Migration des clients Bacs (GBP)

Cette procédure s’applique uniquement au programme Bacs. Pour tous les autres programmes, consultez l’article Migration des clients non-Bacs.

Vous migrez vos clients finaux vers GoCardless depuis votre fournisseur de prélèvement actuel ? Le changement en masse permet de transférer les mandats existants de vos clients finaux vers GoCardless, sans qu’ils aient besoin de mettre en place un nouveau prélèvement. Pour en savoir plus sur cette procédure, veuillez consulter Transférer des clients finaux vers Gocardless.

Avant de commencer

Terminez la vérification de votre compte GoCardless
Déterminez vos dates de migration (elles doivent toutes correspondre à des jours ouvrables) :
- Date du dernier prélèvement : la date à laquelle vous effectuerez votre dernier prélèvement auprès de votre fournisseur actuel. Elle doit être fixée au moins 1 jour ouvrable avant la date du changement en masse. Si vous utilisez un numéro SUN non enregistré auprès d’AUDDIS, consultez l’étape 5 ci-dessous : les dates peuvent varier selon l’option qui s’applique à votre situation.
- Date du changement en masse : la date à laquelle GoCardless configure vos mandats et votre fournisseur actuel les annule dans son système.
- Date du premier prélèvement : la date à laquelle le premier prélèvement sera effectué avec GoCardless (5 jours ouvrables après la date migration pour Bacs, et au moins 1 jour ouvrable après la date de migration pour les autres programmes).
Déterminez si vous êtes FM (Facilities management) ou MA (Managed administration) :
- FM – Vous passez par un bureau de prélèvement et ne possédez pas votre propre numéro SUN.
- MA – Vous possédez votre propre numéro SUN.
- Vous avez un doute ? Posez la question à votre fournisseur actuel, ne faites pas de supposition. Une erreur à ce stade risque de retarder la migration.

Bon à savoir :

La procédure prend de 4 à 6 semaines. Il s'agit d'une exigence du programme Bacs et nous ne sommes pas en mesure d'accélérer les choses.
Si votre cycle de facturation est complexe et ne comporte aucune période creuse permettant d’effectuer la migration, nous pouvons organiser un changement en masse progressif. Veuillez le préciser dès l’ouverture de votre demande, car il s’agit d’une procédure particulière et non de l’option par défaut.
Le transfert concerne uniquement les mandats. Vous devrez recréer les paiements et les abonnements dans GoCardless après la migration.
Si vous avez déjà effectué un changement en masse, remplissez ce formulaire pour lancer la procédure.

Les étapes

1. Lancez votre demande.

Vous effectuez un changement en masse pour la première fois ?
Créez votre compte GoCardless, puis rendez-vous dans Paramètres → Importations → Importer → Changement en masse de clients.

Vous avez déjà effectué un changement en masse ?
Envoyez votre demande à l'aide de ce formulaire.

Avant de soumettre votre demande, assurez-vous de disposer des informations suivantes :

Votre numéro SUN (numéro d'utilisateur du service) et le nom auquel il est enregistré
Le statut AUDDIS de votre numéro SUN (actif ou non)
Le nombre de mandats à migrer
Une date de migration prévue au moins 4 semaines plus tard, un jour ouvrable.

2. Signez l'acte.

Ce document légal transfère la responsabilité à GoCardless. Téléchargez-le depuis votre tableau de bord ou retrouvez-le ici :

Si votre société est constituée en personne morale, téléchargez cet acte.
Si votre société n’est pas constituée en personne morale, téléchargez cet acte.
Si votre société est une association avec SIREN, téléchargez cet acte.
S'il s'agit d'une association non enregistrée, téléchargez cet acte.

Comment remplir l'acte ?

Assurez-vous que le document est propre et complet : pas de ratures ni d’ajouts. Le témoin peut utiliser l’adresse de votre société. Envoyez le document via le même lien d’importation.
L’acte doit être imprimé, signé à la main, puis numérisé. Les signatures électroniques ne sont pas autorisées.
FM ? C’est votre bureau de prélèvement qui se charge de remplir l'acte. Téléchargez l’acte approprié et demandez à votre fournisseur actuel de le remplir.
MA ? Vous devez remplir l'acte vous-même en indiquant la date d’attribution de votre numéro SUN et son intitulé complet, à faire confirmer par votre banque sponsor. Ces informations doivent correspondre exactement à votre nom légal : « Ltd » n’est pas équivalent à « Limited ».

