BACS (GBP) Kundenmigration

Dieser Artikel behandelt nur das BACS-Lastschriftschema. Alle anderen Lastschriftschemen finden Sie hier.

Migrieren Sie Ihre Kunden von Ihrem aktuellen Lastschriftanbieter zu GoCardless? Eine Massenänderung überträgt ihre bestehenden Lastschriftmandate an GoCardless, sodass Ihre Kunden keine neuen Lastschriften einrichten müssen. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter Kunden zu GoCardless migrieren".

Vor dem Start

Führen Sie die Kontoverifizierung von GoCardless durch.
Informieren Sie sich über die Termine Ihrer Migration(es müssen immer Bankgeschäftstage sein):
- Letzter Einzug: Der Tag, an dem Sie Ihre letzte Zahlung über Ihren bisherigen Anbieter einziehen (mindestens 1 Bankgeschäftstag vor dem Massenänderungstermin). Wenn Sie eine SUN (Service User Number) ohne AUDDIS haben, gehen Sie zu Schritt 5 unten – Ihre Termine können je nach Option abweichen.
- Massenänderung: Der Tag, an dem GoCardless Ihre Lastschriftmandate einrichtet und Ihr bisheriger Anbieter sie in seinen Systemen storniert.
- Erster Einzug: Der erste Termin, an dem GoCardless die Zahlungen für Sie einzieht (BACS: 5 Bankgeschäftstage nach der Migration, andere Lastschriftschemen: mindestens 1 Bankgeschäftstag nach der Migration)
Bringen Sie in Erfahrung, ob FM oder MA auf Sie zutrifft:
- FM – Sie arbeiten mit einem Lastschriftenbüro und haben keine eigene SUN (Service User Number).
- MA – Sie haben eine eigene SUN (Service User Number).
- Unsicher? Fragen Sie Ihren aktuellen Anbieter. Wenn Sie hier falsche Angaben machen, kommt es zu Verzögerungen.

Gut zu wissen:

Der Vorgang dauert 4 bis 6 Wochen. Das ist eine BACS-Anforderung, sodass wir ihn nicht beschleunigen können.
Wenn Ihr Abrechnungszyklus sehr komplex ist und es keine für eine Migration geeignete Ruhephase gibt, können wir eine schrittweise Massenänderung mit mehreren Terminen durchführen. Bitte teilen Sie uns diesen Wunsch mit, sobald Sie die Anfrage stellen, da diese Migration ein besonderes Vorgehen erfordert.
Nur Lastschriftmandate werden übertragen. Zahlungen und Daueraufträge müssen in GoCardless neu erstellt werden.
Wenn Sie schon einmal eine Massenänderung durchgeführt haben, reichen Sie dieses Formular ein, um Ihre Anfrage zu stellen.

Die Schritte

1. Stellen Sie Ihre Anfrage.

Ist das Ihre erste Massenänderung?
Erstellen Sie zuerst ein GoCardless-Konto und gehen Sie dann zu Einstellungen → Importe → Importieren → Massenänderung von Kunden.

Sie haben schon einmal eine Massenänderung durchgeführt?
Reichen Sie den Antrag über dieses Formular ein.

Halten Sie Folgendes bereit, um eine Anfrage zu stellen:

Ihre SUN (Service User Number) und den dazugehörigen registrierten Namen
Ob die AUDDIS-Funktion der SUN live ist/nicht live ist
Die Anzahl der Lastschriftmandate, die Sie migrieren
Einen Migrationstermin, der mindestens 4 Wochen in der Zukunft liegt und auf einem Bankgeschäftstag fällt

2. Unterschreiben Sie das Formular.

Dieses rechtswirksame Dokument überträgt die Haftung an GoCardless. Laden Sie es von Ihrem Dashboard herunter. Alternativ finden Sie es hier:

Wenn Ihr Unternehmen eine eigenständige juristische Person bzw. Kapitalgesellschaft ist, laden Sie dieses Formular herunter.
Wenn Ihr Unternehmen eine Personengesellschaft ist, laden Sie dieses Formular herunter.
Wenn Ihr Unternehmen eine eingetragene Wohltätigkeitsorganisation ist, laden Sie dieses Formular herunter.
Wenn Ihr Unternehmen eine nicht eingetragene Wohltätigkeitsorganisation ist, laden Sie dieses Formular herunter.

