Revocación de las devoluciones

• Cómo revocar una devolución de manera eficaz
• Cómo es el proceso
• Tipos de devoluciones y pruebas que debes presentar
• Tipos de pruebas

Cómo revocar una devolución de manera eficaz

Si recibes una devolución y crees que no es correcta, queremos ayudarte a revocar esa devolución ante tu banco. Para ello, debemos proporcionar todas las pruebas posibles para que se admita la revocación. 

En este artículo, vamos a ver cómo es el proceso, los diferentes tipos de devoluciones que puedes tener y las pruebas necesarias para revocarlas de manera eficiente. 

Cómo es el proceso

Hay varios motivos por los que puedes recibir una devolución. Cada motivo incluye una descripción de las pruebas que debes proporcionar para revocar la devolución. En algunos casos, podremos recopilar las pruebas nosotros mismos, pero en otros necesitaremos tu ayuda.

Una vez que tengamos las pruebas que necesitamos, las enviaremos al banco del pagador en tu nombre. 

Al gestionar las devoluciones, los bancos intentan ser justos con sus clientes. Es lo primero y lo más importante para ellos. Esto quiere decir que las pruebas que presentemos deben ser sólidas y demostrar, sin lugar a dudas, que la devolución era incorrecta. 

Como los bancos actúan por el bien de sus clientes, las revocaciones a veces pueden ser rechazadas. No siempre recibimos información del cliente sobre el motivo de rechazo de una revocación. Sin embargo, siempre nos esforzaremos por revocar la devolución de manera eficaz. 

Tipos de devoluciones y pruebas que debes presentar

Tipos de pruebas

• Un contrato firmado entre tú y el cliente
• Una copia del correo electrónico enviado al cliente con la notificación anticipada.
• Una prueba de que ya has hecho el reembolso al cliente
• Pruebas adicionales para el código de motivo de revocación de la devolución número 5

Un contrato firmado entre tú y el cliente

Para revocar devoluciones en las que el cliente pone en duda que haya dado su autorización para retirar el pago, debes mostrar que tú y el cliente llegasteis a algún tipo de acuerdo sobre los servicios o los productos que le proporcionas. Por ejemplo, un contrato formal. 

Si no tienes un contrato formal con tu cliente, también te servirá algo que demuestre cómo se registró para usar tus servicios, cómo aceptó tus condiciones generales y la fecha en la que lo hizo. Ayudará con la revocación si proporcionas pruebas visuales del flujo de registro y dónde aceptaron tus condiciones. 

Ejemplos de pruebas que puedes presentar:

• Un contrato formal 

• Capturas de pantalla del flujo de registro en tus servicios 

• Prueba de la aceptación de las condiciones

• El acuerdo debe indicar claramente que el pago se cobrará por domiciliación bancaria

• El acuerdo debe indicar claramente la información de la cuenta del cliente y la fecha del acuerdo

Las pruebas deben incluir los siguientes elementos:

• Un acuerdo entre tú y el cliente 

• Una indicación clara de su intención de usar tus servicios 

Una copia del correo electrónico enviado al cliente con la notificación anticipada

Para revocar devoluciones en las que el cliente afirma que nunca recibió una notificación del pago, debes demostrar que le notificaste con suficiente antelación, así como detalles del pago programado para cobrar. Normalmente esto se hace con un correo electrónico de notificación anticipada. 

Para este tipo de pruebas, debes incluir:

1. El nombre del pagador

2. El nombre de la empresa

3. La cantidad total de la domiciliación bancaria hecha en la cuenta del pagador

4. La fecha de vencimiento de la domiciliación bancaria (día, mes y año)

5. La información bancaria del pagador 

6. Garantía de domiciliación bancaria

7. La fecha y dirección de correo electrónico a la que se envió la notificación

Una prueba de que ya has hecho el reembolso al cliente

Para revocar devoluciones en las que se pone en duda un reembolso, debes proporcionar pruebas de que ya has devuelto los fondos al cliente. Los bancos buscan una fuente legítima que demuestre claramente que se ha hecho un pago. 

Ejemplos de pruebas que puedes presentar:

• Un correo electrónico enviado al pagador en el que se detalle la cantidad/fecha del reembolso.

• Una tabla, con el encabezado de tu empresa, que ilustre el flujo de fondos entre tú y el cliente y las fechas en las que se produjeron.

• Si procesas los reembolsos a través de GoCardless, puedes proporcionar una captura de pantalla del calendario de pagos como prueba.

Las pruebas deben incluir los siguientes elementos: 

1. El nombre del pagador 

2. Cantidad del pago

3. La fecha en la que se retiró el pago inicial

4. La fecha en la que se procesó el reembolso

Pruebas adicionales para el código de motivo de revocación de la devolución número 5

Para el código 5, algunos bancos solicitan pruebas adicionales: 

Si hay un contrato entre un usuario del servicio y un cliente en formato digital (como en una web o por teléfono):
 
1. Cualquier información obtenida de un cliente para usarla en una domiciliación bancaria debe verificarse. El método de verificación más habitual es mediante Experian o un servicio similar. Como parte del código 5 de revocación, necesitamos pruebas de que se ha hecho esta comprobación, como una captura de pantalla del sitio web de Experian. Después, comprobaremos esta información con nuestros registros.
 
2. El cliente debe haber leído la documentación pertinente en la que acepta la creación de una domiciliación bancaria y confirmar electrónicamente que la ha leído. Como prueba que se puede aportar para demostrar que se ha realizado este paso, se puede presentar un documento enviado al cliente y devuelto con firma digital. Si el documento está en la web, también puede usarse como prueba una casilla de verificación marcada por el cliente para confirmar que lo ha leído.