Transférer des clients finaux vers GoCardless
Pour migrer vers GoCardless des mandats de prélèvement existants gérés par un autre fournisseur, sans intervention de la part du payeur, vous devez passer par une procédure de changement en masse.
Il vous suffira d’informer le payeur que vous changez de fournisseur de paiement et que la migration s’effectuera en arrière-plan. Aucune intervention de sa part ne sera nécessaire.
La première étape consiste à identifier la procédure de changement en masse adaptée à votre situation, car celle-ci varie en fonction du programme de paiement (région). Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre si vous utilisez GoCardless via une application partenaire, telle que GoCardless pour Xero (GC4X), GoCardless dans Xero (GCIX) ou d'autres.
Sélectionnez ci-dessous la procédure de changement en masse qui s'applique dans votre cas : programme Bacs (GBP) ou non-Bacs. Cliquez sur le lien correspondant pour découvrir comment lancer la procédure.
Vous utilisez une intégration partenaire ?
Que vous utilisiez déjà une intégration partenaire ou que vous souhaitiez en configurer une après la migration, vous pouvez la connecter à n’importe quelle étape de la procédure de changement en masse.
La procédure à suivre varie selon l’intégration partenaire utilisée : GoCardless pour Xero (GC4X) ou une autre intégration. Veuillez noter que GoCardless propose deux intégrations avec Xero : GoCardless pour Xero (GC4X) : une plateforme distincte qui prend également en charge les paiements en plusieurs échéances et le rapprochement automatique des mandats, et GoCardless dans Xero (GCIX) : une intégration qui s'exécute directement depuis la plateforme Xero et qui offre uniquement les fonctionnalités essentielles.
Vous utilisez GoCardless pour Xero ?
Si vous utilisez GoCardless pour Xero (GC4X), les mandats sont automatiquement rapprochés dans les deux sens. Une fois connectée, l’intégration importe vos mandats et vos clients Xero, puis les rapproche à partir de leurs adresses e-mail. Lorsque l’adresse e-mail associée à un mandat ne correspond pas à celle du contact Xero, vous devrez effectuer le rapprochement manuellement.
Il y a deux points à retenir :
- Le rapprochement est automatique lorsqu’un nouveau mandat ou un nouveau contact Xero est importé, ou lorsqu’un contact Xero existant est mis à jour. À l’importation d’un contact Xero, le rapprochement est effectué uniquement si ce contact n’est associé à aucun mandat.
- Les contacts Xero sont importés uniquement après l’émission d’une facture de vente à leur nom. Une facture non finalisée suffit.
Vous utilisez GoCardless dans Xero ?
Si vous utilisez GoCardless dans Xero (GCIX), le rapprochement des mandats s’effectue directement dans Xero. Vous devrez donc suivre la procédure correspondante dans Xero, et non dans GoCardless. Dans Xero, les mandats migrés apparaissent sous forme de formulaires de prélèvement auxquels aucun contact n’est associé. Vous devez ensuite les rattacher manuellement aux contacts correspondants. Consultez le guide de Xero pour découvrir comment associer un formulaire de prélèvement GoCardless à un contact.
Une fois le changement en masse effectué, l’association d’un mandat à un contact déclenche le paiement de toutes les factures de ce contact dont la date d’échéance n’est pas encore passée. Pour les factures dont la date d’échéance est passée, il vous suffit de les ouvrir, puis de cliquer sur « Enregistrer » sans rien modifier. Xero programmera le paiement via GoCardless dès que possible. Pour qu’une facture soit prélevée via GoCardless, le mode de paiement sélectionné doit être « GoCardless (prélèvement automatique) » et un mandat doit être associé au contact concerné.
Vous utilisez une autre intégration partenaire ?
Si vous utilisez une autre intégration partenaire, contactez l’équipe du partenaire pour confirmer les modalités : l’importation des mandats est-elle prise en charge, comment fonctionne leur rapprochement et à quelle étape de la procédure est-il préférable de connecter l’intégration ? La plupart des partenaires peuvent importer les mandats dans leur système, mais il est préférable de le confirmer avant la date de votre migration.
Sélectionnez votre procédure de changement en masse
Consultez l’article correspondant pour découvrir les étapes à suivre lors d'un changement en masse.
| Bacs (GBP) | Migration des prélèvements d'un programme de paiement Bacs (GBP) à l'aide de GoCardless via le tableau de bord ou une application partenaire |
| Non-Bacs (tous les autres programmes) | Migration des prélèvements d'un programme de paiement autre que Bacs (Autogiro en Suède, ACH aux États-Unis, BECS en Australie, DPA au Canada, BECS NZ en Nouvelle-Zélande, SEPA dans la zone euro) à l'aide de GoCardless via le tableau de bord ou une application partenaire. |
FAQ
En quoi consiste une procédure de changement en masse ?
