Multicuenta
Ten en cuenta: Actualmente, la función Multicuenta solo está disponible para negocios con el plan Standard, Pro o Advanced. Esta función se está implementando gradualmente y aparecerá en tu panel de control una vez que esté disponible para tu cuenta.
Si tienes un plan personalizado y quieres activar esta función, contacta con nuestro equipo de ayuda.
- ¿Qué es Multicuenta?
- ¿Cuáles son las ventajas de Multicuenta?
- ¿Cómo configuro Multicuenta?
- ¿Cómo vinculo las cuentas?
- ¿Cómo cambio entre cuentas?
- ¿Qué información pueden ver los miembros del equipo?
- Preguntas frecuentes
¿Qué es Multicuenta?
La función Multicuenta de GoCardless te permite gestionar múltiples cuentas de GoCardless vinculando cuentas en una estructura jerárquica de cuenta principal y subcuenta.
Esto te permitirá representar con precisión la estructura de tu negocio en nuestra plataforma, agilizar las operaciones y eliminar las complicaciones manuales asociadas a gestionar tareas en múltiples cuentas e inicios de sesión.
¿Cuáles son las ventajas de Multicuenta?
1. Mejor visibilidad: Puedes vincular tus cuentas en un formato jerárquico de cuenta principal y subcuenta para representar mejor tu estructura organizativa dentro de GoCardless. Esto te permite buscar, ver y exportar datos entre cuentas desde un lugar central.
La elección de la organización de tu cuenta principal depende de la configuración que desees. Puede reflejar tu estructura legal/contractual u otra configuración organizacional. Es importante destacar que los usuarios administradores de cuentas principales tendrán derechos de administrador por defecto en todas las subcuentas.
2. Acceso simplificado: Multicuenta proporciona un acceso simplificado al permitir que los miembros del equipo sean asignados a varias cuentas y cambien fácilmente entre ellas mediante un solo inicio de sesión. Esto elimina la carga administrativa y los riesgos de seguridad de gestionar direcciones de correo electrónico y contraseñas separadas.
Puedes ver todas tus cuentas en una lista desplegable y cambiar rápidamente entre ellas dentro del panel de control de GoCardless.
3. Gestión centralizada de usuarios: Los usuarios administradores a nivel de cuenta principal pueden gestionar de forma centralizada a los usuarios en todo el grupo de cuentas. Puedes invitar a nuevos miembros del equipo a una cuenta principal o subcuenta por correo electrónico, y preconfigurar a qué cuentas pueden acceder y establecer los niveles de permisos para cada una. Los permisos de los miembros existentes del equipo también pueden establecerse a nivel de organización, y los miembros del equipo pueden moverse entre organizaciones.
Después de configurar nuevos miembros en el equipo, se recomienda desactivar cualquier cuenta innecesaria por motivos de seguridad.
¿Cómo configuro Multicuenta?
Si tienes un plan Standard, Pro o Advanced actual, inicia sesión en tu panel de control para activar la función. Para cuentas con precios personalizados, tu responsable de éxito para el cliente puede activar la función Multicuenta y orientarte durante el proceso de configuración. Debes iniciar sesión en la cuenta que deseas usar como cuenta principal al configurar Multicuenta.
- Haz clic en el nombre de tu empresa en la esquina superior izquierda de tu panel de control
- Selecciona Añadir cuenta en el menú desplegable
- Haz clic en Empezar en la pantalla de configuración
- Añade tu primera subcuenta vinculando una cuenta de GoCardless existente o configurando una nueva cuenta para vincularla
Si aún no tienes activada la autenticación de dos factores (2FA), tendrás que configurarla antes de poder añadir tu primera cuenta. Esto es para garantizar que tu cuenta tenga el nivel de seguridad necesario. Para más información sobre esto, consulta nuestro artículo de ayuda sobre cómo habilitar la autenticación en dos factores.
¿Cómo vinculo las cuentas?
Una vez que hayas configurado Multicuenta, los administradores de la cuenta principal podrán añadir subcuentas a tu grupo de cuentas. Si tienes un responsable de éxito para el cliente, este también podrá ayudarte durante este proceso.
