Présentation de la procédure de modification en masse SEPA

Pour lancer la procédure de changement en masse, vous devez d'abord créer un compte GoCardless et compléter le processus de vérification.

Remarque : GoCardless examine les demandes de cette nature au cas par cas. Nous exigeons que certains critères soient remplis pour traiter un changement en masse.

Pour commencer, rendez-vous dans la section Client final de votre tableau de bord et cliquez sur Continuer sur la bannière indiquant Migrer depuis un autre fournisseur de prélèvement.

Pour lancer la procédure, vous devez signaler à votre fournisseur actuel que vous souhaitez effectuer ce changement en masse.

Lorsque les mandats sont transférés à GoCardless (à la date convenue par toutes les parties concernées), GoCardless les modifie à l'aide des nouvelles informations. Ces informations incluent les nouvelles références et, le cas échéant, la modification de l'Identifiant Créancier SEPA (ICS).

Important : les paiements/abonnements ne seront pas transférés depuis votre ancien fournisseur. Ils devront à nouveau être créés une fois les clients importés dans votre tableau de bord GoCardless.

Les étapes de la procédure du changement de masse et les informations qui vous sont demandées dépendent de l'option de migration que vous avez choisie :

Option 1	Conserver l'identifiant créancier SEPA (ICS), le nom ICS et les références uniques de mandat (RUM) existants. Remarque : cette option n'est disponible que pour les marchands ayant souscrit une offre personnalisée.
Option 2	Conserver l'identifiant créancier SEPA (ICS) et le nom ICS existants. Modifier les références uniques de mandat (RUM) existants. Remarque : cette option n'est disponible que pour les marchands ayant souscrit une offre personnalisée.
Option 3	Conserver les références uniques de mandat (RUM) existants. Modifier l'identifiant créancier SEPA (ICS) et le nom ICS existants.
Option 4	Modifier l'identifiant créancier SEPA (ICS), le nom ICS et les références uniques de mandat existants.

Pour chaque option, différentes colonnes devront être complétées dans le modèle CSV de changement de masse ; dans certains cas, certaines colonnes devront être ajoutées ou supprimées.

Notification des clients finaux

Conformément aux exigences du système de prélèvement bancaire, vous devez informer les clients finaux du changement de fournisseur de prélèvement SEPA, ainsi que des modifications apportées à leur RUM, référence unique de mandat. Vous devez également leur confirmer l'ancien et le nouveau identifiant ICS. Le courrier de notification devra de plus indiquer la date à laquelle le changement aura lieu.

Remarque : si vous ne bénéficiez pas de l'offre GoCardless Advanced ou GoCardless Pro et si vous n'utilisez pas notre module complémentaire d'expérience de paiement personnalisée et de notifications aux payeurs, vous n'aurez connaissance des RUM, références uniques des mandats, de vos clients finaux qu'au moment de leur mise en place avec GoCardless. Les clients qui utilisent notre offre Advanced ou Pro et qui utilisent notre module complémentaire d'expérience de paiement personnalisée et de notifications aux payeurs peuvent définir leurs propres références de mandat personnalisées. Si cette option vous intéresse, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance pour lui soumettre votre demande.

À cet effet, nous mettrons à votre disposition un modèle de notification comprenant toutes les informations devant figurer dans l'avis.

Nous vous conseillons d'informer vos clients en utilisant le ou les mêmes canaux de communication que d'habitude (c'est à dire, bulletin d'information, e-mail, courrier postal, etc.) pour garantir la bonne réception de l'avis.

Exemple de modèle d'e-mail pour informer vos clients finaux

Cher(ère) [nom du client final],

[Nom du marchand] a changé de prestataire de prélèvement et les informations [RUM, référence unique de mandat] et [identifiant créancier SEPA (ICS)] apparaîtront désormais sur vos relevés bancaires. Aucune action n'est requise de votre part pour continuer à effectuer des paiements par prélèvement. Cette modification n'aura aucune incidence sur le service qui vous est fourni.

Si vous avez des questions concernant ce changement, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse [coordonnées du marchand].

Cordialement,

[Nom du marchand]

Processus de migration

Avant la date de votre changement en masse, vous pouvez créer un compte dans notre environnement de test Sandbox en vous rendant sur https://manage-sandbox.gocardless.com/signup, et en exécutant un chargement test de vos données pour vous assurer qu'elles sont formatées correctement.

