Fonctionnement du rapprochement automatique (GoCardless pour Xero)
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Rapprochement entre GoCardless et Xero
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Rapprochement des paiements internationaux
1. Rapprochement entre GoCardless et Xero
Pour que le rapprochement fonctionne entre GoCardless et Xero, vous devez disposer de deux comptes bancaires dans Xero.
GoCardless perçoit des frais sur toutes les transactions réussies, qui sont prélevés sur les paiements que vous recevez de vos clients finaux. Cela signifie que le montant net reçu pour une facture donnée n'est pas égal au montant total dû pour chaque facture, et que les frais prélevés par GoCardless doivent être enregistrés dans vos comptes. L'utilisation d'un compte de compensation permet de rapprocher les deux.
Nous faisons apparaître un paiement pour le montant total de la facture dans le compte de compensation. Ensuite, le jour où vous recevez les versements de GoCardless (qui peuvent inclure plusieurs versements de clients) nous :
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Faisons apparaître les frais GoCardless sur votre compte de frais désigné
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Procédons au virement du versement (net de frais) sur votre compte courant
De la sorte, votre compte de compensation affiche le montant intégral des transactions et le rapprochement de votre compte courant s'effectue simplement en identifiant une transaction pour chaque transfert, plutôt que de devoir identifier de multiples factures et frais individuels.
Sur la page de rapprochement de votre compte courant, une fois vos flux bancaires importés, votre reçu émis par GoCardless devrait automatiquement correspondre au rapprochement du transfert que nous avons créé à partir du compte de prélèvement.
Pour l'instant, la seule étape du processus de rapprochement que nous ne pouvons pas encore automatiser réside dans le rapprochement final du transfert quittant le compte de prélèvement. Lorsque vous consultez la page des Transactions du compte de prélèvement, le transfert s'affiche comme non rapproché.
Pour effectuer un rapprochement, cliquez sur la transaction, puis sur Options (en haut à droite des détails de la transaction), puis sélectionnez Marquer comme rapproché.
Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter notre vidéo disponible ici.
2. Rapprochement des paiements internationaux
Le prélèvement de paiements internationaux signifie que le paiement sera prélevé dans la devise de votre client, puis converti et versé dans votre devise locale. Cette conversion de devise doit apparaître dans Xero, et ceci est géré au niveau du compte provisoire de prélèvement qui est créé pour vous dans Xero.
Pour mieux illustrer cette procédure, nous allons utiliser l'exemple du rapprochement d'une facture prélevée dans une devise étrangère :
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Dans cet exemple, nous supposerons que l'entreprise est basée au Royaume-Uni. Nous utiliserons une facture émise en USD, facturée à un client aux États-Unis. La facture s'élève à 120 $ et sa date d'échéance est fixée au 12/08/2020.
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À la date d'échéance de la facture, le paiement est prélevé sur le compte bancaire du client final par GoCardless. La facture est marquée comme payée dans Xero le même jour, et ce paiement est versé sur le compte provisoire de prélèvement libellé en USD.
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À la date du versement, les fonds sont transférés par GoCardless sur votre compte bancaire. Dans Xero, à cette même date, deux transactions s'afficheront dans le compte de prélèvement en USD :
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Un virement « SPEND » du montant du versement (net de frais) depuis votre compte de prélèvement en USD vers les Virements multidevises GoCardless (dans notre exemple, il s'agit du paiement net de 116,82 $)
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Un virement « SPEND » des frais de versement provenant du compte de prélèvement en USD sur votre compte de frais désigné (dans notre exemple, ce sont les frais d'un montant de 3,18 $)
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Sur la page de rapprochement de votre compte courant, une fois vos flux bancaires importés, votre reçu émis par GoCardless devrait automatiquement correspondre au rapprochement du transfert que nous avons créé à partir du Virement multidevises GoCardless.
Dans notre exemple, il s'agit du montant de 89,39 £ (ce qui représente les 116,82 $ ci-dessus, convertis en utilisant le taux de change GoCardless). -
Pour afficher les plus ou moins-values réalisées en raison des différences entre les taux de change de Xero et les taux de change de GoCardless, veuillez sélectionner Comptabilité > Rapports > Transactions sur compte. Effectuez une recherche pour « GoCardless » dans la liste des comptes pour trouver votre Compte des virements multidevises (si vous n'êtes pas sûr de quel compte il s'agit, accédez à la page des paramètres de rapprochement Xero dans le tableau de bord GoCardless pour Xero). Vous devriez alors voir s'afficher des entrées d'argent en différentes devises (dans le cas présent en USD), et des sorties dans votre devise GoCardless locale (dans le cas présent en GBP). L'argent restant sur ce compte représentera la plus/moins-value réalisée en raison de la différence entre le taux de change de Xero et le taux de change de GoCardless.
Remarque : les frais liés aux paiements prélevés et convertis à l'aide des paiements internationaux avec conversion de devises ne seront pas visibles dans GoCardless pour Xero avant le début du mois suivant.