Migración de clientes Bacs (GBP)

Solo cubre el esquema Bacs. Para todos los demás esquemas, consulta la migración de clientes no Bacs.

¿Trasladas a tus clientes de tu proveedor actual de domiciliación bancaria a GoCardless? Un cambio en bloque transfiere sus mandatos actuales a GoCardless, así que tus clientes no tienen que configurar una nueva domiciliación bancaria. Para saber más sobre el proceso, consulta Pasar clientes a Gocardless.

Antes de empezar

Completa la verificación de tu cuenta GoCardless
Conoce tus fechas de migración (todas deben ser días laborables):
- Fecha final de cobro: El día que cobras tu último pago con el proveedor actual (debe ser al menos 1 día hábil antes de la fecha de cambio en bloque). Si tienes un SUN que no sea de AUDDIS, consulta el paso 5 más abajo : tus fechas pueden variar según la opción que te corresponda.
- Fecha de cambio en bloque: El día que GoCardless establece tus mandatos y el proveedor actual los cancela en sus sistemas.
- Primera fecha de cobro: La primera fecha de cobro en GoCardless (Bacs: 5 días laborables después de la fecha de migración; otros esquemas: al menos 1 día hábil después de la fecha de migración)
Saber si eres FM o MA:
- FM – Perteneces a una entidad gestora y no eres el titular de tu propio SUN.
- MA – Eres el titular directo de tu propio SUN.
- ¿No estás seguro? Consulta a tu proveedor actual, no lo adivines. Indicar esto de forma incorrecta provocará retrasos más adelante.

Te interesará:

Tarda entre 4 y 6 semanas. Se trata de un requisito de Bacs, por lo que no podemos acelerar el proceso.
Si tu ciclo de facturación es complejo y no cuenta con un periodo de inactividad para realizar la migración, podemos hacer un cambio en bloque por fases en varias fechas. Háznoslo saber al abrir la solicitud, ya que esta será una petición especial y no la opción por defecto.
Solo se realiza la transferencia de mandatos. Los pagos y las suscripciones no se transfieren: tendrás que volver a crearlos en GoCardless después.
Si ya has completado un cambio en bloque anteriormente, envía este formulario para iniciar la solicitud.

Los pasos

1. Inicia tu solicitud.

¿Es este tu primer cambio en bloque?
Crea tu cuenta de GoCardless y luego ve a Configuración → Importaciones → Importar → Migrar clientes en bloque.

¿O ya has hecho un cambio en bloque antes?
Envía la solicitud a través de este formulario.

Ten a mano la siguiente información para iniciar la solicitud:

Tu SUN (número de usuario del servicio) y el nombre registrado en este
Si el SUN está o no activo en AUDDIS
El número de mandatos que vas a migrar
Elige una fecha de migración que sea un día laborable y con al menos 4 semanas de antelación.

2. Firma la escritura.

Este documento legal transfiere la responsabilidad a GoCardless. Puedes descargarlo desde tu panel de control o encontrarlo aquí:

Si tu empresa es una entidad constituida, descarga esta escritura.
Si es una entidad no constituida, descarga esta escritura.
Si tu empresa es una organización benéfica registrada, descarga esta escritura.
Si es una organización benéfica no registrada, descarga esta escritura.

¿Cómo rellenar la escritura?

Mantén el documento limpio: sin tachones, sin notas adicionales y recuerda que el testigo puede utilizar la dirección de tu empresa. Envíalo a través del mismo enlace de importación.
Imprime la escritura, fírmala a mano y escanéala de nuevo – no se aceptan firmas electrónicas.
¿FM? Tu entidad gestora debe completarla. Descarga la escritura correspondiente y pide a tu proveedor actual que la rellene.
¿MA? Debes completarla tú mismo, incluyendo la fecha de emisión del SUN y el nombre completo confirmado por tu banco patrocinador (debe coincidir exactamente con tu razón social legal; por ejemplo, "Ltd" ≠ "Limited").

En el espacio para la segunda firma (Secretario/Director/*Testigo): asegúrate de tachar los cargos que no correspondan para dejar claro quién está firmando.
Los nombres del SUN en las secciones 1.1 y 3.3 deben coincidir exactamente, salvo que exista una excepción confirmada por parte de tu antiguo proveedor.

