Pasar clientes a GoCardless
Para migrar los mandatos existentes de domiciliación bancaria a GoCardless desde otro proveedor sin involucrar al pagador, debes pasar por un proceso de cambio en bloque (migración).
Solo tendrás que notificar al pagador que esto ocurre en segundo plano y que vas a cambiar de procesador de pagos. No se requerirá ninguna acción por parte del pagador.
Primero tendrás que determinar qué proceso de cambio en bloque se aplica, ya que varía según el esquema de pago (región). Encuentra a continuación orientación sobre qué hacer si estás conectado a través de una aplicación de asociado, como GoCardless para Xero (GC4X) o GoCardless en Xero (GCIX) y otras.
Encuentra tu proceso de cambio en bloque a continuación, eligiendo entre los esquemas Bacs (GBP) y no Bacs. Sigue el enlace para ver los pasos para iniciar tu cambio en bloque.
¿Utilizas una integración de asociado?
Si ya usas una integración de asociado o quieres usarla después de la migración, puedes conectarla en cualquier momento durante el proceso de cambio en bloque.
Los pasos que tendrás que seguir dependerán de la integración de asociado que utilices: GoCardless para Xero (GC4X) u otro asociado. Ten en cuenta que GoCardless tiene dos integraciones con Xero: una plataforma separada, GoCardless para Xero (GC4X), que también admite pagos a plazos y vinculación automática de mandatos, y GoCardless en Xero (GCIX), que funciona directamente en la plataforma Xero y ofrece solo funciones principales.
¿Usas GoCardless para Xero?
Si usas GoCardless para Xero (GC4X), vincula los mandatos en ambas direcciones. Una vez conectado, importa tus mandatos y tus clientes de Xero y los vincula por dirección de correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico de un mandato no coincide con el contacto de Xero, tendrás que vincularlo manualmente.
Dos cosas a tener en cuenta:
- La vinculación se ejecuta automáticamente cada vez que se importa un nuevo mandato, un nuevo contacto de Xero o cada vez que se actualiza un contacto existente de Xero. Cuando se importa un contacto de Xero, la vinculación solo se ejecuta si el contacto no tiene un mandato vinculado.
- Los contactos de Xero solo se importan después de que se haya emitido una factura de venta con ellos. Un borrador de factura es suficiente.
¿Usas GoCardless en Xero?
Si usas GoCardless en Xero (GCIX), este gestiona la vinculación de mandatos dentro de Xero, así que seguirás el proceso en Xero en lugar de GoCardless. Los mandatos migrados aparecen como formularios de domiciliación bancaria no vinculados en Xero, que puedes vincular manualmente con los contactos. Para ver los pasos, consulta la guía de Xero para vincular un formulario de domiciliación bancaria de GoCardless con un contacto.
Tras el cambio en bloque, vincular un mandato con un contacto activa pagos para todas las facturas de ese contacto con fecha de vencimiento futura. Para cualquier factura atrasada, puedes editar la factura, hacer clic en guardar sin hacer cambios y Xero programará el pago para que se cobre a través de GoCardless lo antes posible. Para cobrar una factura a través de GoCardless, esta debe tener GoCardless seleccionado como método de pago (domiciliación bancaria), y el contacto debe tener un mandato vinculado.
¿Utilizas otra integración de asociado?
Si utilizas otra integración de asociado externa, contacta con el equipo del asociado para confirmar sus requisitos: si pueden importar mandatos, cómo funciona la vinculación de mandatos y cuál es el mejor momento durante el proceso para hacer la conexión. La mayoría de los asociados pueden importar mandatos en su sistema, pero merece la pena confirmarlo antes de la fecha de migración.
Elige tu proceso de cambio en bloque
Consulta el artículo correspondiente para seguir los pasos del proceso de cambio en bloque
| Bacs (GBP) | Migración de domiciliaciones bancarias en el esquema de pago Bacs (GBP) y uso de GoCardless a través del panel de control o una aplicación de asociados |
| No Bacs (todos los demás esquemas) | Migración de domiciliaciones bancarias en cualquiera de los esquemas de pago no Bacs (Autogiro en Suecia, ACH en Estados Unidos, BECS en Australia, PAD en Canadá, BECS NZ en Nueva Zelanda, SEPA en la eurozona) y uso de GoCardless a través del panel de control o la aplicación de asociado |
Preguntas frecuentes
¿Qué es un cambio en bloque?