Método 1
- Haz clic en el nombre de tu empresa en la esquina superior izquierda de tu panel de control
- Selecciona Añadir cuenta para vincular una cuenta existente, o crea una nueva para añadir a tu grupo de cuentas
Método 2
- Haz clic en Configuración en la esquina superior derecha del panel de control
- Selecciona Equipo en la sección Configuración de la empresa
- Haz clic en Añadir en la esquina superior derecha de la página
- Haz clic en Añadir cuenta para vincular una cuenta existente, o crea una nueva para añadir a tu grupo de cuentas
Al vincular una cuenta existente, tendrás que proporcionar la dirección de correo electrónico de un usuario administrador para la cuenta que deseas vincular. Si hay varios administradores en la cuenta que quieres vincular, solo necesitas proporcionar una dirección de correo electrónico. Este usuario administrador tendrá que aprobar la solicitud para completar la vinculación de la subcuenta; verá la opción de aprobar la vinculación en el panel de control al iniciar sesión.
Alternativamente, si deseas crear una nueva cuenta para vincularla, se te guiará a través de los pasos a seguir al hacer clic en Añadir cuenta. Las cuentas nuevas tendrán que completar el proceso de verificación.
¿Cómo cambio entre cuentas?
Una vez que hayas configurado Multicuenta y hayas añadido tu(s) subcuenta(s), podrás cambiar entre cuentas haciendo clic en la lista desplegable del nombre de tu empresa en la esquina superior izquierda del panel de control:
- Haz clic en la lista desplegable de la cuenta
- Selecciona el nombre de la cuenta a la que quieres cambiar
Si tu grupo de cuentas tiene cinco o más cuentas, también puedes cambiar entre cuentas:
- Haciendo clic en la lista desplegable de la cuenta
- Seleccionando Ver todas las cuentas
- Seleccionando el nombre de la cuenta a la que quieres cambiar
NOTA: Todos los usuarios deben tener activada la autenticación de dos factores para poder cambiar entre cuentas.
¿Qué información pueden ver los miembros del equipo?
La información visible para cada miembro del equipo depende de la(s) cuenta(s) a la(s) que tengan acceso y del nivel de acceso que se les haya asignado en cada cuenta. Los niveles de acceso son: administrador, lectura-escritura, solo lectura o sin acceso.
Por ejemplo, si un miembro del equipo solo tiene acceso a la cuenta principal, solo podrá ver el panel de control de la cuenta principal. Si un miembro del equipo ha recibido acceso tanto a una cuenta principal como a una subcuenta, podrá ver la información en ambos paneles de control.
Las acciones que puede realizar un miembro del equipo también se determinan por su nivel de acceso en cada organización y si es administrador en la cuenta principal. Los administradores en la cuenta principal:
- Heredarán automáticamente el acceso de administrador a cualquier subcuenta añadida a un grupo de cuentas (esto puede reconfigurarse más adelante)
- Pueden ver y editar el acceso de cualquier usuario dentro del grupo de cuentas
- Eligen añadir nuevas cuentas al grupo de cuentas
Un mismo usuario puede desempeñar diferentes roles en distintas cuentas, por ejemplo, administrador en la cuenta principal pero solo lectura en una subcuenta. Las acciones de administrador solo están permitidas en cuentas donde el usuario tiene derechos de administrador.
Para más información sobre permisos de acceso individuales, consulta nuestro artículo de ayuda sobre cómo añadir miembros al equipo.
Preguntas frecuentes
Configuración
¿En qué organización debería crear mi cuenta principal?
Eso depende de la configuración que quieras tener. La jerarquía de tu cuenta puede representar tu estructura legal o contractual, pero puedes organizarla de forma diferente si quieres. La cuenta principal puede asignarse a entidades legales de procesamiento o de no procesamiento.