Une fois que vous aurez configuré votre compte Sandbox, veuillez contacter notre équipe d'assistance pour nous indiquer que vous avez configuré le compte, ainsi que l'adresse e-mail avec laquelle vous l'avez configuré. Cela nous permettra de localiser votre compte Sandbox et d'activer l'outil de changement en masse qui s'y trouve.

Une fois l'outil activé et les données de vos clients correctement configurées dans votre fichier CSV, vous pourrez l'importer dans votre compte Sandbox en suivant les étapes décrites ici.

Conserver l'identifiant créancier SEPA (ICS) et le nom ICS (Option 1 et 2)

Si vous souhaitez migrer vos clients finaux existants vers GoCardless et que vous prévoyez de conserver votre propre identifiant créancier SEPA (ICS) et nom ICS, vous devez télécharger les détails du mandat à l'aide du fichier CSV de téléchargement en masse complété.

Modifier l'identifiant créancier SEPA (ICS) (Option 3 et 4)

Si vous souhaitez migrer vos clients finaux existants vers GoCardless et que vous n'avez pas votre propre identifiant créancier SEPA (ICS) ou que vous ne prévoyez pas d'en avoir un, vous devrez modifier vos mandats afin qu'ils soient retirés de leur identifiant créancier SEPA existant (l'ancien fournisseur) et ajoutés à un identifiant créancier SEPA GoCardless (votre nouveau fournisseur).

La première étape consistera à créer votre compte GoCardless et à configurer votre identifiant créancier SEPA, en utilisant l'ICS partagé de GoCardless.

L'étape suivante consiste à télécharger les informations relatives au mandat à l'aide du modèle CSV de changement en masse et à les importer dans le tableau de bord.

Lorsque votre premier cycle de paiement est soumis, une modification est soumise en même temps. Cette modification indique à la banque du payeur que son mandat existant est transféré de l'ICS existant (l'ancien fournisseur) à l'ICS de GoCardless (votre nouveau fournisseur).

Exigences liées à la migration des données du client final

IMPORTANT: lorsque vous effectuez un changement en masse dans le cadre du programme SEPA, il est essentiel de vous assurer que vous remplissez correctement les champs suivants dans votre modèle de fichier .csv ; des données incorrectes peuvent entraîner un échec en masse des paiements et des mandats une fois les informations soumises. Veuillez vous reporter au tableau ci-dessous :

amendment.original_mandate_reference—Cette référence doit être propre à chaque client final et doit correspondre à l'identifiant unique rattaché au mandat original lors de sa création.

amendment.original_creditor_id—Cet identifiant doit être l'identifiant créancier SEPA (ICS) utilisé pour tous les mandats actuellement détenus. Ce champ devrait donc être le même pour tous les clients finaux.

amendment.original_creditor_name—Il doit s'agir du créancier actuel, c'est-à-dire du nom qui est actuellement associé à l'ICS. Il peut s'agir du nom de votre organisation ou du nom de votre fournisseur actuel. Si vous n'êtes pas sûr, il est préférable de vérifier auprès de votre fournisseur actuel pour qu'il puisse confirmer.