Un cambio en bloque se produce cuando pasas las domiciliaciones bancarias de tus clientes existentes de tu proveedor actual a tu nuevo proveedor. En este caso, GoCardless.
En la práctica, tu proveedor actual cancelará todas las órdenes de domiciliación bancaria en la fecha acordada para el cambio en bloque y GoCardless creará órdenes nuevas.
¿Cuánto tarda el proceso?
El proceso de cambio en bloque de Bacs tarda entre cuatro y seis semanas de principio a fin, y requiere un esfuerzo coordinado entre varias partes. Como parte de esta colaboración, se deberá firmar un documento de cambio en bloque (un documento legal necesario para los cambios en bloque) por todas las partes pertinentes implicadas en el proceso.
Para que podamos crear las órdenes de domiciliación bancaria en la fecha de migración acordada, deberás recopilar y preparar los datos de tus clientes con antelación, listos para cargarlos en tu cuenta de GoCardless en la fecha de cambio en bloque, entre cuatro y seis semanas después de empezar el proceso.
¿Mis pagos y mi historial de pagos se transferirán a GoCardless?
No. Tus pagos y el historial de pagos no se transferirán a GoCardless. Una vez que se haya completado el cambio en bloque, deberás crear nuevos pagos en nuestro sistema para que se les puedan hacer los cargos a los clientes.
¿GoCardless gestionará los datos de mis clientes y se coordinará con mi proveedor actual directamente para completar el proceso de cambio en bloque?
Aunque podremos ofrecer ayuda y asesoramiento durante todo el proceso de cambio en bloque, será tu responsabilidad recopilar la información del cliente de tu proveedor actual, aplicarle el formato CSV y cargarla cuando llegue la fecha del cambio en bloque.
No podremos hablar directamente con tu proveedor actual, gestionar los datos de tus clientes (debido a las restricciones impuestas por el RGPD) ni cargar los datos por ti.
¿Qué información del cliente debo recopilar?
Necesitamos algunos datos para poder llevar a cabo el cambio en bloque, en concreto:
- El nombre completo del cliente
- Su dirección de correo electrónico
- Su dirección
- Su información bancaria
La información que necesitamos la deberás obtener de tu proveedor actual y formatearla en el CSV que te proporcionamos.
En el apéndice que se incluye en la parte inferior de esta página encontrarás un resumen completo de la información que necesitamos para crear una domiciliación bancaria para un cliente en GoCardless.
¿Qué ocurre si mis clientes no tienen dirección de correo electrónico?
Si tus clientes no tienen direcciones de correo electrónico, tendrás que enviarles las notificaciones sobre sus pagos por otro medio, como por correo postal. Esta función (notificaciones personalizadas) está limitada a nuestros planes Advanced y Pro y está disponible a través de la función adicional Experiencia de pago y notificaciones al pagador personalizadas, que conlleva una cuota mensual adicional.
Lamentablemente, no podremos seguir adelante con el traslado de tus órdenes de domiciliación bancaria a GoCardless si utilizas el plan Standard o, en caso de que tus clientes no tengan direcciones de correo electrónico, si no utilizas la función adicional Experiencia de pago y notificaciones al pagador personalizadas.
¿Qué ocurre si hay direcciones de correo electrónico duplicadas en los datos de migración de mis clientes?
GoCardless exige que cada perfil de cliente tenga una dirección de correo electrónico válida y única. No se permiten direcciones de correo electrónico duplicadas ni direcciones genéricas o pertenecientes al dominio del negocio (por ejemplo, utilizar la dirección de correo electrónico de tu empresa como valor provisional).
Si se detectan direcciones de correo electrónico duplicadas en el archivo de migración, se pausará la importación y nuestro equipo se pondrá en contacto contigo para ayudarte a corregir los datos antes de continuar.
En el caso de los clientes que no tengan una dirección de correo electrónico válida, las notificaciones deberán enviarse por correo postal. Las notificaciones por correo postal solo son posibles si gestionas directamente todas las comunicaciones con los clientes mediante nuestra función Notificaciones personalizadas.
¿Qué hago una vez que obtenga los datos de mi cliente de mi proveedor actual?
Antes de la fecha del cambio en bloque, tendrás que crear una cuenta en nuestro entorno de pruebas, yendo a https://manage-sandbox.gocardless.com/signup y realizar una carga de prueba de tus datos para asegurarte de que tengan el formato correcto.
