Entendemos que no siempre es posible obtener la autorización de pago de tu cliente mediante un formulario en línea, o no es la manera en la que normalmente interactúas con tus clientes.
Para ayudar con esto, ofrecemos opciones de autorización en papel y por teléfono en los Estados Unidos (ACH). Antes de utilizar estas opciones, es importante tener en cuenta que existen requisitos de cumplimiento que rigen la configuración de autorizaciones de esta manera. Por lo tanto, sigue atentamente el proceso y la orientación pertinentes que se indican a continuación.
Casos de uso/programaciones de autorizaciones de ACH
Antes de comenzar con las opciones en papel y por teléfono, a continuación detallamos los tres tipos de autorización de ACH que tu cliente puede configurar: puntual, recurrente y permanente.
| Puntual | Recurrente | Permanente | |
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Casos de uso |
Una autorización puntual para una transferencia de fondos única. |
Un cobro recurrente a intervalos regulares programados. |
Una autorización anticipada para futuros cobros iniciados por la acción afirmativa de un cliente. |
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Ejemplos |
Pagar un cargo inicial por adelantado para inscribirse en un gimnasio. |
Pagar una factura mensual regular de servicios públicos. |
Pagar por acciones realizadas a través de una cuenta de corretaje. |
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Cantidad |
Puede ser cualquier cantidad establecida. |
Puede ser cualquier cantidad establecida o un rango razonable previamente acordado (para que sea "razonable", generalmente debe ser proporcional a los bienes/servicios que se compran, por ejemplo, no sería razonable pedirle a tu cliente que autorice un rango de 10 $ a 10.000 $) para una factura de teléfono). |
La cantidad puede cambiar cada vez, pero deberá acordarse mediante la acción afirmativa de tu cliente (consulta “acción futura del cliente”). |
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Frecuencia |
Pago puntual. |
Plazos regulares (p. ej. semanal, mensual, trimestral). |
Plazos irregulares: al igual que con la cantidad, deberá acordarse mediante la acción afirmativa de tu cliente (consulta “acción futura del cliente”). |
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Acción futura del cliente |
No se requiere ninguna acción futura por parte del cliente para iniciar el cargo. |
No se requiere ninguna acción futura por parte del cliente para iniciar el cargo. |
El cliente solo puede iniciar cargos futuros mediante acción afirmativa; esta acción debe: (1) estar establecida en la autorización (es decir, tu cliente tiene que saber de antemano qué acción debe tomar); y (2) ser tomada por el cliente (por ejemplo, realizando un pedido al negocio). Una acción afirmativa no puede ser ninguna acción. |
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Cambios en la cantidad o el plazo (frecuencia) |
No aplicable: la cantidad y el plazo de una autorización formalizada no se pueden cambiar. Si es necesario un cambio, el cliente debe cancelar la autorización de cargo existente y realizar una nueva. |
Si la cantidad difiere del último cargo, o de la cantidad/rango acordados previamente, deberás avisar a tu cliente al menos 10 días naturales antes del cargo. Si los plazos difieren de la fecha/frecuencia acordada previamente, deberás avisar a tu cliente al menos 7 días naturales antes del cargo. |
No aplicable: los cargos futuros solo pueden ser iniciados por el cliente mediante una acción afirmativa adicional. Tanto la cantidad como el plazo del cargo dependen de la acción afirmativa del cliente. |
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Notificaciones |
Cuando tengamos una dirección de correo electrónico de cliente válida, GoCardless notificará a tu cliente, en la fecha de pago o antes, que hay un pago pendiente. Si tienes las notificaciones personalizadas habilitadas en tu cuenta de GoCardless o no has podido recopilar una dirección de correo electrónico de cliente válida, serás responsable de proporcionar notificaciones al cliente. |
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Autorización en papel (débito PPD)
Los formularios de autorización en papel son una alternativa fantástica al formulario de autorización en línea si tus clientes no tienen acceso o no pueden utilizar un ordenador u otro dispositivo electrónico con suficiente acceso a Internet.
Autorización en papel y orientación para negocios
Puedes encontrar una copia del formulario en papel y la orientación sobre el formulario en papel a continuación:
Formulario en papel
Orientación sobre el formulario en papel
Proceso para obtener la autorización de ACH en papel:
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Imprime el formulario de autorización en papel (ten en cuenta que hay algunos detalles que quizás desees completar con anticipación; consulta nuestra orientación sobre el formulario de autorización en papel para obtener más información)
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Pídele a tu cliente que complete y firme el formulario de autorización; asegúrate de que todos los campos estén completos
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Proporciona a tu cliente una copia electrónica no modificable (p. ej. escaneada) o una copia impresa del formulario de autorización completado
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Configura tu cliente en tu cuenta GoCardless
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Para configurar un cliente en GoCardless es necesario seguir estos tres pasos básicos, en este orden:
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Crea el registro de cliente.
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Agrega la información de la cuenta bancaria del cliente.
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Crea un mandato para esa cuenta bancaria.