DONNÉES	INFORMATIONS
Customer.given_name et customer.family_name OU customer.company_name	Saisissez le prénom et le nom de famille du client final OU le nom de la société. Si votre ancien fournisseur a exporté les noms complets de vos clients finaux dans une seule cellule, plutôt que de faire la différence entre prénom et nom de famille, vous pouvez utiliser la fonction texte en colonnes d'Excel pour les séparer. Exemple : Jean et Dupont OU Jean’s Shop
customer.email	Chaque client final doit disposer d'une adresse e-mail valide pour pouvoir recevoir les notifications de GoCardless au sujet de ses paiements. Si vous prévoyez d’envoyer vos propres notifications à vos clients finaux, veuillez contacter votre responsable de compte. Exemple : jean.dupont@exemple.com
Customer.address_line1 Customer.address_line2 customer.address_line3 customer.city customer.postal_code customer.country_code	Saisissez l'adresse postale du client final ; chaque ligne de l'adresse doit être répartie dans les colonnes correspondantes. (Remarque : les colonnes E, H, I et J sont des champs obligatoires). Exemple : Appartement 12, 123 rue imaginaire, 7e arrondissement, Paris, 75007, FR
customer.phone_number	(Facultatif)
bank_account.account_holder_name	Ce champ est distinct du champ de saisie « nom », car le nom du titulaire du compte peut différer du nom de la personne (par exemple, il peut inclure un second prénom) ou du nom de la société. Exemple : Jean Dupont
bank_account.iban	L'IBAN peut être saisi avec ou sans espaces. Notre système accepte les deux formats. Exemple : FR1420041010050500013M02607
amendment.original_mandate_reference	RUM, référence unique de mandat du client final Exemple : REFNMANDATE
amendment.original_creditor_id	Il s'agit de votre identifiant de créancier (ICS) utilisé pour traiter les paiements de vos clients finaux. Exemple : FR123OTHERBANK
amendment.original_creditor_name	Nom du créancier actuel (nom ICS) Exemple : le nom de votre ICS actuel
bank_account.metadata.bank_custom_key	(Facultatif) – Utilisez ce champ pour ajouter une référence personnalisée pour votre client final, si nécessaire. Cette référence sera rattachée à votre compte bancaire dans votre tableau de bord sous forme de champ consultable. Exemple : JAM12251
customer.metadata.custom_reference	(Facultatif) – Utilisez ce champ pour ajouter une référence personnalisée pour votre client final, si nécessaire. Cette référence sera rattachée à votre client final dans votre tableau de bord sous forme de champ consultable. Exemple : JEAN441231
mandate.metadata.mandate_custom_key	(Facultatif) – Utilisez ce champ pour ajouter une référence personnalisée pour votre client final, si nécessaire. Cette référence sera rattachée à votre mandat dans votre tableau de bord sous forme de champ consultable. Exemple : WIL12251
customer.language	Cette information détermine la langue des notifications envoyées au client final. Exemple : fr

Saisie des coordonnées bancaires locales (à la place de l'IBAN)

Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir les coordonnées bancaires de vos clients finaux au format local plutôt qu'au format IBAN.
Pour ce faire, vous devez ajouter des champs de colonne supplémentaires dans le modèle CSV de changement en masse que vous avez téléchargé.

Les champs de colonne supplémentaires sont :

TITRE DE COLONNE	CE QUE VOUS DEVEZ SAISIR (FR utilisé comme exemple)
bank_account.bank_code	SWIFT / BIC
bank_account.branch_code	Code guichet
bank_account.account_number	Numéro de compte
bank_account.country_code	FR

Ces colonnes peuvent être ajoutées après les colonnes par défaut dans le modèle téléchargé. Elles peuvent être saisies dans n'importe quel ordre, mais les titres doivent correspondre exactement à ce qui précède.

Les colonnes obligatoires et facultatives dans chaque scénario sont indiquées ci-dessous :

COLONNE	Option 1 – conserver l'ICS, le nom et la référence unique de mandat existants.	Option 2 – conserver l'ICS et le nom existants, modifier la référence unique de mandat.	Option 3 – conserver la référence unique de mandat existante, modifier l'ICS et le nom.	Option 4 – ne rien conserver, modifier l'ICS, le nom et la référence unique de mandat.
customer.given_name	Requis	Requis	Requis	Requis
customer.family_name	Requis	Requis	Requis	Requis
customer.company_name	Facultatif	Facultatif	Facultatif	Facultatif
customer.email	Requis	Requis	Requis	Requis
customer.address_line1	Requis	Requis	Requis	Requis
customer.address_line2	Facultatif	Facultatif	Facultatif	Facultatif
customer.address_line3	Facultatif	Facultatif	Facultatif	Facultatif
customer.city	Requis	Requis	Requis	Requis
customer.postal_code	Requis	Requis	Requis	Requis
customer.country_code	Requis	Requis	Requis	Requis
bank_account.account_holder_name	Requis	Requis	Requis	Requis
bank_account.iban	Requis	Requis	Requis	Requis
amendment.original_mandate_reference	Non requis - à supprimer	Requis	Non requis - à supprimer	Requis
amendment.original_creditor_id	Non requis - à supprimer	Non requis - à supprimer	Requis	Requis
amendment.original_creditor_name	Non requis - à supprimer	Non requis - à supprimer	Requis	Requis
customer.metadata.custom_reference	Facultatif	Facultatif	Facultatif	Facultatif
customer.language	Facultatif	Facultatif	Facultatif	Facultatif
mandate.reference	Obligatoire (les références uniques de mandat personnalisées doivent être activées)	Facultatif (si utilisé, les références uniques de mandat personnalisées doivent être activées. Si ce n'est pas le cas, la colonne n'est pas nécessaire)	Obligatoire (les références uniques de mandat personnalisées doivent être activées)	Non requis