FAQ sur la procédure de changement en masse

Remarque : cet article concerne uniquement les utilisateurs du programme Bacs

Nous tenons à ce que la procédure de migration des prélèvements existants de vos clients finaux vers GoCardless soit aussi simple que possible. En raison de règles et de réglementations spécifiques, de plusieurs étapes et de multiples parties prenantes impliquées, le processus peut parfois être déroutant. Pour vous aider à vous y retrouver, voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées.

En quoi consiste une procédure de changement en masse ?
Combien de temps prend la procédure ?
Mes paiements et mon historique de paiement seront-ils transférés à GoCardless ?
GoCardless va-t-il gérer les données de mes clients et assurer le lien avec mon fournisseur actuel pour effectuer le changement en masse ?
Quelles informations sur le client final dois-je recueillir ?
Que faire si mes clients finaux ne disposent pas d'une adresse e-mail ?
Que dois-je faire une fois les données de mes clients récupérées auprès de mon fournisseur actuel ?
Dois-je informer mes clients finaux du changement de fournisseur ?
Que se passe-t-il le jour du changement en masse ?
Que se passe-t-il si je ne télécharge pas mes données avant la date limite pour le changement en masse ?
Les prélèvements de mes clients finaux ont été transférés vers GoCardless. Et maintenant ?

1. En quoi consiste une procédure de changement en masse ?

Un changement en masse est une opération qui vous permet de migrer les prélèvements existants de vos clients finaux depuis votre fournisseur actuel vers votre nouveau fournisseur. Dans le cas présent, GoCardless.

En pratique, votre fournisseur actuel annulera l'ensemble de vos ordres de prélèvement à la date convenue pour le changement en masse, et GoCardless mettra en place de nouveaux ordres de prélèvement.

2. Combien de temps prend la procédure ?

La procédure de changement en masse du programme Bacs prend de 4 à 6 semaines du début à la fin et repose sur un effort collectif coordonné entre plusieurs parties. Dans le cadre de cet effort, un acte de changement en masse (un document juridique requis pour les changements en masse) devra être signé par toutes les parties impliquées dans le processus.

Afin que nous puissions créer les nouveaux ordres de prélèvement à la date de migration convenue, vous devrez préalablement rassembler et préparer les données de vos clients finaux, afin qu'elles soient prêtes à être chargées dans votre compte GoCardless à la date du changement en masse, soit 4 à 6 semaines après le début de la procédure.

3. Mes paiements et mon historique de paiement seront-ils transférés à GoCardless ?

Non, vos paiements et votre historique de paiement ne seront pas transférés à GoCardless. Une fois le changement en masse terminé, vous devrez configurer de nouveaux paiements dans notre système afin que vos clients finaux soient prélevés.

4. GoCardless va-t-il gérer les données de mes clients et assurer le lien avec mon fournisseur actuel pour effectuer le changement en masse ?

Bien que nous soyons à vos côtés pour vous offrir aide et conseils tout au long de la procédure de changement en masse, c'est vous qui serez responsable de la collecte des données de vos clients auprès de votre fournisseur actuel, ainsi que de leur formatage correct dans le fichier CSV et de leur chargement à la date convenue du changement en masse.

Nous ne serons pas en mesure de contacter votre fournisseur actuel, de gérer vos données client (en raison des restrictions du RGPD) ou de charger les données pour vous.

5. Quelles informations sur le client final dois-je recueillir ?

Nous avons besoin de certaines informations pour procéder au changement en masse, et plus particulièrement :

Le nom complet de votre client final
Son adresse e-mail
Son adresse
Ses coordonnées bancaires

Les informations requises devront être recueillies auprès de votre fournisseur actuel, puis formatées au format CSV que nous vous fournissons.

Vous trouverez un aperçu complet des informations requises pour mettre en place le prélèvement d'un client final dans GoCardless dans l'annexe figurant au bas de cette page.

6. Que faire si mes clients finaux ne disposent pas d'une adresse e-mail ?

Si vos clients n'ont pas d'adresse e-mail, vous devrez leur envoyer des notifications concernant leurs paiements par une autre méthode, par exemple par courrier. Cette fonctionnalité (notifications personnalisées) est limitée à nos plans Advanced et Pro et elle n’est accessible que par le biais de la fonctionnalité supplémentaire ‘l’expérience de paiement personnalisée et les notifications personnalisées’, et a un coût mensuel supplémentaire.

Malheureusement, nous ne serons pas en mesure de transférer vos instructions de prélèvement automatique à GoCardless avec le plan Standard car il est nécessaire d’activer la fonctionnalité supplémentaire d’expérience de paiement personnalisée et de notifications personnalisées, si vous n'avez pas d'adresses e-mail pour vos clients.