Lo importante a tener en cuenta es que el usuario o usuarios administradores principales tendrán, por defecto, derechos de administrador en todas las subcuentas. Algunos consejos generales:
- En una estructura de afiliados, normalmente tiene más sentido asignar la cuenta principal a la entidad legal principal donde se encuentra tu contrato principal de GoCardless.
- Si trabajas con grupos corporativos, a menudo lo que mejor funciona es la sociedad matriz o la empresa operativa.
- En los sistemas de franquicia, normalmente es el franquiciador.
¿Cuántas cuentas se pueden vincular?
Tantas como quieras. No hay límite.
¿Cómo funciona el flujo de autorización de vinculación de cuentas?
Tendrás que proporcionar la dirección de correo electrónico de un administrador existente para cada cuenta que quieras vincular.
Como medida de seguridad, se pedirá a este administrador que autorice la conexión en su panel de control de GoCardless para garantizar que los datos sigan siendo seguros.
Este usuario administrador verá un mensaje al iniciar sesión en el panel de control para autorizar o rechazar la solicitud de vinculación. Una vez que se autorice, todos los usuarios administradores de la cuenta principal heredarán automáticamente el acceso de administrador a las nuevas subcuentas. Los usuarios de la subcuenta no tendrán acceso a la cuenta principal ni a otras subcuentas vinculadas a menos que su nivel de acceso esté configurado manualmente por un administrador de la cuenta principal a través de la página del Equipo .
¿Cómo desvinculo las cuentas?
Si deseas desvincular cuentas, ponte en contacto con el equipo de atención al cliente. Para acelerar el proceso, primero asigna un administrador dedicado a la subcuenta que quieres eliminar. La subcuenta necesitará al menos un administrador que no tenga acceso a ninguna otra cuenta de tu grupo. Una vez que la cuenta se desvincule, este usuario se convertirá en su administrador principal e independiente.
¿Puede la estructura principal/subcuenta extenderse más allá de esos dos niveles?
No. Multicuenta solo admite una jerarquía de dos niveles compuesta por cuentas principales y subcuentas. Actualmente, no hay planes para implementar niveles adicionales.
¿Qué ocurre si tengo una cuenta que usa SEPA?
Hay diferentes controles de identificación para usuarios administradores/de lectura-escritura en la Unión Europea. Si concedes a un usuario específico acceso a una cuenta registrada con nosotros para SEPA, solicitaremos prueba de identidad a través del panel de control. Estos documentos pasarán por nuestras comprobaciones estándar de verificación antes de conceder el acceso a la cuenta.
¿Cómo funciona Multicuenta con el inicio de sesión único (SSO)?
Multicuenta y SSO trabajan juntos, pero SSO se gestiona de forma centralizada a nivel de cuenta principal.
Por seguridad, la configuración SSO se aplica globalmente a toda la estructura de tu cuenta. Esto significa que SSO está habilitado o deshabilitado en todo tu grupo de cuentas principales y subcuentas, por lo que no puedes tener SSO para una subcuenta manteniendo las credenciales de inicio de sesión estándar para otras.
¿Por qué no puedo ver la opción de duplicar o copiar la información de incorporación a mi nueva subcuenta?
Para agilizar la creación de varias cuentas, permitimos que ciertas empresas copien instantáneamente su información de incorporación existente de su cuenta principal a una nueva subcuenta.
Actualmente, este flujo simplificado está disponible solo para sociedades de responsabilidad limitada del Reino Unido y sociedades de responsabilidad limitada francesas.
Si la estructura de tu empresa corresponde a una de las siguientes categorías, tendrás que completar manualmente el flujo estándar de incorporación para tu nueva subcuenta:
- Autónomos/particulares
- Sociedades de bienes
- Organizaciones benéficas/sin ánimo de lucro
- Fundaciones
Integraciones de asociados
¿Puedo usar Multicuenta a través de una integración de asociado?
Sí. Multicuenta funciona perfectamente bien para clientes que usan GoCardless a través de una de nuestras integraciones de asociados, como Xero o Sage.
