Die für die Überwachung des SEPA-Lastschriftverfahrens verantwortliche Organisation, das European Payments Council, bestätigt in einem Erläuterungsschreiben , dass ein Lastschriftmandat Ausdruck der Zustimmung eines Zahlungspflichtigen und eines Unternehmens sein kann, ohne dass angegeben ist, in welcher Form diese Zustimmung erfolgen muss. Dadurch können Händler SEPA-Lastschriftmandate über das Telefon einrichten, solange sie die erteilte Zustimmung gemäß den geltenden nationalen Rechtsvorschriften aufzeichnen.
Die folgende Anleitung stammt von der Irish Payment Services Organisation (IPSO) und gilt für SEPA-Lastschriften in Irland. GoCardless kann über die Anwendbarkeit auf andere Länder sowie auf Skripts für andere Sprachen informieren.
Gehen Sie zum Erstellen konformer Lastschriftmandate per Telefon wie folgt vor:
- Zeichnen Sie das Telefongespräch auf und speichern Sie es
- Folgen Sie einem Skript für Lastschriftmandate per Telefon
- Senden Sie eine Bestätigung per E-Mail oder Post
1. Zeichnen Sie das Telefongespräch auf und speichern Sie es
Warum? Damit Sie ein Protokoll des Lastschriftmandats per Telefon speichern
Wie? Vereinbaren Sie mit dem Kunden, dass der Anruf aufgezeichnet wird
Sie müssen die Audiodateien bis zu 36 Monate nach der letzten Lastschriftabbuchung oder bis zu 13 Monate nach Stornierung eines Lastschriftmandats durch den Zahlungspflichtigen sicher speichern.
2. Folgen Sie einem Skript für Lastschriftmandate per Telefon
Warum? Damit Sie ein Lastschriftmandat per Telefon erstellen können
Wie? Folgen Sie einem definierten Skript
Das folgende Skript wird von der Irish Payment Services Organisation bereitgestellt:
Nachdem der Zahlungspflichtige zugestimmt hat, per SEPA-Lastschrift zu bezahlen, sollte das folgende Skript verwendet werden:
- Mitarbeiter: Vielen Dank, dass Sie einer Bezahlung per SEPA-Lastschrift zustimmen. Ich kann Ihr Lastschriftmandat jetzt über das Telefon einrichten. Sind Sie damit einverstanden?
Zahlungspflichtiger stimmt zu.
- Mitarbeiter: Vielen Dank. Jetzt muss ich nur Ihre Bankdaten aufzeichnen. Können Sie mir bitte Ihren Namen und Ihre IBAN nennen? Sie finden die Angaben auf Ihrem Kontoauszug.
Zahlungspflichtiger stellt die Daten bereit.
- Mitarbeiter: Bitte bestätigen Sie, dass Sie befugt sind, Lastschriften von diesem Konto einziehen zu lassen.
Zahlungspflichtiger bestätigt dies nicht: Beenden Sie den Anruf, und fordern Sie den Einsatz einer anderen Zahlungsmethode.
Zahlungspflichtiger bestätigt.
- Mitarbeiter: Können Sie bestätigen, dass Lastschriften für das Konto akzeptiert werden können?
Zahlungspflichtiger bestätigt dies nicht: Beenden Sie den Anruf, und fordern Sie den Einsatz einer anderen Zahlungsmethode.
Zahlungspflichtiger bestätigt.
Zahlungspflichtiger ist sich nicht sicher: Fragen Sie, ob dieses Konto bereits für Zahlungen per Lastschrift verwendet wurde.
- Mitarbeiter: Da wir nun Ihre Bankdaten aufgenommen haben – gibt es einen bestimmten Tag im Monat, an dem das Geld von Ihrem Konto abgebucht werden soll, zum Beispiel kurz nachdem Sie Ihr Geld erhalten haben?
Zahlungspflichtiger stimmt einem geeigneten Tag zu oder äußert keine Präferenz.
- Mitarbeiter: Wir werden Sie im Voraus über Termin und Betrag der Buchung informieren. Diese Benachrichtigung erfolgt durch Mitteilung des Betrags bzw. der Beträge und des Datums bzw. der Daten für eine Reihe von Zahlungen oder durch eine monatliche/zweimonatliche Aufstellung/Rechnung. Sie erhalten diese Benachrichtigung drei Tage vor dem Buchungstermin. Wir senden Ihnen diese Benachrichtigung per Post, E-Mail oder SMS. Könnten Sie bitte Ihre Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bestätigen bzw. bereitstellen?
Zahlungspflichtiger stellt die relevanten Kontaktinformationen bereit
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Mitarbeiter: Das war es schon, Ihr SEPA-Lastschriftmandat wurde eingerichtet. Sie erhalten eine Bestätigung dieser Vereinbarung (per Post oder E-Mail) innerhalb von drei Bankgeschäftstagen nach diesem Telefonat. Für die Zukunft gilt Folgendes: Wenn sich das Datum, der Betrag oder die Häufigkeit Ihrer Lastschrift ändert, benachrichtigen wir Sie im Voraus über die Abbuchung von Ihrem Konto. (Bestätigen Sie, wie die Benachrichtigung erfolgt: per Post, E-Mail oder SMS.)
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Mitarbeiter: Sie können eine Lastschrift jederzeit durch rechtzeitiges Schreiben an (Unternehmensnamen) und eine Information an Ihre Bank (durch die von Ihrer Bank akzeptierten Mittel) stornieren.
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Mitarbeiter: Jetzt möchte ich nur noch einmal Ihre Bankdaten bestätigen. Ihr Kontoname lautet ABC, Ihre IBAN ist xxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Ist das richtig?
Zahlungspflichtiger stimmt zu.
- Mitarbeiter: Die Einrichtung Ihres Lastschriftmandats ist hiermit abgeschlossen. Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.
3. Senden Sie eine Bestätigung per E-Mail oder Post
Warum? Damit sichergestellt ist, dass der Kunde die Einrichtung einer SEPA-Lastschrift zur Kenntnis genommen hat
Wie? Senden Sie dies kurze Zeit nach dem Telefongespräch
Ihr Bestätigungsschreiben muss Folgendes enthalten:
- Die Mandatsreferenz
- Link zum Herunterladen des SEPA-Lastschriftmandats oder eine Kopie als Anlage
- Ihre Kontaktdaten
Es folgt ein Beispiel für eine Bestätigung per E-Mail und für ein PDF-Lastschriftmandat, wie es von GoCardless verwendet wird:
SEPA-Lastschriften und GoCardless
Mit GoCardless Pro können Sie per Telefon eine SEPA-Lastschrift erstellen und Informationen zum Lastschriftmandat direkt in Ihren Systemen erfassen. Ihr Kundenbetreuer unterstützt Sie bei der Implementierung der Compliance-Richtlinien für Lastschriftmandate per Telefon.
GoCardless kann konforme Bestätigungsmails senden, nachdem ein Lastschriftmandat per Telefon eingerichtet wurde. Wir decken alle wichtigen europäischen Sprachen ab und senden E-Mails automatisch in der Sprache Ihres Kunden.