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El método preciso que utilices para hacer esto estará determinado por cómo hayas elegido utilizar GoCardless: a través de una integración API, utilizando el panel de control de GoCardless o utilizando una aplicación de asociado. Sigue los enlaces a continuación con las instrucciones pertinentes:
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Crea un mandato utilizando el panel de control de GoCardless
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Crea un mandato utilizando una aplicación de asociado: la forma en que configuras un cliente y creas un mandato dependerá de las funciones disponibles en la aplicación de asociado que estés usando
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Guarda una copia electrónica no modificable (p. ej. escaneada) o una copia original impresa de la autorización completada en tus propios registros durante los siguientes períodos (deberás proporcionar una copia a petición de GoCardless):
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Autorizaciones puntuales: dos años desde la fecha de la liquidación o, si la autorización se revoca antes de la fecha de la liquidación, entonces durante dos años desde la fecha de la revocación
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Autorizaciones recurrentes: dos años desde la fecha de cancelación (si la autorización tiene una fecha de finalización predeterminada), o por dos años desde la fecha de revocación
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Autorizaciones permanentes: dos años desde la fecha de cancelación (si la autorización tiene una fecha de finalización predeterminada), o por dos años desde la fecha de revocación (además de la copia electrónica o en papel de la autorización, deberás conservar prueba de que el cliente inició de manera afirmativa cada cargo bajo la autorización permanente durante dos años después de la liquidación del cargo)
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Recuerda, si tu cliente ha configurado una autorización recurrente y deseas cambiar la cantidad de los pagos, debes notificar a tu cliente con 10 días naturales de antelación, o si deseas cambiar los plazos (frecuencia), debes notificar a tu cliente con 7 días naturales de antelación
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Recuerda, si tu cliente ha configurado una autorización permanente, debes obtener una acción afirmativa (el tipo de acción se establecerá en el formulario impreso que firmó) antes de crear pagos futuros (y registrar evidencia de esto)
Autorización por teléfono (débito TEL)
Puedes obtener la información de tus clientes por teléfono con una transcripción aprobada en la que te dan su autorización para configurar una autorización de ACH en su nombre. Esto es especialmente útil si estás hablando con tus clientes como parte de tu proceso de ventas o incorporación.
Ten en cuenta: Las siguientes directrices solo son válidas para las autorizaciones obtenidas de tu cliente a través del teléfono y no a través de Internet o una red inalámbrica.
Proceso para obtener la autorización de ACH por teléfono:
Ten en cuenta: Debes tener una relación ya existente con el cliente O, si no tienes una relación existente, el cliente debe haber iniciado la llamada telefónica contigo. Se considerará que tienes una relación existente cuando:
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Existe un acuerdo escrito entre tú y el cliente para el suministro de bienes y servicios, o
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El cliente te ha comprado bienes o servicios en los últimos dos años
NO se considerará que tienes una relación existente sobre la base de una relación existente entre el cliente y uno de tus afiliados.
Debes establecer e implementar procedimientos para verificar la identidad del cliente (por ejemplo, verificar con directorios y bases de datos, o información pertinente como información de identificación de llamadas, respuestas secretas, etc.)
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Descarga una copia de nuestra transcripción aprobada
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Utiliza esta transcripción para recopilar los datos de tus clientes y obtener su autorización por teléfono
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Al preguntarle al cliente si autoriza el ingreso de ACH a su cuenta, debes recibir el consentimiento explícito; recuerda, el silencio no equivale al consentimiento
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Una vez que tengas toda la información requerida, debes rellenarla en nuestro formulario de autorización impreso (ver arriba)
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Proporciona a tu cliente una copia electrónica no modificable (p. ej. escaneada) o una copia impresa del formulario de autorización completado
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Para autorizaciones puntuales o permanentes, estás obligado a grabar la autorización oral del cliente O, antes del primer pago, proporcionar una copia escrita de la autorización (y debes decirle al cliente qué método se usará para proporcionar el aviso, por ejemplo correo electrónico o correo postal)
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Para autorizaciones recurrentes, estás obligado a grabar la autorización oral del cliente Y, antes del primer pago, proporcionar una copia escrita de la autorización (y debes decirle al cliente qué método se usará para proporcionar el aviso, por ejemplo correo electrónico o correo postal)
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Configura al cliente en tu cuenta GoCardless
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Para configurar un cliente en GoCardless es necesario seguir estos tres pasos básicos, en este orden:
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Crea el registro de cliente.
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Agrega la información de la cuenta bancaria del cliente.
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Crea un mandato para esa cuenta bancaria.
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El método preciso que utilices para hacer esto estará determinado por cómo hayas elegido utilizar GoCardless: a través de una integración API, utilizando el panel de control de GoCardless o utilizando una aplicación de asociado. Sigue los enlaces a continuación con las instrucciones pertinentes:
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Crea un mandato utilizando el panel de control de GoCardless
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Crea un mandato utilizando una aplicación de asociado: la forma en que configuras un cliente y creas un mandato dependerá de las funciones disponibles en la aplicación de asociado que estés usando
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Una vez que hayas configurado una autorización telefónica, debes cumplir con los siguientes registros de retención (deberás proporcionar una copia a petición de GoCardless):
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Autorizaciones puntuales: conserva la grabación de audio original o duplicada de la autorización oral, O el original o una copia de la notificación escrita que confirma la autorización oral del cliente durante dos años a partir de la fecha de la autorización
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Para autorizaciones recurrentes: conserva la grabación de audio original o duplicada de la autorización oral, Y prueba de que se proporcionó una copia de la autorización al cliente durante dos años a partir de la fecha de cancelación o revocación de la autorización
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Para autorizaciones permanentes: conserva la grabación de audio original o duplicada de la autorización oral durante dos años a partir de la fecha de cancelación o revocación de la autorización, Y prueba de que el cliente inició de forma afirmativa cada cargo conforme a la autorización permanente durante dos años después de la liquidación del cargo
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Recuerda, si tu cliente ha configurado una autorización recurrente y deseas cambiar la cantidad de los pagos, debes notificar a tu cliente con 10 días naturales de antelación, o si deseas cambiar los plazos (frecuencia), debes notificar a tu cliente con 7 días naturales de antelación
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Recuerda, si tu cliente ha configurado una autorización permanente, debes obtener una acción afirmativa (el tipo de acción se establecerá en el formulario impreso que firmó) antes de crear pagos futuros (y registrar evidencia de esto)