Un changement en masse est une opération qui vous permet de migrer les prélèvements existants de vos clients finaux depuis votre fournisseur actuel vers votre nouveau fournisseur. Dans le cas présent, GoCardless.
En pratique, votre fournisseur actuel annulera l'ensemble de vos ordres de prélèvement à la date convenue pour le changement en masse, et GoCardless mettra en place de nouveaux ordres de prélèvement.
Combien de temps prend la procédure ?
La procédure de changement en masse du programme Bacs prend de 4 à 6 semaines du début à la fin et repose sur un effort collectif coordonné entre plusieurs parties. Dans le cadre de cet effort, un acte de changement en masse (un document juridique requis pour les changements en masse) devra être signé par toutes les parties impliquées dans le processus.
Afin que nous puissions créer les nouveaux ordres de prélèvement à la date de migration convenue, vous devrez préalablement rassembler et préparer les données de vos clients finaux, afin qu'elles soient prêtes à être chargées dans votre compte GoCardless à la date du changement en masse, soit 4 à 6 semaines après le début de la procédure.
Mes paiements et mon historique de paiement seront-ils transférés à GoCardless ?
Non, vos paiements et votre historique de paiement ne seront pas transférés à GoCardless. Une fois le changement en masse terminé, vous devrez configurer de nouveaux paiements dans notre système afin que vos clients finaux soient prélevés.
GoCardless va-t-il gérer les données de mes clients et assurer le lien avec mon fournisseur actuel pour effectuer le changement en masse ?
Bien que nous soyons à vos côtés pour vous offrir aide et conseils tout au long de la procédure de changement en masse, c'est vous qui serez responsable de la collecte des données de vos clients auprès de votre fournisseur actuel, ainsi que de leur formatage correct dans le fichier CSV et de leur chargement à la date convenue du changement en masse.
Nous ne serons pas en mesure de contacter votre fournisseur actuel, de gérer vos données client (en raison des restrictions du RGPD) ou de charger les données pour vous.
Quelles informations sur le client final dois-je recueillir ?
Nous avons besoin de certaines informations pour procéder au changement en masse, et plus particulièrement :
- Le nom complet de votre client final
- Son adresse e-mail
- Son adresse
- Ses coordonnées bancaires
Les informations requises devront être recueillies auprès de votre fournisseur actuel, puis formatées au format CSV que nous vous fournissons.
Vous trouverez un aperçu complet des informations requises pour mettre en place le prélèvement d'un client final dans GoCardless dans l'annexe figurant au bas de cette page.
Que faire si mes clients finaux ne disposent pas d'une adresse e-mail ?
Si vos clients finaux ne disposent pas d'une adresse e-mail, vous devrez leur envoyer des notifications concernant leurs paiements par le biais d'une autre méthode, par exemple par courrier. Cette fonctionnalité (notifications personnalisées) est réservée à nos plans Advanced et Pro. Elle est accessible via le module complémentaire « Expérience de paiement personnalisée et notifications aux payeurs », moyennant des frais mensuels supplémentaires.
Nous ne serons malheureusement pas en mesure de transférer vos instructions de prélèvement vers GoCardless si vous ne disposez pas des adresses e-mail de vos clients finaux et que vous utilisez le plan Standard ou que vous n’avez pas souscrit au module complémentaire « Expérience de paiement personnalisée et notifications aux payeurs ».
Que faire si des adresses e-mail en double apparaissent dans mes données de migration client ?
Chaque profil client GoCardless doit être associé à une adresse e-mail valide et unique. Les adresses e-mail en double utilisées pour plusieurs clients, ainsi que les adresses génériques ou associées au domaine du marchand (par exemple, l’utilisation de votre adresse e-mail professionnelle comme adresse fictive), ne sont pas acceptées.
Si votre fichier de migration contient des adresses e-mail en double, l’importation sera suspendue. Notre équipe vous contactera pour vous aider à corriger les données avant de poursuivre.
Si un client final ne dispose pas d’une adresse e-mail valide, les notifications doivent lui être envoyées par courrier postal. L’envoi de notifications par courrier postal est possible uniquement si vous gérez directement l’ensemble des communications avec vos clients finaux grâce à notre fonctionnalité des Notifications personnalisées.
