- Demander un changement en masse Bacs
- Terminer la mise en place du compte et demander un changement en masse
- Remplir l’acte de changement en masse
- La procédure de changement en masse Bacs
Demander un changement en masse Bacs
Lorsqu'un marchand décide de quitter un fournisseur de prélèvement pour rejoindre GoCardless, nous sommes tenus de transférer les demandes de prélèvement des payeurs actifs depuis l'ancien fournisseur. Cette procédure de transfert est connue sous le nom de changement en masse.
Important : les paiements/abonnements ne seront pas transférés depuis votre ancien fournisseur. Ils devront à nouveau être créés une fois les clients importés dans votre tableau de bord GoCardless.
La procédure de changement en masse comprend les étapes suivantes :
Terminer la mise en place du compte et demander un changement en masse
Pour lancer la procédure de changement en masse, vous devez d'abord créer un compte GoCardless et compléter le processus de vérification.
Pour commencer, rendez-vous dans la section Client final de votre tableau de bord et cliquez sur Continuer sur la bannière indiquant Migrer depuis un autre fournisseur de prélèvement.
Il vous sera demandé de fournir quelques informations sur votre numéro d'utilisateur du service (numéro SUN) actuel et sur les mandats que vous souhaitez migrer vers GoCardless :
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Quel est votre numéro SUN actuel ?
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Quelle est la dénomination de votre numéro SUN ?
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Votre numéro SUN AUDDIS actuel est-il effectif ?
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Avez-vous l'intention de migrer tous vos mandats de prélèvement existants vers GoCardless ?
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Combien de mandats actifs au total allez-vous migrer vers GoCardless ?
Vous devez disposer des réponses aux questions ci-dessus avant de nous envoyer vos informations. Si vous ne connaissez pas certaines des réponses, ou si vous avez des doutes, veuillez contacter votre ancien fournisseur de prélèvement ou votre banque sponsor pour obtenir une clarification, car ils disposent de ces informations et pourront les confirmer.
Remarque : la procédure de changement en masse prend entre 4 et 6 semaines. Des restrictions externes signifient que nous ne sommes pas en mesure de raccourcir ce délai.
Remplir l’acte de changement en masse
Avant de procéder à un changement en masse, il est nécessaire de remplir un acte de changement en masse. Il s'agit d'un accord juridique qui transfère la responsabilité des demandes d'indemnisation de l'ancien propriétaire du numéro SUN au nouveau propriétaire du numéro SUN.
Vous pouvez trouver une copie de l'acte de changement en masse ici. L'acte de changement en masse devra être imprimé, signé à la main et renvoyé en version numérisée (les signatures électroniques ne seront pas acceptées).
L'acte de changement en masse devra être rempli soit par vous-même, soit par votre fournisseur de prélèvement actuel, selon la manière dont vous prélevez actuellement les paiements.
FM (Facilities Management) – Si vous effectuez un changement en masse depuis une agence de pilotage (FM) dans laquelle vous ne possédez pas et ne gérez pas votre propre numéro d'utilisateur du service (numéro SUN), votre agence actuelle devra compléter le formulaire de changement en masse. Contactez votre agence si votre représentant GoCardless vous invite à le faire.
AG (Administration gérée) – Si vous êtes l'utilisateur du service et que vous effectuez un changement en masse à partir de votre propre numéro d'utilisateur du service (numéro SUN), vous devrez compléter le formulaire vous-même. Contactez votre banque sponsor pour obtenir de l'aide sur la façon de remplir l'acte de changement en masse. Dans la plupart des cas, le nom inscrit sur l'acte de changement en masse (sections 1.1 et 3.3) est le nom descriptif du numéro SUN enregistré auprès de Bacs. La date d'émission du numéro SUN dans la section 1.1 de l'acte est également communiquée par votre banque sponsor. Nous vous recommandons de contacter l'équipe Bacs de votre banque afin d'obtenir des informations précises.
GoCardless ne peut malheureusement pas confirmer le nom qui doit apparaître sur le formulaire. Il est donc indispensable que vous contactiez l'agence de prélèvement ou votre banque sponsor actuelle afin de procéder le plus rapidement possible au changement en masse et d'éviter d'avoir à compléter un nouvel acte.
Si vous n'êtes pas certain d'être l'utilisateur du service, veuillez contacter votre fournisseur de prélèvement actuel pour le confirmer.
Veuillez noter les points suivants :
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La première indemnité visée à la section 1.1 correspond à la date d'émission de votre numéro SUN. Il doit s'agir d'une date complète (jour, mois et année).
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Le nom descriptif du numéro SUN visé à la section 1.1 correspond au nom complet rattaché à votre numéro de l'utilisateur du service (numéro SUN) tel qu'enregistré auprès de la banque. Ce nom doit correspondre exactement au nom de l'entité légale de la société figurant à la section 3.3 (par exemple, « Ltd » et « Limited » ne constituent pas une correspondance exacte).
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Les signatures du directeur et du témoin de la section 3.3 doivent être des signatures manuscrites. Les signatures numériques ne sont pas acceptées.
