Proceso de cambio en bloque de Bacs
- Solicitar un cambio en bloque en Bacs
- Completar la configuración de la cuenta y solicitar un cambio en bloque
- Rellenar el documento de cambio en bloque
- Proceso de cambio en bloque de Bacs
Solicitar un cambio en bloque en Bacs
Cuando un negocio cambia a GoCardless desde otro proveedor de domiciliación bancaria, debemos transferir los acuerdos de DDR previos activos de los pagadores de ese proveedor a nuestro sistema. Este proceso de transferencia se conoce como cambio en bloque.
Importante: los pagos/suscripciones no se transferirán de tu proveedor anterior. Tendrás que volver a configurarlos una vez que los clientes se hayan importado a tu panel de control de GoCardless.
Los pasos necesarios para el proceso de cambio en bloque son:
Completar la configuración de la cuenta y solicitar un cambio en bloque
Para iniciar el proceso de cambio en bloque, primero tendrás que crear una cuenta de GoCardless y completar el proceso de verificación.
Para empezar, haz clic en Configuración → Importaciones → Importar → Migración masiva de clientes.
Se te pedirá cierta información sobre tu número de usuario del servicio (SUN) actual y los mandatos que deseas migrar a GoCardless:
-
¿Cuál es tu SUN actual?
-
¿Cuál es el nombre de tu SUN?
-
¿Tu SUN AUDDIS actual está activo?
-
¿Tienes la intención de migrar todos tus mandatos de domiciliación bancaria existentes a GoCardless?
-
¿Cuántos mandatos activos en total vas a migrar a GoCardless?
Debes tener las respuestas a estas preguntas antes de enviarnos la información. Si no sabes alguna de las respuestas o no estás seguro, consulta a tu proveedor de domiciliación bancaria anterior o a tu banco patrocinador para clarificar y confirmar.
Nota: el proceso de cambio en bloque tarda entre cuatro y seis semanas en completarse. No podemos acortar este periodo de tiempo debido a restricciones externas.
Rellenar el documento de cambio en bloque
Antes de proceder con un cambio en bloque, se requiere el documento de cambio en bloque completado. Este acuerdo legal transfiere la responsabilidad de las demandas de indemnización del antiguo propietario del SUN al nuevo propietario del SUN.
Puedes encontrar una copia del documento de cambio en bloque aquí. El documento de cambio en bloque se debe imprimir, firmar a mano y escanear (no se aceptan firmas electrónicas).
El documento de cambio en bloque lo debes rellenar tú o tu proveedor de domiciliación bancaria actual, según cómo estés cobrando los pagos actualmente.
FM (Gestión de instalaciones): si vas a realizar un cambio en bloque desde una oficina de FM en la que no posees ni mantienes un número de usuario del servicio (SUN) propio, tu oficina actual debe crear el documento de cambio en bloque. Tienes que ponerte en contacto con tu oficina cuando el representante de GoCardless te lo indique.
MA (Administración gestionada): si eres usuario del servicio y realizas un cambio en bloque desde un número de usuario del servicio (SUN) que posees, deberás crear el documento. Debes ponerte en contacto con el banco patrocinador para solicitar asistencia sobre cómo redactar el documento de cambio en bloque. En la mayoría de casos, el nombre que debe aparecer en el documento de cambio en bloque (en los apartados 1.1 y 3.3) es el nombre largo que consta en el SUN registrado en Bacs. El banco patrocinador también debe indicarte la fecha de emisión del SUN en el apartado 1.1 del documento. Te recomendamos que te pongas en contacto con el equipo de Bacs de tu banco para obtener información más precisa.
Lamentablemente, GoCardless no puede confirmar el nombre que debe aparecer en el documento, por lo que es fundamental que te pongas en contacto con tu oficina de domiciliación bancaria actual o tu banco patrocinador para tramitar el cambio en bloque lo más rápido posible y reducir la necesidad de crear un documento nuevo.
Si no estás seguro de si eres el usuario del servicio, ponte en contacto con tu proveedor de domiciliación bancaria actual para confirmarlo.
Nota:
-
La primera indemnización en la sección 1.1 es la fecha en que se emitió el SUN. Debe ser una fecha completa (día, mes y año).
-
El nombre del SUN largo en la sección 1.1 es el nombre completo registrado para el número de usuario del servicio tal como está registrado en el banco. Debe coincidir exactamente con la entidad legal de la empresa que aparece en el apartado 3.3 (p. ej., "Lda." y "Limitada" no son coincidencias exactas).
-
Las firmas del director y del testigo en la sección 3.3 deben ser firmas manuales, ya que no se aceptan firmas digitales
-
En la dirección del testigo puede introducirse el domicilio registrado de tu empresa
-
No se debe modificar el documento. Si se produce alguna alteración o garabato, habrá que rellenar un documento nuevo.