Que dois-je faire une fois les données de mes clients récupérées auprès de mon fournisseur actuel ?
Avant la date de votre changement en masse, vous devrez créer un compte dans notre environnement de test Sandbox en vous rendant sur https://manage-sandbox.gocardless.com/signup, et en exécutant un chargement test de vos données pour vous assurer qu'elles sont formatées correctement.
Une fois que vous aurez configuré votre compte Sandbox, veuillez contacter notre équipe d'assistance pour nous indiquer que vous avez configuré le compte, ainsi que l'adresse e-mail avec laquelle vous l'avez configuré. Cela nous permettra de localiser votre compte Sandbox et d'activer l'outil de changement en masse qui s'y trouve.
Une fois l'outil activé et les données de vos clients correctement configurées dans votre fichier CSV, vous pourrez l'importer dans votre compte Sandbox en suivant les étapes décrites ici.
Dois-je informer mes clients finaux du changement de fournisseur ?
Oui. Le programme Bacs exige que vous informiez vos clients de votre changement de fournisseur de services de paiement.
Nous vous fournirons un modèle de lettre conforme aux exigences du programme Bacs que vous pourrez utiliser pour informer vos clients finaux du changement de fournisseur, que ce soit par la poste ou par e-mail. Il est obligatoire d'envoyer cette lettre avant la date de changement en masse pour pouvoir procéder au changement en masse.
Que se passe-t-il le jour du changement en masse ?
Gestion des installations (GI) : si votre méthode actuelle d'envoi des paiements par prélèvement s'effectue par l'intermédiaire d'un bureau de prélèvement, votre bureau actuel annulera les mandats clients qu'il détient à la date convenue du changement en masse. (Un bureau de prélèvement est un tiers qui soumet les paiements dans le système de prélèvement en votre nom, par ex. GoCardless.)
Administration gérée (AG) : si vous soumettez les paiements par prélèvement directement à une banque sponsor, et non par l'intermédiaire d'un tiers/bureau, vous serez responsable de l'annulation des mandats de vos clients à la date convenue du changement en masse.
Vous chargerez ensuite le fichier CSV contenant vos données client sur votre compte GoCardless (avant 15 h 30), et un membre de notre équipe sera averti et approuvera le chargement, ce qui permettra de procéder à la création de vos mandats de prélèvement.
Que se passe-t-il si je ne charge pas mes données avant la date limite pour le changement en masse ?
Si vous ne respectez pas la date limite de chargement de vos données, nous ne serons malheureusement pas en mesure de procéder au changement à la date convenue et nous devrons le reprogrammer.
Étant donné qu'un changement en masse implique l'annulation, puis la reconfiguration des mandats de prélèvement, vous ne pourrez plus percevoir de paiements via votre ancien fournisseur après l'annulation des mandats. Il est donc essentiel que les nouveaux mandats soient configurés dans GoCardless à la même date.
Si vous devez prélever des paiements peu de temps après la date convenue de votre changement en masse, le non-respect de la date limite risque d'entraîner un retard dans vos prélèvements.
Les prélèvements de mes clients finaux ont été transférés vers GoCardless. Et maintenant ?
Une fois le changement en masse terminé, vous pouvez commencer à créer des paiements pour vos clients finaux afin de vous assurer que leur service se poursuit de manière transparente et que vous continuez à recevoir vos paiements.
La méthode employée pour créer les paiements de vos clients finaux varie selon que vous utilisez une intégration directe à notre API, une connexion à GoCardless via une application partenaire ou votre tableau de bord GoCardless. Si vous avez des questions sur la création de paiements, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance pour obtenir de l'aide.
Annexe
| INFORMATIONS SUR LE CLIENT FINAL | EXEMPLE | REQUIS ? |
|---|---|---|
| Prénom | John | Requis* |
| Nom de famille | Smith | Requis* |
| Nom de la société | John's Gyms Ltd | - |
| Adresse e-mail | john.smith@exemple.com | Requis |
| Adresse (ligne 1) | Flat 12 | Requis |
| Adresse ligne 2 | 123 rue imaginaire | - |
| Adresse ligne 3 | Islington | - |
| Ville | Londres | Requis |
| Code postal | N1 1AB | Requis |
| Code de pays | GB | Requis |
| Compte bancaire : nom du titulaire du compte | John Smith | Requis |
| Compte bancaire : numéro de compte | 55779911 | Requis |
| Compte bancaire : code agence (code guichet) | 200000 | Requis |
| Référence personnalisée | GYM441231 | - |
*Vous devrez saisir soit le prénom et le nom de famille OU le nom de la société