Si une deuxième signature est nécessaire (secrétaire, directeur, ou *témoin), rayez les fonctions inutiles pour identifier clairement le rôle de la personne qui signe.
Le nom associé au numéro SUN dans les sections 1.1 et 3.3 doit être strictement identique, sauf dérogation confirmée par votre ancien fournisseur.

3. Notifiez vos clients finaux.

Une fois votre demande soumise, nous vous transmettrons un modèle validé par Bacs. Veuillez l’envoyer à tous vos clients finaux avant la migration. Vous pouvez le personnaliser, mais vous ne devez supprimer aucune des informations qu’il contient.

4. Préparez vos données.

Pour chaque client final, préparez les informations suivantes : nom (ou raison sociale), numéro de compte et code guichet, adresse e-mail et adresse postale. Il vous manque des adresses e-mail ? Vous devrez activer les notifications personnalisées (un module complémentaire payant). Sans adresse e-mail unique ni notifications personnalisées activées, nous ne pourrons pas traiter le registre du client final concerné.

Si vous disposez d’un compte Sandbox, vous pouvez charger votre fichier dans cet environnement afin de le tester. Vous pouvez également le charger le fichier dans votre compte GoCardless actif pour le valider et le soumettre pour approbation. L’approbation et la création des registres clients n’auront lieu qu’à la date prévue et autorisée pour le changement en masse.

Cliquez ici pour consulter les exigences relatives aux données de migration des clients.

COLONNE	DONNÉES	Informations
A, B, C	Customer.given_name et customer.family_name OU customer.company_name	Saisissez le prénom et le nom de famille du client final OU le nom de la société. Si votre ancien fournisseur a exporté les noms complets de vos clients finaux dans une seule cellule, plutôt que de faire la différence entre prénom et nom de famille, vous pouvez utiliser la fonction texte en colonnes d'Excel pour les séparer. Exemple : John et Smith OU John’s Gym Ltd
D	customer.email	Chaque client final doit disposer d'une adresse e-mail valide pour pouvoir recevoir les notifications de GoCardless au sujet de ses paiements. Si vous prévoyez d’envoyer vos propres notifications à vos clients finaux, veuillez contacter votre responsable de compte. *Exemple : john.smith@exemple.com*
E, F, G, H, I, J	Customer.address_line1 Customer.address_line2 customer.address_line3 customer.city customer.postal_code customer.country_code	Le programme BACS exige qu'une adresse soit rattachée au mandat de prélèvement d'un client final. Address line 1 (adresse ligne 1), City (ville), postcode (code postal) et country code (code pays) sont des champs obligatoires. Les codes postaux peuvent être saisis avec ou sans espaces. Le code du pays doit être répertorié en tant que référence de deux caractères seulement. Pour les adresses au Royaume-Uni, utilisez GB. *Exemple : 65 Goswell Road, London, EC1V 7EN, GB*
K	customer.phone_number	(Facultatif) Exemple : +44 20 8338 9540
L	bank_account.account_holder_name	Ce champ est distinct du champ de saisie « nom », car le nom du titulaire du compte peut différer du nom de la personne (par exemple, il peut inclure un second prénom) ou du nom de la société. Exemple : John Smith
M	bank_account.account_number	Un compte bancaire libellé en GBP est obligatoire pour les paiements par prélèvement Bacs. Format standard à 8 caractères. Exemple : 55779911
N	bank_account.branch_code	Format à 6 caractères. Il peut être saisi avec ou sans tirets ou espaces, p. ex. 200000, 20-00-00 et 20 00 00 sont tous autorisés. Exemple : 200000
O	bank_account.metadata.bank_custom_key	(Facultatif) – Utilisez ce champ pour ajouter une référence personnalisée pour votre client final, si nécessaire. Cette référence sera rattachée à votre compte bancaire dans votre tableau de bord sous forme de champ consultable. Exemple : JAM12251
P	customer.metadata.custom_reference	(Facultatif) – Utilisez ce champ pour ajouter une référence personnalisée pour votre client final, si nécessaire. Cette référence sera rattachée à votre client final dans votre tableau de bord sous forme de champ consultable. Exemple : GYM441231
Q	mandate.metadata.mandate_custom_key	(Facultatif) – Utilisez ce champ pour ajouter une référence personnalisée pour votre client final, si nécessaire. Cette référence sera rattachée à votre mandat dans votre tableau de bord sous forme de champ consultable. Exemple : WIL12251
R	customer.language	Cette information détermine la langue des notifications envoyées au client final. Exemple : fr