Multicuenta es una función que reside completamente dentro de tu panel de control de GoCardless, lo que significa que no requiere cambios en tu integración actual o configuración de la API. Puedes empezar a gestionar tus cuentas y permisos de usuario desde tu panel de control de GoCardless inmediatamente, con todos los beneficios activados por defecto.
¿Cómo funciona Multicuenta con las integraciones de asociados?
Vincular tus cuentas en GoCardless simplifica tu panel de control de facturación, pero funciona de forma independiente de tu software externo. Esto es lo que necesitas saber:
- La configuración de tus cuentas permanece separada: Conectar tus cuentas dentro de GoCardless no combinará ni vinculará automáticamente esas cuentas dentro del software de tu asociado. Tu software externo seguirá viendo cada cuenta de GoCardless individualmente, exactamente como lo hace hoy.
- Una experiencia de inicio de sesión más fluida: Cuando inicies sesión en GoCardless a través del software de tu asociado, verás una actualización rápida. Te pediremos que selecciones exactamente cuál de tus cuentas vinculadas quieres ver o de cuál quieres extraer datos para esa sesión.
- Compatibilidad: Muchas plataformas asociadas ya cuentan con sus propias funciones de multicuenta o multientidad. La función Multicuenta de GoCardless está diseñada para funcionar junto con esas configuraciones sin interrumpir tu flujo de trabajo diario.
Gestión de usuarios
¿Cómo debería crear nuevos usuarios y eliminar a los antiguos?
Una vez que hayas activado la función Multicuenta y vinculado tus organizaciones/cuentas deseadas, los usuarios administradores principales de cuentas pueden invitar a nuevos usuarios, cambiar permisos y ajustar los derechos de acceso para cada usuario por organización, todo a través de la página central de Equipos .
Puedes configurar nuevos usuarios como consideres oportuno (cada usuario debe tener su propio correo electrónico) y desactivar cualquier cuenta que no sea necesaria (lo cual recomendamos por motivos de seguridad). Deberías activar la 2FA para todos los usuarios una vez finalizada la configuración.
¿Por qué solo puedo ver usuarios de una cuenta en mi página de Equipos?
La página de Equipos filtra tu vista por defecto para mostrar solo a los usuarios asignados a la cuenta específica que estás viendo. Lo único que tienes que hacer para ver a todos los usuarios en todas las cuentas es eliminar el filtro de cuentas.
Permisos de usuarios
¿Puedo hacer cambios de administrador en las subcuentas si no soy administrador en ellas?
No - Los usuarios siempre deben tener acceso de administrador a una cuenta específica para poder realizar acciones de administrador en ella. Los niveles de acceso pueden personalizarse según lo necesiten los usuarios administradores.
Algunos escenarios de ejemplo:
- Un usuario podría ser administrador en la cuenta principal pero solo tener acceso de lectura-escritura, solo lectura o no tener acceso a una subcuenta. En este caso, no podría realizar acciones administrativas en esta subcuenta.
- Un usuario podría tener acceso de lectura-escritura en la cuenta principal y acceso de administrador en una subcuenta. En este caso, podría hacer cambios de administrador únicamente en la subcuenta.
No obstante, es importante señalar que cuando una subcuenta se incorpora por primera vez a un grupo de cuentas, todos los usuarios administradores de cuentas principales heredarán automáticamente los derechos de administrador para la subcuenta recién añadida. Recomendamos a todos los usuarios de la cuenta principal que revisen los permisos de todos los usuarios después de añadir una subcuenta a un grupo de cuentas.
¿La visualización de todas las cuentas está restringida exclusivamente al administrador de la cuenta principal?
No: la visibilidad de las cuentas puede configurarse a nivel de usuario individual. Los usuarios podrán acceder a cualquier cuenta del grupo de cuentas a la que tengan derechos de solo lectura, lectura-escritura o de administrador. Las acciones están restringidas al nivel de permisos que tenga el usuario para cada organización específica.
¿Puedo buscar y filtrar datos de varias cuentas a la vez?
Sí, Multicuenta te permite buscar, ver y exportar datos en todas las cuentas a las que un usuario tiene acceso filtrando por organización.