7. Que dois-je faire une fois les données de mes clients récupérées auprès de mon fournisseur actuel ?

Avant la date de votre changement en masse, vous devrez créer un compte dans notre environnement de test Sandbox en vous rendant sur https://manage-sandbox.gocardless.com/signup, et en exécutant un chargement test de vos données pour vous assurer qu'elles sont formatées correctement.

Une fois que vous aurez configuré votre compte Sandbox, envoyez-nous un e-mail pour nous indiquer que vous avez configuré le compte, ainsi que l'adresse e-mail avec laquelle vous l'avez configuré. Cela nous permettra de localiser votre compte Sandbox et d'activer l'outil de changement en masse qui s'y trouve.

Une fois l'outil activé et les données de vos clients correctement configurées dans votre fichier CSV, vous pourrez l'importer dans votre compte Sandbox en suivant les étapes décrites ici.

8. Dois-je informer mes clients finaux du changement de fournisseur ?

Oui. Le programme Bacs exige que vous informiez vos clients de votre changement de fournisseur de services de paiement.

Nous vous fournirons un modèle de lettre conforme aux exigences du programme Bacs que vous pourrez utiliser pour informer vos clients finaux du changement de fournisseur, que ce soit par la poste ou par e-mail. Il est obligatoire d'envoyer cette lettre avant la date de changement en masse pour pouvoir procéder au changement en masse.

9. Que se passe-t-il le jour du changement en masse ?

Gestion des installations (GI) : si votre méthode actuelle d'envoi des paiements par prélèvement s'effectue par l'intermédiaire d'un bureau de prélèvement, votre bureau actuel annulera les mandats clients qu'il détient à la date convenue du changement en masse. (Un bureau de prélèvement est un tiers qui soumet les paiements dans le système de prélèvement en votre nom, par ex. GoCardless.)

Administration gérée (GA) : si vous soumettez les paiements par prélèvement directement à une banque sponsor, et non par l'intermédiaire d'un tiers/bureau, vous serez responsable de l'annulation des mandats de vos clients à la date convenue du changement en masse.

Vous chargerez ensuite le fichier CSV contenant vos données client sur votre compte GoCardless (avant 15 h 30), et un membre de notre équipe sera averti et approuvera le chargement, ce qui permettra de procéder à la création de vos mandats de prélèvement.

10. Que se passe-t-il si je ne télécharge pas mes données avant la date limite pour le changement en masse ?

Si vous ne respectez pas la date limite de chargement de vos données, nous ne serons malheureusement pas en mesure de procéder au changement à la date convenue et nous devrons le reprogrammer.

Étant donné qu'un changement en masse implique l'annulation, puis la reconfiguration des mandats de prélèvement, vous ne pourrez plus percevoir de paiements via votre ancien fournisseur après l'annulation des mandats. Il est donc essentiel que les nouveaux mandats soient configurés dans GoCardless à la même date.

Si vous devez prélever des paiements peu de temps après la date convenue de votre changement en masse, le non-respect de la date limite risque d'entraîner un retard dans vos prélèvements.

11. Les prélèvements de mes clients finaux ont été transférés vers GoCardless. Et maintenant ?

Une fois le changement en masse terminé, vous pouvez commencer à créer des paiements pour vos clients finaux afin de vous assurer que leur service se poursuit de manière transparente et que vous continuez à recevoir vos paiements.

La méthode employée pour créer les paiements de vos clients finaux varie selon que vous utilisez une intégration directe à notre API, une connexion à GoCardless via une application partenaire ou votre tableau de bord GoCardless. Si vous avez un doute sur la façon de créer des paiements, contactez veuillez contacter notre équipe d'assistance pour plus de détails.

Annexe

INFORMATIONS SUR LE CLIENT FINAL	EXEMPLE	REQUIS ?
Prénom	John	Requis*
Noms	Smith	Requis*
Nom de la société	John's Gyms Ltd	-
Adresse e-mail	john.smith@exemple.com	Requis**
Adresse (ligne 1)	Flat 12	Requis
Adresse (ligne 2)	123 rue imaginaire	-
Adresse (ligne 3)	Islington	-
Ville	Londres	Requis
Code postal	N1 1AB	Requis
Code de pays	GB	Requis
Compte bancaire : nom du titulaire du compte	John Smith	Requis
Compte bancaire : numéro de compte	55779911	Requis
Compte bancaire : code guichet	200000	Requis
Référence personnalisée	GYM441231	-

*Vous devrez saisir soit le prénom et le nom de famille OU le nom de la société
** dans les offres GoCardless Standard/Plus