5. Le jour de la migration.

AUDDIS actif, FM : votre bureau de prélèvement annule les anciens mandats.
AUDDIS actif, MA : vous annulez les mandats via votre logiciel actuel.
Non-AUDDIS actif – deux options s'offrent à vous :
- Option 1 (recommandée) : la date du dernier prélèvement et la date du changement en masse sont identiques. Ce jour-là, votre ancien fournisseur soumet le code de transaction 19 pour chaque mandat. Attendez d’abord notre feu vert avant de procéder.
- Option 2 (uniquement si vous ne pouvez pas faire coïncider les dates) : la date du dernier prélèvement et celle du changement en masse sont différentes. Aucun code de transaction 19 n’est nécessaire. En revanche, vos clients finaux verront temporairement deux mandats de prélèvement actifs sur leur compte bancaire : l’ancien et le nouveau mandat GoCardless. En complément du courrier habituel, nous vous enverrons une lettre de notification supplémentaire demandant aux clients d’annuler leur ancien mandat une fois la date du changement en masse passée. Si cette situation vous concerne, prévenez-nous, car l'option ne s’applique pas par défaut.
Chargez ensuite vote ficher CSV. Une fois approuvés, vos nouveaux mandats sont activés, au plus tard à 15 h 30, heure limite fixée par le programme Bacs.

Vous dépassez l'heure limite de 15 h 30 ?

La migration devra être reprogrammée. Vu que les anciens mandats auront déjà été annulés, les prélèvements prévus peu après risquent d’être retardés. Il est donc préférable de prévoir une marge de sécurité.

Une fois la migration terminée

Une fois la migration terminée, vous devrez recréer vos paiements et vos abonnements, car ils ne sont pas transférés automatiquement. Nous ne pouvons ni échanger avec votre ancien fournisseur ni gérer vos données clients à votre place, mais nous restons à votre disposition si vous avez besoin d’aide.

Si vous utilisez une intégration partenaire, veillez à associer les mandats aux clients finaux correspondants afin de pouvoir programmer les prélèvements.

Vous utilisez GoCardless pour Xero ?

Si vous utilisez GoCardless pour Xero (GC4X), les mandats sont automatiquement rapprochés dans les deux sens. Une fois connectée, l’intégration importe vos mandats et vos clients Xero, puis les rapproche à partir de leurs adresses e-mail. Lorsque l’adresse e-mail associée à un mandat ne correspond pas à celle du contact Xero, vous devrez effectuer le rapprochement manuellement.

Il y a deux points à retenir :

Le rapprochement est automatique lorsqu’un nouveau mandat ou un nouveau contact Xero est importé, ou lorsqu’un contact Xero existant est mis à jour. À l’importation d’un contact Xero, le rapprochement est effectué uniquement si ce contact n’est associé à aucun mandat.
Les contacts Xero sont importés uniquement après l’émission d’une facture de vente à leur nom. Une facture non finalisée suffit.

Vous utilisez GoCardless dans Xero ?

Si vous utilisez GoCardless dans Xero (GCIX), le rapprochement des mandats s’effectue directement dans Xero. Vous devrez donc suivre la procédure correspondante dans Xero, et non dans GoCardless. Dans Xero, les mandats migrés apparaissent sous forme de formulaires de prélèvement auxquels aucun contact n’est associé. Vous devez ensuite les rattacher manuellement aux contacts correspondants. Consultez le guide de Xero pour découvrir comment associer un formulaire de prélèvement GoCardless à un contact.

Une fois le changement en masse effectué, l’association d’un mandat à un contact déclenche le paiement de toutes les factures de ce contact dont la date d’échéance n’est pas encore passée. Pour les factures dont la date d’échéance est passée, il vous suffit de les ouvrir, puis de cliquer sur « Enregistrer » sans rien modifier. Xero programmera le prélèvement via GoCardless dès que possible. Pour qu’une facture soit prélevée via GoCardless, le mode de paiement sélectionné doit être « GoCardless (prélèvement automatique) » et un mandat doit être associé au contact concerné.

Vous utilisez une autre intégration partenaire ?

Si vous utilisez une autre intégration partenaire, contactez l’équipe du partenaire pour confirmer les modalités : l’importation des mandats est-elle prise en charge, comment fonctionne leur rapprochement et à quelle étape de la procédure est-il préférable de connecter l’intégration ? La plupart des partenaires peuvent importer les mandats dans leur système, mais il est préférable de le confirmer avant la date de votre migration.