Wie wird das Formular ausgefüllt?

Achten Sie auf Übersichtlichkeit: keine Kritzeleien, keine zusätzlichen Informationen und Ihr Zeuge kann die Adresse Ihres Unternehmens verwenden. Reichen Sie es über den Import-Link ein.
Drucken Sie es aus, lassen Sie es handschriftlich unterschreiben und scannen Sie es wieder ein – keine elektronischen Unterschriften.
FM? Ihr Lastschriftbüro kümmert sich. Laden Sie das richtige Formular herunter und bitten Sie Ihren aktuellen Anbieter, es auszufüllen.
MA? Füllen Sie das Formular aus, wobei das Ausgabedatum Ihrer SUN (Service User Number) und der lange SUN-Name von Ihrer für die Vergabe der Gläubiger-Identifikationsnummer bzw. Service User Number zuständigen Bank bestätigt werden muss (der Name muss exakt mit Ihrem rechtlichen Namen übereinstimmen – „Ltd“ ≠ „Limited“).

Wenn eine zweite Unterschrift erforderlich ist (Sekretär/Geschäftsführer/*Zeuge), streichen Sie die irrelevanten Rollen durch, um deutlich zu machen, welche Person unterschreibt.
Die SUN-Namen in den Abschnitten 1.1 und 3.3 müssen exakt übereinstimmen, es sei denn, Ihr alter Anbieter bestätigt die Ausnahme.

3. Benachrichtigen Sie Ihre Kunden.

Sobald Ihre Anfrage eingegangen ist, senden wir Ihnen eine von BACS genehmigte Vorlage. Senden Sie sie vor dem Migrationstermin an alle Ihre Kunden. Sie dürfen keine Informationen entfernen, können aber eigene Informationen hinzufügen.

4. Bereiten Sie Ihre Daten vor.

Sie benötigen für jeden Kunden: Name (oder Unternehmensname), Kontonummer & Bankleitzahl, E-Mail-Adresse und Adresse. Sie haben nicht alle E-Mail-Adressen? Sie müssen benutzerdefinierte Benachrichtigungen aktivieren (ein kostenpflichtiges Add-on). Wenn für einen Kundendatensatz keine eigene E-Mail-Adresse vorliegt und benutzerdefinierte Benachrichtigungen auch nicht aktiviert sind, können wir ihn nicht verarbeiten.

Wenn Sie ein Sandbox-Konto haben, können Sie Ihren Upload in der Sandbox-Umgebung testen. Alternativ können Sie die Datei in Ihr Live-Konto von GoCardless hochladen, sie validieren und die Genehmigung anfragen. Wir geben sie erst am vereinbarten Massenänderungstermin frei und erstellen auch erst dann die Kundendatensätze.

Klicken Sie hier für Anforderungen an die Daten für die Kundenmigration.

