La plupart de nos intégrations partenaires (notamment Xero, QuickBooks et teamup) ne prennent pas en charge le transfert automatique de vos abonnements existants vers leur logiciel.
Cela signifie que vous devrez à nouveau configurer les paiements réguliers de vos clients finaux dans le logiciel du partenaire, puis annuler les abonnements que vous avez actuellement configurés dans GoCardless. Le processus se déroule comme suit :
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Trouvez vos abonnements actifs dans votre tableau de bord GoCardless
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Assurez-vous que les registres clients correspondants sont configurés dans l'application partenaire.
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Rattachez les mandats GoCardless de vos clients finaux aux registres clients dans l'application partenaire
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Configurez les nouveaux paiements réguliers dans l'application partenaire
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Ouvrez un ticket avec notre équipe d'assistance pour demander l'annulation des abonnements de vos clients finaux, nous le ferons de manière silencieuse afin que vos clients ne reçoivent pas de notification d'annulation.
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Vérifiez que tout a été configuré correctement
Si vous utilisez GoCardless pour Xero, le processus diffère légèrement. Consultez notre guide pour transférer les abonnements des clients existants vers Xero pour en savoir plus.
1. Trouvez vos abonnements actifs dans votre tableau de bord GoCardless
Rendez-vous sur la page Abonnements de votre tableau de bord GoCardless et utilisez la liste déroulante des statuts pour filtrer les abonnements par statut « actif ». Cela vous permettra d'afficher tous les abonnements que vous avez configurés et qui sont actuellement actifs. Ce sont ces abonnements que nous allons transférer.
Lorsque vous cliquez sur un abonnement dans la liste, vous pouvez consulter les détails, y compris le client final auquel il est rattaché, à quelle fréquence le client est facturé et à quel moment le prochain paiement doit être prélevé.
2. Assurez-vous que les registres clients correspondants sont configurés dans l'application partenaire
Assurez-vous d'avoir un registre client configuré dans le logiciel partenaire pour chacun de vos clients finaux avec abonnements actifs dans GoCardless.
En règle générale, les nouveaux clients finaux sont configurés dans la section « Clients » du logiciel partenaire, mais l'intitulé peut parfois varier (comme « Abonnés » ou « Membres »).
3. Rattachez les mandats GoCardless de vos clients finaux aux registres clients dans l'application partenaire
Vous disposez désormais de registres clients dans GoCardless et de registres clients dans le logiciel partenaire. Vous devez maintenant les associer.
Si le logiciel que vous utilisez est répertorié ci-dessous, vous pouvez vous reporter à son guide pour effectuer cette manœuvre en quelques clics. Il suffit de cliquer sur le nom de l'application, puis de suivre les instructions :
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Xero
Si le logiciel partenaire ne prend pas en charge l'importation automatique des mandats depuis GoCardless, ce processus sera un peu plus manuel. Nous vous suggérons d'envoyer un e-mail à l'équipe d'assistance de l'application partenaire pour lui expliquer que vous souhaitez associer vos clients existants dans GoCardless à votre compte.
4. Configurez les nouveaux paiements réguliers dans l'application partenaire
Maintenant que vos clients finaux sont rattachés à leurs mandats GoCardless dans le logiciel partenaire, nous pouvons configurer nos paiements récurrents dans l'application partenaire avec le même montant et la même fréquence qu'auparavant.
Si le nombre de vos abonnements est relativement bas, poursuivez avec ce guide. Si au contraire vous disposez d'un nombre d'abonnements conséquent (nous dirions plus de 40), consultez notre guide sur l'utilisation d'une feuille de calcul pour faciliter le processus.
Depuis la page Abonnements, cliquez sur chaque abonnement pour afficher le montant et la fréquence de prélèvement de chaque client final.
Maintenant, configurez ces mêmes paiements dans le logiciel du partenaire :
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Pour les logiciels de facturation (p. ex. Xero ou QuickBooks), vous devez établir une facture récurrente pour le même montant que l'abonnement.
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Pour les logiciels d'abonnement (p. ex. teamup), vous devrez mettre en place un abonnement d'adhérent.
Pour que les paiements des clients finaux restent inchangés, assurez-vous de mettre en place le nouvel échéancier de paiement afin que le client final soit facturé le même jour. Le « Calendrier de l'abonnement » du tableau de bord vous aidera à déterminer quand le prochain paiement doit être prélevé.
Si le prochain paiement est dû dans moins de 7 jours, nous vous suggérons de configurer le nouvel échéancier de paiement pour la date d'échéance suivante, afin de vous assurer que les clients ne seront pas facturés deux fois par erreur.
5. Prenez soin d'annuler les abonnements de vos clients finaux figurant dans le tableau de bord afin d'éviter les doubles facturations
Maintenant que nous avons mis en place le même échéancier de paiement dans le logiciel partenaire, nous pouvons annuler les abonnements existants configurés dans le tableau de bord GoCardless, et laisser le logiciel partenaire prendre le relais.
Vous pouvez annuler vous-même les abonnements du tableau de bord via votre tableau de bord GoCardless, mais dans ce cas, vos clients finaux recevront un e-mail les informant de l'annulation.
Pour éviter que vos clients ne soient informés, veuillez plutôt ouvrir un ticket auprès de notre équipe d'assistance pour demander l'annulation des abonnements de vos clients et nous traiterons l'opération en mode silencieux pour vous. Si vous êtes un partenaire soulevant cette demande de la part d’un marchand, des informations supplémentaires vous seront demandées pour passer la sécurité.
Remarque : si le prochain paiement d'un client est dû dans les 7 prochains jours et que vous avez configuré les nouveaux paiements dans le logiciel partenaire pour commencer à partir de la date d'échéance suivante, vous devrez attendre le prélèvement du premier paiement avant de pouvoir annuler l'abonnement. Laissez-vous une note pour ne pas oublier de le faire.
6. Vérifiez que tout a été configuré correctement
À ce stade, assurons-nous qu'aucune erreur n'a été faite dans le processus. Vous devriez revérifier les points suivants :
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Vous avez créé un registre client dans le logiciel partenaire pour chaque client final avec un abonnement actif.
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Chaque registre client créé dans le logiciel partenaire a été associé à son mandat GoCardless
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Vous avez configuré les nouveaux paiements récurrents dans le logiciel partenaire en mode prélèvement
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Vous avez annulé les anciens abonnements configurés dans le tableau de bord GoCardless afin que le logiciel partenaire puisse maintenant prendre le relais.