No se debe incluir ninguna otra información en el documento aparte de la que se pide, ya que podría quedar invalidado. El documento no solicita el número SUN, ya que lo enviaremos en una documentación aparte.
Enviar el documento de cambio en bloque
El documento de cambio en bloque se puede descargar y enviar a GoCardless aquí.
Asegúrate de comprobar la información antes de enviarla, ya que cualquier dato incorrecto puede producir retrasos en el procesamiento del cambio en bloque.
Proceso de cambio en bloque de Bacs
Envía la información sobre tu cambio en bloque a GoCardless
Envía tu documento de cambio en bloque completado y la información del SUN a GoCardless aquí. Durante el envío, se te pedirá que selecciones una fecha de migración al menos 4 semanas en el futuro.
Manda notificaciones a tus clientes para decirles que vas a cambiar de proveedor de domiciliación bancaria.
Debes informar a tus clientes por escrito sobre el cambio de proveedor antes de la fecha acordada para el cambio en bloque.
Tu contacto de GoCardless te proporcionará una plantilla de notificación aprobada para Bacs después de que envíes tu solicitud de cambio en bloque a GoCardless.
Recopilar los datos de tus clientes con nuestra plantilla en formato CSV.
La siguiente información es necesaria para migrar tus clientes a GoCardless:
-
El nombre completo del cliente (o el nombre de la empresa)
-
Los datos de su cuenta bancaria (número de cuenta y código de entidad)
-
Su dirección de correo electrónico
-
Su dirección
Si no tienes toda esta información de tus clientes, tendrás que pedírsela a tu proveedor actual.
Si no tienes todas las direcciones de correo electrónico de tus clientes, tendrás que utilizar las notificaciones personalizadas, que es una función limitada a nuestros planes Advanced, Pro y Personalizado. Se puede acceder a esta función a través del complemento Proceso de pago personalizado y notificaciones al pagador, que viene con una tarifa mensual adicional.
Una vez que hayas reunido toda la información anterior, tendrás que recopilarla en la plantilla CSV que te proporcionamos. Esta plantilla también te da la opción de agregar campos opcionales, como referencias personalizadas para identificar fácilmente a tus clientes.
Antes de la fecha de cambio en bloque, deberás realizar una carga de prueba de tus datos para asegurarte de que tengan el formato correcto. Puedes hacerlo a través de la herramienta de migración en el panel de control.
El día del cambio en bloque
El día del cambio en bloque, tus clientes migrarán a GoCardless a través de la cancelación y nueva creación de sus mandatos de domiciliación bancaria.
Solo SUN de AUDDIS en tiempo real
Cancelación de los mandatos existentes
FM (Oficina de gestión de instalaciones (FM))
Tendrás que ponerte en contacto con tu oficina de domiciliación bancaria actual para pedirles que cancelen tus mandatos de clientes existentes en la fecha de cambio en bloque acordada, lo que significa que ya no podrás cobrar a través de ellos.
MA (Servicio de administración gestionada (MA) con un SUN de AUDDIS en tiempo real)
Deberás cancelar los mandatos de tus clientes a través de tu proveedor de software actual en la fecha de cambio en bloque. Este no es un proceso automático, por lo que deberás asegurarte de hacerlo antes de crear nuevos mandatos a través de GoCardless.
Solo SUN que no sean de AUDDIS
Ejecución del último cobro y cancelación de mandatos existentes (envío del código 19)
En el caso de los SUN que no sean de Auddis, la cancelación de mandatos se produce mediante el envío del código de transacción 19 junto con una solicitud de pago para cada mandato. Por lo tanto, deberás configurar tu último cobro con tu proveedor actual para la fecha de cambio en bloque.
Como con cualquier cambio en bloque, necesitaremos la autorización de todos los accionistas antes de continuar.
Por tanto, asegúrate de que has hablado con un miembro de GoCardless que te haya confirmado que se ha recibido la confirmación antes de cancelar los mandatos.
Para cancelar los mandatos existentes con tu proveedor actual, deberás enviar el código de transacción 19 junto con tu último cobro con tu proveedor actual.
Este no es un proceso automático, por lo que deberás asegurarte de hacerlo antes de crear nuevos mandatos a través de GoCardless.
Creación de mandatos nuevos en GoCardless: todos los SUN
Deberás cargar el archivo CSV con los datos de tus clientes, que hayas validado previamente, en tu cuenta de GoCardless. Una vez cargado, procesaremos la importación y se crearán los nuevos mandatos de tus clientes.
Nota: esta acción debe llevarse a cabo antes de las 15:30 h para cumplir con la fecha límite de envío de Bacs.
Debemos recibir la autorización de nuestro banco patrocinador antes de que se pueda completar este paso.