3. Notifica a tus clientes.

Te enviaremos una plantilla aprobada por Bacs una vez que recibamos tu solicitud. Envíala a todos tus clientes antes de la fecha de migración. No debes eliminar ninguna información del texto, pero puedes añadir la personalización de tu empresa.

4. Prepara tus datos.

Para cada cliente, necesitas: nombre (o nombre de la empresa), número de cuenta y código de entidad, correo electrónico y dirección. ¿Faltan correos electrónicos? Deberás tener activada la función de notificaciones personalizadas (un complemento opcional con coste adicional). Si los registros de tus clientes no tienen una dirección de correo única o no cuentan con esta función activada, no podremos procesar su información.

Puedes probar tu archivo de carga en la cuenta de pruebas (si dispones de una cuenta de pruebas) o subirlo directamente a tu cuenta real de GoCardless, validarlo y solicitar la aprobación. Solo lo aprobaremos y crearemos los registros de los clientes en la fecha autorizada para el cambio en bloque.

Haz clic aquí para ver los requisitos de datos de migración de clientes

COLUMNA	DATOS	INFORMACIÓN
A, B, C	customer.given_name y customer.family_nameO customer.company_name	Introduce el nombre y los apellidos del cliente O el nombre de la empresa. Si tu proveedor anterior ha exportado el nombre completo de tus clientes todo junto, en lugar de utilizar dos celdas distintas para el nombre y los apellidos, utiliza la función de Excel Texto en columnas para separarlos. Ejemplo: John y Smith O John’s Gym Ltd
D	customer.email	Es necesario que cada cliente tenga una dirección de correo electrónico válida para que puedan recibir notificaciones de GoCardless sobre pagos. Si tienes previsto enviar tus propias notificaciones a tus clientes, ponte en contacto con el ejecutivo de tu cuenta. *Ejemplo: john.smith@example.com*
E, F, G, H, I, J	customer.address_line1 customer.address_line2 customer.address_line3 customer.city customer.postal_code customer.country_code	En Bacs se requiere disponer de una dirección almacenada asociada al mandato de domiciliación bancaria del cliente. Los campos Primera línea de dirección, Ciudad, Código postal y Código de país son obligatorios. Los códigos postales se pueden introducir con espacios o sin ellos. El código de país debe aparecer como una referencia de solo dos caracteres. Para las direcciones del Reino Unido, usa GB. *Ejemplo: 65 Goswell Road, Londres, EC1V 7EN, GB*
K	customer.phone_number	(Opcional) Ejemplo: +44 20 8338 9540
L	bank_account.account_holder_name	Esto es independiente de los campos de entrada de "nombre", ya que el nombre del titular de la cuenta puede ser distinto al de la persona física (por ejemplo, podría incluir un segundo nombre) o de la empresa. Ejemplo: John Smith
M	bank_account.account_number	Para el pago de domiciliaciones bancarias con Bacs, se debe usar una cuenta bancaria en libras esterlinas (GBP). 8 caracteres en formato estándar. Ejemplo: 55779911
N	bank_account.branch_code	Formato de 6 caracteres. Se puede introducir con guiones/espacios o sin ellos. Los formatos 200000, 20-00-00 y 20 00 00 son válidos. Ejemplo: 200000
O	bank_account.metadata.bank_custom_key	(Opcional): puedes utilizar este campo para añadir una referencia personalizada para el cliente cuando corresponda. Esta referencia se asignará a tu cuenta bancaria en tu panel de control y se puede utilizar para realizar búsquedas. Ejemplo: JAM12251
P	customer.metadata.custom_reference	(Opcional): puedes utilizar este campo para añadir una referencia personalizada para el cliente cuando corresponda. Esta referencia se asignará al cliente en el panel de control y se puede utilizar para realizar búsquedas. Ejemplo: GYM441231
Q	mandate.metadata.mandate_custom_key	(Opcional): puedes utilizar este campo para añadir una referencia personalizada para el cliente cuando corresponda. Esta referencia se asignará a tu mandato en el panel de control y se puede utilizar para realizar búsquedas. Ejemplo: WIL12251
R	customer.language	Esto determinará el idioma de las notificaciones que se envíen al cliente. Ejemplo: es

