Modification en masse dans le cadre du passage de GoCardless à un autre prestataire
Remarque : cet article concerne uniquement les utilisateurs du programme Bacs
Un changement en masse au départ de GoCardless vous permet de transférer vos mandats de prélèvement vers un nouveau fournisseur. Cela implique la création de nouveaux mandats de prélèvement avec votre nouveau fournisseur et l'annulation de vos mandats existants avec GoCardless, une fois que le prélèvement aura été autorisé par les parties concernées.
Si vous souhaitez transférer vos mandats de prélèvement détenus chez GoCardless vers un nouveau fournisseur, vous trouverez ci-dessous un aperçu du processus de changement en masse avec GoCardless :
Pour une explication plus détaillée du processus, veuillez consulter ce document créé par Bacs.
Ce processus peut prendre de 3 à 5 semaines en raison de la complexité des processus de changement des banques concernées. En raison de la pandémie de COVID-19, nous avons constaté des temps de réponse plus lents de la part des banques sponsors, ce qui pourrait potentiellement prolonger le délai. Nous n'annulerons aucun mandat ni ne fermerons votre compte tant que le changement en masse n'aura pas été autorisé et ne sera pas terminé.
Documents de changement en masse
Les documents du changement en masse vont permettre de procéder au transfert et doivent être remplis à la fois par GoCardless et votre nouveau fournisseur. Votre nouveau fournisseur les soumettra ensuite à la banque sponsor afin d'entamer le processus de changement en masse.
Veuillez noter que pour commencer ce changement en masse, GoCardless vous enverra directement les documents du changement en masse. Pour éviter tout retard inutile, nous n'acceptons pas les documents préremplis par votre nouveau fournisseur, car les copies que nous fournissons ont été pré-signées par les signataires requis.
Exemplaires papier des documents de changement en masse
Conformément aux récents changements apportés au système Bacs, nous pouvons vous fournir des copies numériques signées du changement en masse pour pouvoir faire avancer cette partie du processus.
Si votre fournisseur a besoin de ces documents dans un autre format, veuillez nous en informer afin d'éviter tout retard dans le processus.
Certaines banques sponsors peuvent encore demander à recevoir des exemplaires papier des documents du changement en masse. Si tel est le cas, nous pouvons les préparer pour les envoyer à une adresse donnée, mais sachez que les exemplaires papier nécessitent une signature manuscrite de la part de signataires au sein de notre organisation et ceux-ci ne sont pas toujours disponibles. La demande d'un exemplaire papier peut donc prolonger le délai du changement en masse d'une à deux semaines.
Les différents types de changements en masse
Changement en masse standard
Il s'agit de la forme la plus courante de changement en masse qui consiste à migrer l'intégralité de vos mandats. Cela implique que GoCardless exporte toutes les données relatives à vos clients finaux et vous les envoie. Votre nouveau fournisseur utilisera alors ces données pour établir des mandats de prélèvement de son côté. Cette opération ne peut être faite qu'une fois que le changement en masse a été autorisé par les deux banques sponsors, notre propre banque et celle du nouveau fournisseur. Nous procéderons alors à l'annulation de vos mandats de prélèvement auprès de GoCardless à la date convenue pour le changement en masse indiquée.
Changement en masse progressif
L'option d'un changement en masse progressif, où les mandats de prélèvement sont migrés par phases, est également disponible et le processus de ce type de changement en masse reste en grande partie identique à celui d'un changement en masse intégral.
Nous vous fournirons vos données client complètes de la même façon, mais la création de mandats par lots devra être gérée avec votre nouveau fournisseur de prélèvement. L'annulation des mandats devra être effectuée simultanément, c'est pourquoi nous émettrons l'annulation des mandats à la fin du changement en masse à la date indiquée.
Changement en masse pour certains mandats
Vous pouvez demander un changement en masse lorsque seuls certains mandats sont transférés vers un autre fournisseur de prélèvement, mais n'oubliez pas que nous devons savoir exactement quels mandats transférer. Dans le tableau de bord GoCardless, chaque mandat recevra un identifiant de mandat GoCardless. Si un changement en masse partiel est requis, nous aurons besoin des identifiants de mandat de chaque mandat pour lequel vous souhaitez effectuer un changement en masse.
Vos responsabilités après le changement en masse
Une fois les données transférées, veuillez prendre connaissance des éléments suivants :
(a) vous resterez responsable des données pendant et après le transfert, c'est pourquoi nous vous conseillons de vous assurer que votre nouveau fournisseur est en mesure de fournir des protections suffisantes pour vos données
(b) après le changement en masse, votre nouveau fournisseur accepte la responsabilité de toutes les demandes d'indemnisation en cours, à la fois pour les prélèvements effectués après le transfert, et également pour les prélèvements effectués avant le changement en masse
(c) vous restez responsable envers nous de toute demande d'indemnisation (rejet de paiement) sur les mandats de prélèvement qui ne relèvent pas d'un changement en masse par GoCardless (par exemple, si votre nouveau fournisseur configure entièrement de nouveaux mandats plutôt que de les transférer par le biais d'un changement en masse). Dans un tel cas de figure, votre compte GoCardless pourrait présenter un solde négatif qui devrait être recouvré.