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L'adresse du témoin peut être renseignée avec l'adresse enregistrée de votre société
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Aucune modification ne peut être apportée à l'acte. En cas d'altérations ou de ratures, un nouvel acte devra être rempli.
Aucune autre information que celles demandées ne doit figurer sur l'acte, sous peine de l'invalider. Votre numéro SUN n'est pas requis sur l'acte, car nous le soumettrons sur des documents séparés.
Envoi de l’acte de changement en masse
L'acte de changement en masse peut être téléchargé puis soumis à GoCardless ici.
Veillez à bien vérifier les informations avant de les soumettre, car toute information erronée peut entraîner un retard dans le traitement de votre changement en masse.
La procédure de changement en masse Bacs
Soumettez vos informations de changement en masse à GoCardless
Soumettez votre acte de changement en masse dûment rempli ainsi que les informations sur votre numéro SUN à GoCardless ici. Lors de la soumission, il vous sera demandé de sélectionner une date de migration au moins quatre semaines à l'avance.
Informez vos clients finaux que vous changez de fournisseur de prélèvement
Vous devez informer vos clients finaux de votre changement de fournisseur par écrit avant la date de changement en masse convenue.
Votre contact GoCardless vous fournira un modèle de notification approuvé par Bacs une fois que vous aurez soumis votre demande de changement en masse à GoCardless.
Collecter les données de vos clients et les formater dans notre modèle CSV
Les informations suivantes sont requises pour migrer vos clients finaux vers GoCardless :
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Le nom complet de votre client final (ou le nom de sa société)
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Ses coordonnées bancaires (numéro de compte et code guichet)
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Son adresse e-mail
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Son adresse
Si vous ne disposez pas déjà de toutes les informations ci-dessus concernant vos clients finaux, vous devrez contacter votre fournisseur actuel pour les obtenir.
Si vous ne disposez pas de toutes les adresses e-mail de vos clients, vous devrez utiliser les notifications personnalisées, une fonctionnalité limitée à nos offres Advanced, Pro et Custom. Cette fonctionnalité est accessible via le module complémentaire Expérience de paiement personnalisée et notifications aux payeurs, qui s'accompagne de frais mensuels supplémentaires.
Une fois que vous aurez rassemblé toutes les informations ci-dessus, vous devrez les formater dans un modèle CSV que nous vous fournirons. Ce modèle vous permet également d'ajouter des champs facultatifs, tels que des références personnalisées, pour identifier vos clients finaux plus facilement.
Avant la date prévue pour votre changement en masse, vous devrez effectuer un chargement test de vos données pour vous assurer qu'elles sont formatées correctement. Ce test est possible à l'aide de l'outil de migration proposé dans le tableau de bord.
Le jour du changement en masse
Le jour de votre changement en masse, vos clients finaux seront migrés vers GoCardless par le biais de l'annulation, puis de la recréation de leurs mandats de prélèvement.
Numéro SUN Auddis-Live uniquement
Annulation des mandats existants
FM (Facilities Management (FM) avec agence)
Vous devrez prendre contact avec votre agence de prélèvement actuel pour lui demander d'annuler les mandats de vos clients finaux existants à la date convenue pour le changement en masse, ce qui signifie que vous ne serez plus en mesure de prélever des paiements par cet intermédiaire.
AG (Administration gérée (AG) avec numéro SUN AUDDIS-live)
Vous devrez annuler les mandats de vos clients finaux par l'intermédiaire de votre fournisseur de logiciel actuel à la date du changement en masse. Il ne s'agit pas d'un processus automatique, vous devrez veiller à le faire avant de créer de nouveaux mandats via GoCardless.
Numéro SUN Non-Auddis uniquement
Dernier cycle de prélèvement et annulation des mandats existants (soumission du code 19)
Pour les numéros SUN non-Auddis, l'annulation des mandats s'effectue en soumettant le code de transaction 19 accompagné d'une demande de paiement pour chaque mandat. Vous devrez donc configurer votre dernier prélèvement auprès votre fournisseur actuel pour la date convenue du changement en masse.
Comme pour tout changement en masse, nous devons obtenir l'autorisation de toutes les parties prenantes avant de procéder.
Par conséquent, veuillez vous assurer que vous avez parlé à un membre de GoCardless qui a confirmé que nous avons bien reçu la confirmation avant de prendre une quelconque mesure pour annuler les mandats.
Afin d'annuler les mandats existants avec votre fournisseur actuel, vous devrez soumettre le code de transaction 19 en même temps que votre dernier prélèvement avec votre fournisseur actuel.
Attention, il ne s'agit pas d'un processus automatique, vous devrez vous assurer de le faire avant de créer de nouveaux mandats via GoCardless.
Création de nouveaux mandats dans GoCardless - pour tous les numéros SUN
Vous devrez charger le fichier CSV précédemment validé et comprenant les informations de vos clients finaux dans votre compte GoCardless. Une fois le chargement effectué, nous traiterons l'importation et les nouveaux mandats de vos clients seront créés.
Remarque : cette action doit être effectuée avant 15 h 30 pour respecter la date limite de soumission imposée par Bacs.
Nous devons recevoir l'autorisation de notre banque sponsor avant de pouvoir procéder à cette étape.