5. Día de migración.

Activo en AUDDIS, FM: Tu entidad gestora cancela los mandatos antiguos.
Activo en AUDDIS, MA: Cancelas los mandatos directamente desde tu software actual.
Sin AUDDIS activo – existen dos opciones en este caso:
- Opción 1 (recomendada): tu fecha del último cobro y la fecha del cambio en bloque coinciden en el mismo día. Tu proveedor antiguo debe enviar el código de transacción 19 para cada mandato ese mismo día; espera primero a recibir nuestra confirmación.
- Opción 2 (solo si no puedes hacer coincidir las fechas): tu fecha del último cobro y la fecha del cambio en bloque caen en días diferentes. No es necesario utilizar el código 19, pero esto significa que tus clientes verán brevemente dos mandatos de domiciliación bancaria activos en su cuenta bancaria: el antiguo y el nuevo de GoCardless. Te enviaremos un modelo de carta de notificación adicional (junto con la estándar) para que indiques a los clientes que cancelen su mandato antiguo una vez que haya pasado la fecha del cambio en bloque. Avísanos si este es tu caso, ya que no es la opción por defecto.
Luego carga tu CSV. Una vez aprobados, tus nuevos mandatos se activarán; todo ello antes de las 15:30 (la hora límite de Bacs).

¿Qué pasa si se supera la hora límite de las 15:30?

La migración tendrá que reprogramarse. Dado que los mandatos antiguos ya habrán sido cancelados, cualquier cobro previsto para los días posteriores podría retrasarse, por lo que conviene dejar un margen de tiempo.

Una vez completada la migración

Vuelve a configurar tus pagos y suscripciones, ya que no se transfieren automáticamente. No podemos ponernos en contacto con tu proveedor anterior ni gestionar los datos de tus clientes en tu nombre, pero estamos a tu disposición si necesitas ayuda en algún momento.

Si utilizas una integración de asociado, asegúrate de que los mandatos de los clientes estén vinculados para poder programar los cobros vinculados a ellos.

¿Usas GoCardless para Xero?

Si usas GoCardless para Xero (GC4X), vincula los mandatos en ambas direcciones. Una vez conectado, importa tus mandatos y tus clientes de Xero y los vincula por dirección de correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico de un mandato no coincide con el contacto de Xero, tendrás que vincularlo manualmente.

Dos cosas a tener en cuenta:

La vinculación se ejecuta automáticamente cada vez que se importa un nuevo mandato, un nuevo contacto de Xero o cada vez que se actualiza un contacto existente de Xero. Cuando se importa un contacto de Xero, la vinculación solo se ejecuta si el contacto no tiene un mandato vinculado.
Los contactos de Xero solo se importan después de que se haya emitido una factura de venta con ellos. Un borrador de factura es suficiente.

¿Usas GoCardless en Xero?

Si usas GoCardless en Xero (GCIX), este gestiona la vinculación de mandatos dentro de Xero, así que seguirás el proceso en Xero en lugar de GoCardless. Los mandatos migrados aparecen como formularios de domiciliación bancaria no vinculados en Xero, que puedes vincular manualmente con los contactos. Para ver los pasos, consulta la guía de Xero para vincular un formulario de domiciliación bancaria de GoCardless con un contacto.

Tras el cambio en bloque, vincular un mandato con un contacto activa pagos para todas las facturas de ese contacto con fecha de vencimiento futura. Para cualquier factura atrasada, puedes editar la factura, hacer clic en guardar sin hacer cambios y Xero programará el pago para que se cobre a través de GoCardless lo antes posible. Para cobrar una factura a través de GoCardless, esta debe tener GoCardless seleccionado como método de pago (domiciliación bancaria), y el contacto debe tener un mandato vinculado.

¿Utilizas otra integración de asociado?

Si utilizas otra integración de asociado externa, contacta con el equipo del asociado para confirmar sus requisitos: si pueden importar mandatos, cómo funciona la vinculación de mandatos y cuál es el mejor momento durante el proceso para hacer la conexión. La mayoría de los asociados pueden importar mandatos en su sistema, pero merece la pena confirmarlo antes de la fecha de migración.