Nous avons conscience qu'obtenir l'autorisation de paiement de votre client final via un formulaire en ligne n'est pas toujours possible ou ne correspond pas forcément à la manière dont vous interagissez habituellement avec vos clients.
C'est pour cela que nous vous proposons également d'obtenir les autorisations par mandat sur papier et par téléphone aux États-Unis (ACH). Avant de pouvoir utiliser ces options, il est important d'avoir connaissance des exigences de la réglementation qui régit la mise en place d'autorisations de cette façon. Veuillez donc suivre attentivement la procédure et les conseils ci-dessous.
Cas d'utilisation/calendriers des autorisations ACH
Avant d'aborder les options de recueil des informations sur papier et par téléphone, nous vous présentons ci-dessous les trois types d'autorisation ACH que votre client peut mettre en place - unique, récurrente et permanente.
| Unique | Récurrent | Permanente | |
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Cas d'utilisation |
Une autorisation unique pour un transfert de fonds unique. |
Un débit récurrent à intervalles réguliers. |
Une autorisation anticipée pour des débits à venir déclenchés par une action positive du client. |
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Exemples |
Payer un droit d'entrée pour s'inscrire dans une salle de sport. |
Payer une facture mensuelle régulière de services publics. |
Payer pour des actions effectuées via un compte de courtage. |
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Montant |
Il peut s'agir de n'importe quel montant fixe. |
Il peut s'agir d'un montant fixe ou d'une fourchette raisonnable convenue à l'avance (pour être « raisonnable », ce montant doit généralement être proportionnel aux biens/services achetés ; par exemple, il ne serait pas raisonnable de demander à votre client d'autoriser une fourchette de 10 à 10 000 dollars pour une facture de téléphone). |
Le montant peut être modifié à chaque fois, mais il devra être confirmé par une action positive de votre client (voir « action ultérieure du client »). |
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Fréquence |
Paiement unique. |
Intervalle régulier (p. ex. hebdomadaire, mensuel, trimestriel). |
Intervalle irrégulier : comme pour le montant, il devra être confirmé par une action positive de votre client (voir « action ultérieure du client »). |
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Action ultérieure du client |
Aucune action ultérieure n'est requise de la part du client pour déclencher le débit. |
Aucune action ultérieure du client n'est requise pour déclencher le débit. |
Les débits futurs peuvent uniquement être déclenchés par une action positive de la part du client. Cette action doit : (1) être définie dans l'autorisation (c'est-à-dire que votre client doit savoir à l'avance quelle action il doit engager) ; et (2) être déclenchée par le client (par exemple, en passant une commande auprès du marchand). L'absence d'action ne constitue pas une action positive. |
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Modification du montant ou du calendrier (fréquence) |
Sans objet. La date et le montant d'une autorisation exécutée ne peuvent pas être modifiés. Si une modification est nécessaire, le client doit résilier l'autorisation de débit existante et en mettre en place une nouvelle. |
Si le montant diffère du dernier prélèvement ou s'il diffère du montant ou de la fourchette de prix convenue à l'avance, vous devez avertir votre client au moins 10 jours civils avant le débit. Si le calendrier diffère de la date ou de la fréquence convenue à l'avance, vous devez avertir votre client au moins 7 jours civils avant le débit. |
Sans objet. Les débits à venir peuvent uniquement être déclenchés par une action positive supplémentaire de la part du client. Le montant et la date du débit dépendent de l'action positive du client. |
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Notifications |
Lorsque nous disposons d'une adresse e-mail valide pour le client, GoCardless lui envoie une notification, au plus tard à la date de paiement, pour l'informer qu'un paiement est dû. Si vous avez activé les notifications personnalisées sur votre compte GoCardless, ou si vous n'avez pas été en mesure de fournir une adresse e-mail client valide, vous serez responsable de l'envoi des notifications aux clients. |
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Autorisation sur papier (débit PPD)
Les formulaires d'autorisation sur papier constituent une excellente alternative au formulaire d'autorisation en ligne si vos clients finaux n'ont pas accès à un ordinateur ou à un autre appareil électronique disposant d'une connexion Internet suffisante.
Autorisation sur papier et conseils pour les marchands
Vous trouverez ci-dessous une copie du formulaire papier et des conseils pratiques s'y rapportant :
Formulaire papier
Guide du formulaire papier
Procédure d'obtention d'une autorisation ACH sur papier :
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Imprimez le formulaire d'autorisation sur papier (notez que vous pouvez remplir certains champs à l'avance. Veuillez vous reporter à notre guide du formulaire d'autorisation papier pour plus d'informations).
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Demandez à votre client final de remplir et de signer le formulaire d'autorisation en vous assurant que tous les champs sont remplis.
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Fournissez à votre client une copie électronique non modifiable (p. ex. numérisée) ou une copie papier du formulaire d'autorisation rempli.