Una vez que hayas configurado tu cuenta de pruebas, ponte en contacto con nuestro equipo de ayuda para informarnos de que has configurado la cuenta, junto con la dirección de correo electrónico con la que la configuraste. Esto nos permite localizar tu cuenta de pruebas y habilitar la herramienta de cambio en bloque.
Una vez que hayamos habilitado la herramienta y hayas formateado correctamente los datos de tus clientes en tu archivo CSV, puedes importarlo a tu cuenta de pruebas siguiendo los pasos que se indican aquí.
¿Debo notificar a mis clientes que voy a cambiar de proveedor?
Sí. Es un requisito del sistema Bacs que notifiques a tus clientes el cambio de proveedor de pagos.
Te proporcionaremos una plantilla de carta aprobada por el esquema Bacs que puedes usar para notificar a tus clientes el cambio, ya sea por correo postal o por correo electrónico. Es un requisito enviar esta carta antes de la fecha de cambio en bloque para poder continuar con el cambio en bloque.
¿Qué ocurre el día del cambio en bloque?
Facilities Management (FM): si tu método actual para enviar los pagos por domiciliación bancaria es a través de una oficina gestora de domiciliaciones bancarias, ellos cancelarán los mandatos del cliente que tienen registrados el día del cambio en bloque. (Una oficina de domiciliación bancaria es un tercero que envía pagos al sistema de domiciliación bancaria en tu nombre, p. ej., GoCardless).
Administración gestionada (MA): si envías pagos por domiciliación bancaria directamente a un banco patrocinador, y no a través de un tercero o de una oficina, serás responsable de cancelar los mandatos del cliente cuando llegue la fecha del cambio en bloque.
Seguidamente, cargarás el CSV con los datos de tus clientes en tu cuenta de GoCardless (antes de las 15:30 h) y un miembro de nuestro equipo recibirá una notificación y aprobará la carga, lo que dará lugar a la creación de tus mandatos de domiciliación bancaria.
¿Qué ocurre si no cargo mis datos antes de la fecha límite para el cambio en bloque?
Si se te pasa la fecha límite para cargar los datos, lamentablemente no podremos realizar el cambio en bloque en la fecha acordada y tendrás que reprogramarlo para una nueva fecha.
Como el cambio en bloque implica cancelar y volver a crear mandatos de domiciliación bancaria, no podrás cobrar pagos a través de tu proveedor anterior una vez que se hayan cancelado los mandatos. Por tanto, es esencial que los nuevos mandatos se configuren en GoCardless el mismo día.
Si vas a cobrar pagos poco después de la fecha acordada para el cambio en bloque, si se te pasa la fecha límite se puede producir un retraso en tus cobros.
Las domiciliaciones bancarias de mis clientes se han pasado a GoCardless. ¿Cuál es el siguiente paso?
Una vez completado el cambio en bloque, podrás empezar a crear pagos para tus clientes, de modo que puedan seguir disfrutando del servicio sin interrupciones y tú sigas cobrando.
El método que utilices para crear los pagos de tus clientes dependerá de si tienes una integración directa con nuestra API, te has conectado a GoCardless a través de una aplicación de un asociado o si estás usando el panel de control de GoCardless. Si no tienes claro cómo empezar a crear pagos, ponte en contacto con nuestro equipo de ayuda para que te asesore.
Apéndice
| INFORMACIÓN DEL CLIENTE | EJEMPLO | ¿OBLIGATORIO? |
|---|---|---|
| Nombre | John | Obligatorio* |
| Apellidos | Smith | Obligatorio* |
| Nombre de la empresa | John's Gyms Ltd. | - |
| Dirección de correo electrónico | john.smith@example.com | Obligatorio |
| Línea de dirección 1 | Flat 12 | Obligatorio |
| Línea de dirección 2 | 123 Fantasy Lane | - |
| Tercera línea de la dirección | Islington | - |
| Ciudad | Londres | Obligatorio |
| Código postal | N1 1AB | Obligatorio |
| Código de país | GB | Obligatorio |
| Cuenta bancaria: nombre del titular de la cuenta | John Smith | Obligatorio |
| Cuenta bancaria: número de cuenta | 55779911 | Obligatorio |
| Cuenta bancaria: código de oficina (código de entidad) | 200000 | Obligatorio |
| Referencia personalizada | GYM441231 | - |
*Deberás introducir el Nombre y los Apellidos o el Nombre de la empresa