Xero für jeden Ihrer Kunden einen passenden Kundendatensatz ein
Vergewissern Sie sich, dass Sie für jeden Ihrer Kunden mit einem aktiven Dauerauftrag in GoCardless einen Kundendatensatz in Xero eingerichtet haben.
Gehen Sie dafür zu Xero und zu Kontakte, Kunden und Kunden hinzufügen.
3. Richten Sie regelmäßige Rechnungen in Xero ein
Wenn Sie eine relativ geringe Anzahl von Daueraufträgen haben, halten Sie sich weiterhin an diesen Leitfaden. Falls Sie jedoch viele Daueraufträge haben (etwa mehr als 40), lesen Sie unseren Leitfaden für Tabellen, um sich dich Arbeit zu erleichtern.
Klicken Sie in GoCardless auf der Seite Daueraufträge auf die einzelnen Daueraufträge, um zu sehen, welcher Betrag wann bei welchem Kunden abgebucht wird.
Gehen Sie in Xero zu Konten und Verkauf und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Neu die Option Wiederkehrende Rechnung aus.
Richten Sie die wiederkehrende Rechnung mit dem gleichen Betrag und Zeitplan wie in GoCardless ein. Legen Sie unbedingt ein Enddatum fest, wenn der GoCardless-Dauerauftrag eines hat.
Stellen Sie das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung als Termin fest, an dem die nächste Zahlung für den vorhandenen Dauerauftrag fällig ist. Wenn die nächste Zahlung bereits eingereicht wurde oder in weniger als 7 Tagen fällig ist, beginnen Sie mit dem nächsten Fälligkeitsdatum.
4. Verknüpfen Sie die GoCardless-Lastschriftmandate Ihrer Kunden mit ihren Datensätzen in GoCardless for Xero
Sie haben jetzt Kundendatensätze in GoCardless und in Xero, die Sie miteinander verknüpfen müssen.
Sie tun das in GoCardless for Xero. Folgen Sie einfach den Anweisungen zur Zuordnung von Kunden zu Xero auf der GoCardless for Xero-Website.
5. Stornieren Sie die Dashboard-Daueraufträge Ihrer Kunden, um doppelte Abbuchungen zu vermeiden
Sie haben jetzt die wiederkehrenden Rechnungen in Xero eingerichtet und die Lastschriftmandate verknüpft. Sie können die vorhandenen, im Dashboard eingerichteten Daueraufträge stornieren und von jetzt an GoCardless for Xero die Zahlungseinzüge überlassen.
Sie können die Daueraufträge selbst in Ihrem GoCardless-Dashboard stornieren. In diesem Fall erhalten Ihre Kunden jedoch eine E-Mail, mit der sie über die Stornierung informiert werden.
Um zu vermeiden, dass Ihre Kunden benachrichtigt werden, eröffnen Sie bitte ein Ticket bei unserem Support. Beantragen Sie die Stornierung der Daueraufträge Ihrer Kunden und wir werden das im Hintergrund für Sie erledigen. Wenn Sie ein Partner sind und das im Auftrag eines Händlers vornehmen möchten, werden wir Sie aus Sicherheitsgründen nach weiteren Angaben fragen.
Hinweis: Wenn die nächste Zahlung eines Kunden innerhalb der nächsten sieben Tage fällig ist und Sie die Zahlungen in Xero so eingestellt haben, dass sie ab dem nächsten Fälligkeitsdatum eingezogen werden, warten Sie mit der Stornierung des Dauerauftrags, bis die erste Zahlung eingezogen wurde. Machen Sie sich vielleicht eine Notiz, um das nicht zu vergessen.
6. Prüfen Sie noch einmal, dass Sie alles richtig eingerichtet haben.
Überprüfen Sie an dieser Stelle noch einmal, dass Ihnen keine Fehler unterlaufen sind. Überprüfen Sie Folgendes:
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Haben Sie für jeden Kunden mit einem aktiven Dauerauftrag einen Kundendatensatz in Xero angelegt?
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Wurde jeder Kundendatensatz in Xero mit GoCardless for Xero zu seinem GoCardless-Lastschriftmandat zugeordnet?
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Haben Sie die neuen wiederkehrenden Rechnungen in Xero so eingerichtet, dass sie per Lastschrift eingezogen werden?
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Haben Sie die alten Daueraufträge aus dem GoCardless-Dashboard gelöscht, damit GoCardless for Xero diese Aufgabe übernehmen kann?