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Autorización en papel y por teléfono para ACH

Con GoCardless, tus clientes pueden rellenar un formulario de autorización de tres formas. 

  • En línea: el cliente puede dar su autorización en línea. Las autorizaciones en línea son para débitos WEB.

  • En papel: el cliente puede rellenar un formulario de autorización en papel y devolvérselo. Las autorizaciones en papel se conocen como PPD.

  • Por teléfono: puedes recopilar los detalles y la autorización de tu cliente por teléfono. Las autorizaciones telefónicas se conocen como débitos TEL.

Al obtener una autorización sin conexión, ya sea en papel o por teléfono, es necesario cumplir algunos requisitos. A continuación se describen cada uno de ellos.

Autorización en papel (débito PPD)

Las autorizaciones en papel son una alternativa fantástica al formulario de autorización en línea si tus clientes no tienen acceso o utilizan un ordenador u otro dispositivo electrónico cuyo acceso a Internet es insuficiente para utilizar tu formulario en línea.

Proceso para obtener la autorización con un mandato en papel:

  1. Imprime el formulario de autorización en papel.

  2. Pide a tu cliente que rellene y firme el formulario de autorización.

  3. Configura el cliente y el mandato sin conexión en GoCardless a través de la API.    

  4. Proporciona a tu cliente una copia electrónica o en papel de la autorización.

  5. Conserva la copia física o una versión escaneada del mandato en papel de tu cliente durante dos años a partir de la finalización o revocación de la autorización.

Requisitos del formulario de autorización en papel:

Requisito Datos

Debe ser identificable como una autorización e indicar claramente sus términos.

  • Si la autorización obtenida del pagador es para un pago único o para pagos recurrentes.

  • El calendario de los pagos, incluidos: la fecha de inicio, el número de pagos (si procede) y la frecuencia de los mismos.

  • Para los pagos únicos o recurrentes de un importe determinado: el importe de los pagos.

  • Para los pagos recurrentes de importe variable: el importe no superior (máximo) de los pagos o una referencia al método de determinación del importe de pago variable.

Debe incluir los detalles enumerados para recopilar información del cliente.

  • El nombre o la identidad del pagador.

  • La cuenta en la que se efectuará el cargo.

    • Número de cuenta y de ruta.

    • Si es una cuenta corriente o una cuenta de ahorro.

  • El código postal de facturación del pagador.

  • La fecha de la autorización del pagador.

Debe indicar que el cliente puede revocar la autorización al notificártelo como negocio. Debe incluir el plazo (es decir, X días antes del siguiente pago) y la forma (es decir, correo electrónico, número de teléfono, etc.) en que el pagador debe comunicarte la revocación.

Por ejemplo, “Puedes suspender directamente esta autorización a través de tu banco o enviando un correo electrónico a [nombre del negocio] a [dirección de correo electrónico del negocio]. Esta autorización tardará en cancelarse siete días como máximo”.

El proceso de autorización debe acreditar tanto la identidad del cliente como su autorización de la transacción.

Es decir, el cliente debe proporcionar su firma.

Autorización por teléfono (débito TEL)

Puedes obtener la información de tus clientes y obtener su autorización por teléfono con una transcripción aprobada. Esto es especialmente útil si estás hablando con tus clientes como parte de tu proceso de ventas o incorporación.

Proceso para obtener la autorización por teléfono:

  • Llama por teléfono a tu cliente para recopilar su información y obtener su autorización. 

      • Ten en cuenta que, si no existe una relación entre tú como negocio y el pagador, la autorización SOLO puede tener lugar si el pagador ha iniciado la llamada telefónica. 

  • Configura el cliente y el mandato sin conexión en GoCardless a través de la API.  

  • Proporciona a tu cliente una copia electrónica o en papel de la autorización antes de la fecha de cargo del primer pago y comparte con el pagador el método por el que se le proporcionará la copia por escrito (correo electrónico, correo postal o fax). 

      • La autorización por escrito debe incluir los requisitos mínimos de autorización para el mandato (ver abajo), así como un número de teléfono que esté a disposición del pagador y que se conteste durante el horario laboral normal para consultas de los clientes.

  • Conserva la documentación de la autorización verbal del cliente durante dos años a partir de la finalización o revocación de la autorización. 

      • La documentación conservada debe incluir la versión original o una copia de la grabación de la autorización verbal, así como pruebas de que la autorización escrita se entregó al cliente.

Requisitos para realizar una autorización por teléfono:

Requisito Datos

Se debe pedir al cliente lo mismo que se incluiría en un formulario de autorización de débito.

  • El nombre o la identidad del pagador. Debes establecer y aplicar procedimientos y metodología comercialmente razonables para verificar su identidad.

  • La cuenta en la que se efectuará el cargo.

    • Número de cuenta y de ruta.

    • Si es una cuenta corriente o una cuenta de ahorro.

  • El código postal de facturación del pagador.

Una vez que hayas completado la verificación y recopilado sus datos bancarios, deberás indicar expresamente al cliente que autoriza el pago indicándole los siguientes datos. 

Necesitas su consentimiento expreso para confirmarlo. El silencio no cuenta.

  • El nombre o la identidad del cliente.

  • La cuenta en la que se efectuará el cargo.

    • Número de cuenta y de ruta.

    • Si es una cuenta corriente o una cuenta de ahorro.

  • El calendario de los pagos, incluidos: la fecha de inicio, el número de pagos (si procede) y la frecuencia de los mismos.

  • Para los pagos únicos o recurrentes de un importe determinado: el importe de los pagos.

  • Para los pagos recurrentes de importe variable: el importe no superior (máximo) de los pagos o el método de determinación del importe de pago variable.

  • La fecha de la autorización del pagador.

  • Información sobre el derecho a revocar la autorización contigo como negocio y la forma de hacerlo. Debe incluir el plazo (es decir, X días antes del siguiente pago) y la forma (es decir, correo electrónico, número de teléfono, etc.) en que el pagador debe comunicarte la revocación.

    • Por ejemplo, “Puedes suspender directamente esta autorización a través de tu banco o enviando un correo electrónico a [nombre del negocio] a [número de teléfono o dirección de correo electrónico del negocio]. Esta autorización tardará en cancelarse siete días como máximo”.

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