Passer à GoCardless pour Xero lorsque vous utilisez des abonnements ou des plans du tableau de bord

Remarque : ce guide s'adresse aux utilisateurs du tableau de bord GoCardless qui utilisent des plans ou des abonnements et qui souhaitent commencer à utiliser GoCardless pour Xero.

Est-ce que j'utilise les abonnements ou les plans du tableau de bord ?

Rendez-vous sur la page Abonnements de votre tableau de bord GoCardless et utilisez la liste déroulante des statuts pour filtrer les abonnements par statut « Actif ». Vous verrez alors s'afficher tous les abonnements que vous avez configurés et qui sont actuellement actifs.

Si aucun abonnement n'est répertorié, vous n'avez rien à faire. Vous pouvez arrêter de lire ce guide.

Dois-je déplacer mes abonnements existants ?

Si vous utilisez les abonnements (y compris les plans) du tableau de bord GoCardless pour prélever automatiquement les paiements de vos clients finaux et que vous souhaitez commencer à utiliser GoCardless pour Xero, vous devrez décider comment gérer les paiements de vos clients finaux existants.

La configuration de nouveaux clients via GoCardless pour Xero est simple. Mais pour vos clients finaux existants, vous devez décider si vous souhaitez continuer à gérer leurs paiements via le tableau de bord ou si vous souhaitez les transférer vers Xero. Nous vous recommandons de les transférer afin de pouvoir gérer tous vos paiements depuis un même endroit.

Si vous souhaitez continuer à gérer vos clients existants via le tableau de bord, vous devez vous assurer que les paiements de leurs factures ne sont pas automatiquement prélevés. Consultez notre article ici sur les paramètres d’automatisation. Si vous souhaitez tout consolider dans GoCardless pour Xero, lisez la suite.

Étape par étape : transférer les abonnements des clients existants vers GoCardless pour Xero

GoCardless pour Xero ne prend pas en charge le transfert automatique de vos abonnements existants vers Xero.

Cela signifie que vous devez à nouveau configurer les paiements réguliers de vos clients finaux dans le logiciel GoCardless pour Xero, puis annuler les abonnements que vous avez actuellement configurés dans GoCardless. Le processus se déroule comme suit :

Trouvez vos abonnements actifs.
Créez des registres client correspondants dans Xero pour chacun de vos clients
Configurez des factures régulières dans Xero
Rattachez les mandats GoCardless de vos clients finaux aux registres clients dans GoCardless pour Xero
Prenez soin d'annuler les abonnements de vos clients finaux figurant dans le tableau de bord afin d'éviter les doubles facturations
Vérifiez que tout a été configuré correctement

1. Trouvez vos abonnements actifs.

Rendez-vous sur la page Abonnements de votre tableau de bord GoCardless et utilisez la liste déroulante des statuts pour filtrer les abonnements par statut « Actif ». Cela vous permettra d'afficher tous les abonnements que vous avez configurés et qui sont actuellement actifs. Ce sont ces abonnements que nous allons transférer.

Lorsque vous cliquez sur un abonnement dans la liste, vous pouvez consulter différents détails, y compris le client final auquel il est rattaché, à quelle fréquence le client est facturé et à quel moment le prochain paiement doit être prélevé.

2. Créez des registres clients correspondants dans Xero pour chacun de vos clients

Pour chaque client figurant dans GoCardless avec un abonnement actif, assurez-vous d’avoir un registre client correspondant configuré dans Xero.

Pour ce faire, rendez-vous dans Xero, sélectionnez Contacts, puis Clients finaux, puis Ajouter un client.

3. Configurez des factures régulières dans Xero

Si le nombre de vos abonnements est relativement bas, poursuivez avec ce guide. Si au contraire vous disposez d'un nombre d'abonnements conséquent (nous dirions plus de 40), consultez notre guide sur l'utilisation d'une feuille de calcul pour faciliter le processus.

Depuis la page Abonnements de GoCardless, cliquez sur chaque abonnement pour afficher le montant et la fréquence de prélèvement de chaque client final.

Dans Xero, sélectionnez Comptes, puis Ventes, puis dans la liste déroulante sélectionnez Nouveau, puis Facture répétée.

Configurez la facture répétée avec le même montant et le même échéancier, en veillant à saisir la date de fin de l'abonnement si celle-ci est présente dans GoCardless.

Spécifiez la date de prélèvement sur la facture comme la date à laquelle le prochain paiement devait avoir lieu dans le cadre de l’abonnement existant. Si le prochain paiement a déjà été soumis, ou s'il est prévu pour dans moins de 7 jours, utilisez la date d’échéance suivante.

4. Rattachez les mandats GoCardless de vos clients finaux aux registres clients dans GoCardless pour Xero

Vous disposez désormais de registres clients dans GoCardless et de registres clients dans GoCardless pour Xero. Nous devons maintenant les rattacher.

Cette opération s'effectue depuis GoCardless pour Xero. Suivez simplement les instructions sur le rattachement des clients dans Xero sur le site Web GoCardless pour Xero.

5. Prenez soin d'annuler les abonnements de vos clients finaux figurant dans le tableau de bord afin d'éviter les doubles facturations

Maintenant que nous avons mis en place les paiements récurrents dans Xero et que nous avons rattaché les mandats, nous pouvons annuler les abonnements existants configurés dans le tableau de bord, et laisser GoCardless pour Xero prendre le relais.

Vous pouvez annuler vous-même les abonnements du tableau de bord via votre tableau de bord GoCardless, mais dans ce cas, vos clients finaux recevront un e-mail les informant de l'annulation.

Pour éviter que vos clients ne soient informés, veuillez plutôt ouvrir un ticket auprès de notre équipe d'assistance pour demander l'annulation des abonnements de vos clients et nous traiterons l'opération en mode silencieux pour vous. Si vous êtes un partenaire qui traite cette demande au nom d’un marchand, vous devrez fournir des détails supplémentaires à des fins de sécurité.

Remarque : si le prochain paiement d'un client est dû dans les 7 prochains jours et que vous avez configuré les nouveaux paiements dans GoCardless pour Xero pour commencer à partir de la date d'échéance suivante, vous devrez attendre le prélèvement du premier paiement avant de pouvoir annuler l'abonnement. Laissez-vous une note pour ne pas oublier de le faire.

6. Vérifiez que tout a été configuré correctement

À ce stade, assurons-nous qu'aucune erreur n'a été faite dans le processus. Vous devriez revérifier les points suivants :

Vous avez créé un registre client dans Xero pour chaque client final avec un abonnement actif
Chaque registre client dans Xero a été rattaché à son mandat GoCardless à l'aide de GoCardless pour Xero
Vous avez configuré les nouvelles factures récurrentes dans Xero, à encaisser par prélèvement automatique
Vous avez annulé les anciens abonnements configurés dans le tableau de bord GoCardless afin que GoCardless pour Xero puisse maintenant prendre le relais