SPALTE	DATEN	Informationen
A, B, C	customer.given_name & customer.family_name ODER customer.company_name	Geben Sie entweder den Vor- und Nachnamen des Kunden ODER den Unternehmensnamen ein. Wenn Ihr alter Anbieter die vollständigen Namen Ihrer Kunden in einer einzigen Zelle exportiert hat, statt Vor- und Nachnamen zu trennen, können Sie in Excel die Funktion „Text in Spalten“ verwenden, um sie zu trennen. Beispiel: John & Smith OR John’s Gym Ltd
D	customer.email	Für jeden Kunden ist eine gültige E-Mail-Adresse erforderlich, damit er Benachrichtigungen zu seinen Zahlungen von GoCardless erhalten kann. Wenn Sie Ihren Kunden eigene Benachrichtigungen senden möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. *Beispiel: john.smith@example.com*
E, F, G, H, I, J	customer.address_line1 customer.address_line2 customer.address_line3 customer.city customer.postal_code customer.country_code	Für BACS muss eine Adresse gemeinsam mit dem Lastschriftmandat eines Kunden gespeichert werden. Adresszeile 1, Ort, Postleitzahl und Ländercode sind erforderliche Felder. Postleitzahlen können mit oder ohne Leerstellen eingegeben werden. Der Ländercode darf nur als Abkürzung mit zwei Buchstaben angegeben werden. Verwenden Sie für Adressen im Vereinigten Königreich GB. Beispiel: 65 Goswell Road, London, EC1V 7EN, GB
K	customer.phone_number	(Optional) Beispiel: +44 20 8338 9540
L	bank_account.account_holder_name	Dieses Feld unterscheidet sich von den Eingabefeldern „Name“, da der Name des Kontoinhabers sich vom Namen der Person oder dem Unternehmensnamen unterscheiden kann (z. B. kann er einen zweiten Vornamen enthalten). Beispiel: John Smith
M	bank_account.account_number	Für eine Zahlung mit dem BACS-Lastschriftverfahren muss ein GBP-Bankkonto verwendet werden. 8 Zeichen im Standardformat. Beispiel: 55779911
N	bank_account.branch_code	Format mit 6 Zeichen. Diese können mit oder ohne Bindestriche/Leerstellen eingegeben werden, z. B. funktionieren 200000, 20-00-00 und 20 00 00 alle. Beispiel: 200000
O	bank_account.metadata.bank_custom_key	(Optional) – Fügen Sie bei Bedarf mithilfe dieses Felds eine benutzerdefinierte Referenz für Ihren Kunden hinzu. Diese Referenz wird in Ihrem Dashboard zu Ihrem Bankkonto hinzugefügt und ist ein durchsuchbares Feld. Beispiel: JAM12251
P	customer.metadata.custom_reference	(Optional) – Fügen Sie bei Bedarf über dieses Felds eine benutzerdefinierte Referenz für Ihren Kunden hinzu. Diese Referenz wird Ihrem Kunden in Ihrem Dashboard hinzugefügt und ist ein durchsuchbares Feld. Beispiel: GYM441231
Q	mandate.metadata.mandate_custom_key	(Optional) – Fügen Sie bei Bedarf mithilfe dieses Felds eine benutzerdefinierte Referenz für Ihren Kunden hinzu. Diese Referenz wird in Ihrem Dashboard zu Ihrem Lastschriftmandat hinzugefügt und ist ein durchsuchbares Feld. Beispiel: WIL12251
R	customer.language	Damit wird die Sprache für Kundenbenachrichtigungen festgelegt. Beispiel: en

5. Tag der Migration.

AUDDIS live, FM: Ihr Büro storniert die alten Lastschriftmandate.
AUDDIS live, MA: Sie stornieren die Lastschriftmandate über Ihre aktuelle Software.
Nicht-AUDDIS live – es gibt zwei Möglichkeiten:
- Option 1 (empfohlen): Ihr letzter Einzug und die Massenänderung finden am selben Tag statt. Ihr alter Anbieter übermittelt an diesem Tag für jedes Lastschriftmandat den Transaktionscode 19. Warten Sie aber zuerst auf unser Okay.
- Option 2 (nur wenn Sie die Daten nicht abgleichen können): Ihr letzter Einzug und die Massenänderung finden an verschiedenen Tagen statt. Code 19 ist erforderlich und das bedeutet, dass Ihre Kunden kurzzeitig zwei aktive Lastschriftmandate in ihrem Bankkonto sehen – das alte und das neue von GoCardless. Wir schicken Ihnen ein zusätzliches Benachrichtigungsschreiben (zusätzlich zum Standardschreiben), in dem Ihre Kunden aufgefordert werden, ihre alten Lastschriftmandate zu stornieren, sobald der Termin für die Massenänderung vorbei ist. Das ist nicht das Standardverfahren. Teilen Sie uns daher bitte mit, ob diese Situation auf Sie zutrifft.
Laden Sie dann Ihre CSV-Datei hoch. Nach unserer Genehmigung treten Ihre neuen Lastschriftmandate in Kraft. Das passiert alles vor 15:30 Uhr, der BACS-Frist.

