En este artículo se explican los pasos para procesar un cambio en bloque de los mandatos de domiciliación bancaria de ACH de tus clientes activos a GoCardless provenientes de otro proveedor de domiciliaciones bancarias.
Antes de comenzar este proceso, recomendamos que te pongas en contacto con uno de los miembros de nuestro equipo de ventas, si aún no lo has hecho.
Los pasos necesarios para completar un cambio en bloque a nosotros son los siguientes:
Paso 1:
Una vez que estés listo para comenzar, envía un correo electrónico a help@gocardless.com para informarnos de que deseas comenzar con el proceso de cambio en bloque.
Junto con esto, tendrás que averiguar si los acuerdos de servicios de tus clientes se mantienen con tu negocio o con tu proveedor u oficina de domiciliaciones bancarias existente.
Paso 2:
GoCardless te enviará una plantilla de correo electrónico de notificación que puedes usar para informar a tus clientes acerca del cambio de proveedor.
Dentro de las normas del esquema de domiciliación bancaria de ACH, solo se te requiere que notifiques a tus clientes si se están realizando cambios en la cantidad o la fecha del cargo. Si procede, estos cambios deben comunicarse de acuerdo con el período de notificación acordado en el acuerdo de servicios. Si no se ha acordado ningún período de notificación, de conformidad con las normas del esquema, deben respetarse los siguientes plazos.
- Los cambios en la cantidad cobrada deben comunicarse un mínimo de 10 días hábiles antes de la siguiente entrada
- Los cambios en la fecha del cargo deben comunicarse un mínimo de 7 días hábiles antes del siguiente cobro
Paso 3:
Envía la notificación a todos los clientes cuya información de domiciliación bancaria (cantidad y/o fecha) vaya a cambiar.
Una vez que se haya notificado a todos los clientes, confírmale esto a GoCardless a través de tu hilo existente de correos electrónicos. Este correo electrónico debe incluir lo siguiente:
- Confirmación de que se ha notificado a todos los clientes (si fuera necesario)
- Una copia de todos los correos electrónicos o cartas de notificación enviados a tus clientes
Paso 4:
Te proporcionaremos acceso a nuestra herramienta de importación de cambios en bloque y te confirmaremos la fecha límite en la que deberás haber completado el proceso de importación. También confirmaremos la fecha en la que crearemos los mandatos nuevos para tus clientes en nuestro sistema.
Será necesario que descargues la plantilla de importación en formato csv para agregar los datos de tus clientes y de sus pagos correspondientes, y que después la cargues en tu cuenta de GoCardless.
Paso 5:
GoCardless verificará y aprobará tus datos cargados antes de procesar la creación de los mandatos nuevos de tus clientes en la fecha acordada (y especificada en el paso anterior).
Una vez finalizado, recibirás una confirmación de GoCardless.
Paso 6:
Será necesario que te asegures de que todos los mandatos anteriores (transferidos) de tus clientes estén cancelados.
Si vas a cambiar a GoCardless desde otro proveedor u oficina, será necesario que estos realicen esta acción en tu nombre.
Recomendamos que esta acción se realice en la misma fecha en que se creen los mandatos nuevos.
IMPORTANTE: De acuerdo con la normativa de NACHA, las autorizaciones de las devoluciones (es decir, las devoluciones de los pagos) pueden hacerse hasta dos años después de que se haya cancelado el mandato. Por lo tanto, tú (el negocio) deberás conservar la autorización original y los registros del acuerdo de servicios durante al menos dos años tras la última transacción.