Funcionamiento de la conciliación (GoCardless para Xero)
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Conciliación entre GoCardless y Xero
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Conciliación con pagos internacionales
1. Conciliación entre GoCardless y Xero
Para que la conciliación entre GoCardless y Xero funcione, necesitas tener dos cuentas bancarias en Xero.
GoCardless carga una tarifa a todas las transacciones que se han completado correctamente, que se extrae de los desembolsos que recibes de tus clientes. Esto significa que la cantidad neta recibida de una factura individual no es igual a la cantidad total pagadera en cada factura, y la tarifa que GoCardless te ha cobrado se debe reflejar en tus cuentas. Utilizar una cuenta de compensación permite conciliar ambas cuentas.
Contabilizamos un pago de la cantidad completa de la factura en la cuenta de compensación. A continuación, el día que recibas el desembolso de GoCardless (que puede incluir varios desembolsos de los clientes):
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Contabilizaremos la tarifa de GoCardless como cargo a cuenta de tu cuenta de tarifas.
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Transferiremos el desembolso (libre de tarifas) en tu cuenta actual.
Así nos aseguramos de que la cuenta de compensación tiene todas las transacciones correctas y la conciliación de tu cuenta actual es tan fácil como emparejar una transacción con cada transferencia, en lugar de tener que emparejar varias facturas con las tarifas.
En la página de conciliación de tu cuenta actual, una vez que se hayan importado los movimientos de tu banco, tu recibo de GoCardless debería emparejarse automáticamente para la conciliación con la transferencia que creamos de la cuenta para domiciliaciones bancarias.
La única parte del proceso de conciliación que todavía no podemos automatizar es la conciliación final de la transferencia fuera de la cuenta para domiciliaciones bancarias. Al ver la página de transacciones de la cuenta para domiciliaciones bancarias, verás que la transferencia no se ha conciliado.
Para conciliarla, debes hacer clic en la transacción y, a continuación, hacer clic en Opciones (parte superior derecha de la información sobre la transacción) y elegir la opción Marcar como conciliado.
Para más información sobre esta función, mira nuestro vídeo aquí.
2. Conciliación con pagos internacionales
El cobro de un pago internacional implica que el pago se cobrará en la divisa de tu cliente y se convertirá para desembolsarlo en tu divisa local. Debemos reflejar esta conversión de divisa en Xero y esto se hace dentro de la cuenta temporal para domiciliaciones bancarias que se crea para ti en Xero.
Usaremos un ejemplo para mostrar cómo conciliar el cobro de una factura en una divisa extranjera:
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En este ejemplo, asumiremos que la empresa se encuentra en el Reino Unido. Usaremos una factura en USD, cobrada a un cliente en los EE. UU. El valor de la factura es de 120 $ y la fecha de vencimiento es el 12-8-2020.
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Llegada la fecha de vencimiento de la factura, GoCardless retira el pago de la cuenta bancaria del cliente. La factura se marca como pagada en Xero ese día, y este pago se efectúa en la cuenta temporal para domiciliaciones bancarias en USD.
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Cuando llega la fecha del desembolso, GoCardless transfiere los fondos a tu cuenta bancaria. En esa fecha, aparecerán dos transacciones en Xero en la cuenta para domiciliaciones bancarias en USD:
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Una transferencia de GASTO de la cantidad del desembolso (libre de tarifas) de tu cuenta para domiciliaciones bancarias en USD a la cuenta de GoCardless para transferencias entre divisas (en nuestro ejemplo, sería un desembolso neto de 116,82 $).
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Una transferencia de GASTO de la tarifa de desembolso de la cuenta para domiciliaciones bancarias en USD a tu cuenta designada para las tarifas (en nuestro ejemplo, para el pago de la tarifa, que asciende a 3,18 $).
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En la página de conciliación de tu cuenta actual, una vez que se hayan importado los movimientos de tu banco, tu recibo de GoCardless debería emparejarse automáticamente para la conciliación con la transacción que creamos de la cuenta de GoCardless para transferencias entre divisas. En nuestro ejemplo, son 89,39 £ (equivalente a los 116,82 $ especificados anteriormente, según el tipo de cambio de GoCardless).
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Para ver las pérdidas o ganancias obtenidas debido a las diferencias entre los tipos de cambio de Xero y los de GoCardless, puedes ir a Contabilidad > Informes > Transacciones de la cuenta. Busca GoCardless en la lista de cuentas para encontrar tu cuenta para transferencias entre divisas (si no estás seguro de qué cuenta es, ve a la página de ajustes de conciliación de Xero en el panel de control de GoCardless para Xero).Deberías ver cómo el dinero se ingresa en varias divisas (en este caso, USD) y cómo sale en tu divisa local de GoCardless (en este caso, GBP). El dinero que queda en esta cuenta representará la pérdida/ganancia obtenida por el cambio de divisa, debido a la diferencia entre el tipo de cambio de Xero y el de GoCardless.
Nota: Las tarifas de los pagos, que se cobran y se convierten con los pagos internacionales con cambio de divisa, no aparecerán en GoCardless para Xero hasta principios del mes siguiente.