Sie haben die Frist bis 15:30 Uhr verpasst?

Die Migration muss neu geplant werden. Da die alten Lastschriftmandate bereits storniert sind, könnten sich bald fällige Einzüge verzögern. Es lohnt sich also, einen Puffer einzubauen.

Nach der Migration

Richten Sie Ihre Zahlungen und Daueraufträge erneut ein. Sie werden nicht automatisch übertragen. Wir dürfen nicht mit Ihrem alten Anbieter zusammenarbeiten oder Ihre Kundendaten in Ihrem Namen bearbeiten, sind aber da, wenn Sie Unterstützung benötigen.

Wenn Sie eine Partnerintegration verwenden, stellen Sie sicher, dass die Lastschriftmandate abgeglichen sind, damit die Zahlungen geplant werden können.

Sie verwenden GoCardless for Xero?

Wenn Sie GoCardless for Xero (GC4X) verwenden, werden Lastschriftmandate in beide Richtungen abgeglichen. Nach der Verbindung werden Ihre Lastschriftmandate und Ihre Xero-Kunden importiert und mit ihren E-Mail-Adressen abgeglichen. Wenn die E-Mail-Adresse eines Lastschriftmandats nicht mit dem zugehörigen Kontakt in Xero übereinstimmt, müssen Sie sie manuell abgleichen.

Zwei Dinge, auf die Sie achten sollten:

Der Abgleich wird automatisch durchgeführt, sobald ein neues Lastschriftmandat oder ein neuer Xero-Kontakt importiert oder ein bestehender Xero-Kontakt aktualisiert wird. Beim Import von Xero-Kontakten findet der Abgleich nur statt, wenn ein Kontakt kein verbundenes Lastschriftmandat hat.
Xero-Kontakte werden erst importiert, nachdem eine Verkaufsrechnung für sie erstellt wurde. Ein Entwurf genügt.

Sie verwenden GoCardless in Xero?

Wenn Sie GoCardless in Xero (GCIX) verwenden, erfolgt der Abgleich von Lastschriftmandaten innerhalb von Xero. Sie müssen daher den Prozess von Xero befolgen und nicht den von GoCardless. Migrierte Lastschriftmandate werden in Xero als nicht zugeordnete Lastschriften angezeigt, die Sie Ihren Kontakten manuell zuweisen müssen. Sie finden eine Anleitung für diese Schritte in Xeros Leitfaden zum Abgleichen eines GoCardless-Lastschriftformulars mit einem Kontakt.

Nach der Massenänderung löst die Zuordnung eines Lastschriftmandats zu einem Kontakt Zahlungen für alle seine Rechnungen aus, deren Fälligkeitsdatum in der Zukunft liegt. Für überfällige Rechnungen können Sie die Rechnung bearbeiten und auf „Save“ (Speichern) klicken, ohne Änderungen vorzunehmen. Xero wird die Zahlung dann so schnell wie möglich über GoCardless einziehen. Damit eine Rechnung über GoCardless eingezogen werden kann, muss GoCardless als Zahlungsmethode (Lastschrift) ausgewählt werden und der Kontakt ein verbundenes Lastschriftmandat haben.

Sie verwenden eine andere Partnerintegration?

Wenn Sie eine andere Partnerintegration nutzen, kontaktieren Sie das Team des Partners und informieren Sie sich über seine Anforderungen – ob er Lastschriftmandate importieren kann, wie der Abgleich von Lastschriftmandaten funktioniert und welcher Zeitpunkt im Prozess am besten für die Verbindung geeignet ist. Die meisten Partner können Lastschriftmandate in ihr System importieren. Wir empfehlen dennoch, dass vor dem Migrationsdatum zu erfragen.