Vos données clients
Une partie du processus du changement en masse consiste à vous envoyer une liste de vos données client. Les données vous seront envoyées par le biais de canaux sécurisés une fois que le changement en masse aura été autorisé par les parties concernées. Ces données comprendront toutes les informations dont votre nouveau fournisseur aura besoin pour mettre en place de nouveaux mandats de prélèvement.
Un fichier csv vous sera envoyé. Le format de la feuille de calcul se trouve ci-dessous :
| COLONNE | TITRE DE COLONNE | INFORMATIONS |
|---|---|---|
|
A |
id |
L'identifiant client GoCardless |
|
B |
customer_name |
Le nom complet du client final |
|
C |
given_name |
Le prénom du client final |
|
D |
family_name |
Le nom de famille du client final |
|
E |
company_name |
Le nom de la société du client final, s'il est connu |
|
F |
|
L'adresse e-mail du client final |
|
G |
address_line1 |
La première ligne de l'adresse du client final |
|
H |
address_line2 |
La deuxième ligne de l'adresse du client final |
|
I |
address_line3 |
La troisième ligne de l'adresse du client final |
|
J |
city |
La ville du client final |
|
K |
postal_code |
Le code postal du client final |
|
L |
country |
Le pays dans lequel réside le client final |
|
M |
custom_reference |
Toute référence personnalisée pouvant avoir été appliquée au registre du client final |
|
N |
account_holder_name |
Le nom donné pour le titulaire du compte (généralement le même que le nom du client final) |
|
O |
mandate_id |
L'identifiant de mandat GoCardless |
|
P |
scheme |
Le programme de prélèvement auquel le mandat est rattaché. |
|
Q |
mandate_reference |
Parfois connu sous le nom de référence de facturation. Il s'agit d'un code unique pour un mandat de prélèvement. Ce code sera requis par vos nouveaux fournisseurs lorsqu'ils mettront en place les mandats de prélèvement. |
|
R |
mandate_status |
Le statut actuel du mandat de prélèvement |
|
S |
bank_account_id |
L'identifiant du compte bancaire GoCardless |
|
T |
bank_account_bic |
Code d'identification de la banque, utilisé pour identifier une banque spécifique. Contient 8 à 11 caractères |
|
U |
iban |
Le numéro de compte spécifique utilisé pour identifier le compte bancaire individuel. |
|
V |
swift_bank_code |
Code d'identification d'une banque composé de 8 caractères. Le code bancaire doit être utilisé pour les transactions internationales. Voir l'exemple : MIDLGB22 |
|
W |
swift_branch_code |
Le code d'identification de la succursale, qui est spécifié par 3 caractères à la fin du code bancaire SWIFT (du 8ème au 11ème ). |
|
X |
swift_account_number |
Le numéro de compte unique au format SWIFT, qui contient le code du pays, le code bancaire SWIFT et le numéro individuel avec des caractères. Voir l'exemple : GB22MIDL12345612345678 |
Nous ne fournirons les données de vos clients finaux que dans ce format précis.
Si votre nouveau fournisseur vous demande de remplir une feuille de calcul qu'il fournit avec les données des clients, il devrait être en mesure de vous aider à la remplir en utilisant l'exportation que nous fournissons. Si d'autres données sont requises par votre nouveau fournisseur, comme votre historique de transactions avec GoCardless, elles devront être exportées directement depuis votre tableau de bord GoCardless.
Annulation de vos mandats de prélèvement
La dernière étape de votre changement en masse consiste pour GoCardless à annuler les mandats de prélèvement du côté de GoCardless une fois que le changement en masse a été autorisé et que les données du client ont été fournies. Cette opération se fait à la date de changement de masse initialement convenue, sauf si une nouvelle date de changement en masse est explicitement demandée.
GoCardless annulera uniquement les mandats de prélèvement sur le compte GoCardless, nous n'arrêterons ni les paiements ni les abonnements, et nous ne prendrons en charge la gestion de vos paiements à aucun moment. Nous vous conseillons vivement de cesser de prélever les paiements 5 à 7 jours avant la date du changement en masse pour vous assurer que vos cycles de paiement ne seront pas affectés pendant le transfert. Tout paiement soumis au moment de l'émission de l'annulation sera prélevé, à moins qu'il ne soit refusé par la banque du client final.
Après cette étape, nous planifierons la fermeture de votre compte. Veuillez nous faire savoir si vous souhaitez que votre compte reste ouvert.
Pour initier le changement en masse
Si vous avez lu notre procédure et que vous souhaitez procéder à un changement en masse pour passer de GoCardless à un autre fournisseur, veuillez remplir ce formulaire et l'équipe concernée vous contactera sous 2 jours ouvrables.