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Procédez à la mise en place du client dans votre compte GoCardless
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La mise en place d'un client final dans GoCardless compte trois étapes à exécuter dans l'ordre suivant :
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Créer le registre du client final
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Ajouter les informations du compte bancaire du client final
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Créer un mandat pour ce compte bancaire
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La méthode que vous utiliserez pour la mise en place sera déterminée par la façon dont vous avez choisi d'utiliser GoCardless - via une intégration API, en utilisant le tableau de bord GoCardless, ou en utilisant une application partenaire. Veuillez suivre les conseils pratiques fournis par les liens ci-dessous :
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Créer un mandat à l'aide d'une application partenaire. La façon dont vous mettez en place un client et créez son mandat dépend des fonctionnalités disponibles dans l'application partenaire que vous utilisez.
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Conservez une copie électronique non modifiable (p. ex. numérisée) ou une copie papier originale de l'autorisation remplie dans vos propres dossiers pendant les durées indiquées ci-dessous (vous devez fournir une copie de ces documents à la demande de GoCardless) :
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Autorisations uniques : deux ans à compter de la date du règlement ou, si l'autorisation est révoquée avant la date du règlement, deux ans à compter de la date de la révocation
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Autorisations récurrentes : deux ans à compter de la date de résiliation (si l'autorisation a une date de fin prédéterminée), ou deux ans à compter de la date de révocation
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Autorisations permanentes : deux ans à compter de la date de résiliation (si l'autorisation a une date de fin prédéterminée), ou deux ans à compter de la date de révocation (outre la copie électronique ou la copie papier de l'autorisation, vous devez conserver la preuve que le client a bien déclenché chaque débit dans le cadre de l'autorisation permanente pendant les deux années suivant le règlement du débit)
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N'oubliez pas que si votre client a mis en place une autorisation récurrente et que vous souhaitez modifier le montant des paiements, vous devez lui donner un préavis de 10 jours civils. Si vous souhaitez modifier le calendrier (la fréquence), vous devez lui donner un préavis de 7 jours civils.
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N'oubliez pas que si votre client a mis en place une autorisation permanente, vous devez lui demander de déclencher une action positive (le type d'action sera indiqué sur le formulaire papier signé par le client) avant de créer de nouveaux paiements (en veillant à enregistrer la preuve de cette action).
Autorisation par téléphone (débit TEL)
Vous pouvez recueillir les informations de vos clients finaux par téléphone à l'aide d'une transcription agréée, afin d'obtenir l'autorisation de mettre en place un débit ACH pour leur compte. Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous échangez avec vos clients dans le cadre de votre processus de vente ou d'intégration.
Remarque : les conseils suivants s'appliquent uniquement à une autorisation obtenue par téléphone et non via l'Internet ou un réseau sans fil.
Procédure d'obtention d'une autorisation ACH par téléphone :
Remarque : vous devez avoir une relation existante avec le client OU, s'il n'y a pas de relation existante, le client doit avoir pris l'initiative de l'appel téléphonique. Une relation est considérée comme existante si l'une ou l'autre des conditions suivantes est remplie :
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Il existe un accord écrit entre vous et le client final pour la fourniture de biens et de services, ou
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Le client a acheté des biens ou des services auprès de vous au cours des deux dernières années.
Votre relation avec le client ne sera PAS considérée comme existante sur la base d'une relation existante entre ledit client et l'un de vos affiliés.
Vous êtes tenu de mettre en place et d'appliquer des procédures pour vérifier l'identité du client (p. ex. en la vérifiant dans les annuaires et les bases de données, ou grâce à des informations pertinentes telles que l'identification de l'appelant, les réponses secrètes, etc.)
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Téléchargez une copie de notre transcription agréée
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Utilisez cette transcription pour recueillir les informations de vos clients et obtenir leur autorisation par téléphone
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Lorsque vous demandez au client s'il autorise le débit ACH sur son compte, vous devez obtenir son consentement explicite : rappelez-vous que le silence ne constitue pas un consentement.
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Une fois que vous disposez de toutes les informations requises, vous devez les insérer dans notre formulaire d'autorisation sur papier (voir ci-dessus).
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Fournissez à votre client une copie électronique non modifiable (p. ex. numérisée) ou une copie papier du formulaire d'autorisation rempli :
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Pour les autorisations uniques ou permanentes, vous êtes tenu d'enregistrer l'autorisation orale du client OU de fournir une copie écrite de l'autorisation avant le premier paiement (et vous devez indiquer au client la méthode par laquelle l'avis sera envoyé, p. ex. e-mail ou courrier)
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Pour les autorisations récurrentes, vous êtes tenu d'enregistrer l'autorisation orale du client ET de lui fournir une copie écrite de l'autorisation avant le premier paiement (et vous devez indiquer au client la méthode par laquelle l'avis sera envoyé, p. ex. e-mail ou courrier)
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Procédez à la mise en place du client dans votre compte GoCardless
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La mise en place d'un client final dans GoCardless compte trois étapes à exécuter dans l'ordre suivant :
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Créer le registre du client final
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Ajouter les informations du compte bancaire du client final
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Créer un mandat pour ce compte bancaire
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La méthode que vous utiliserez pour la mise en place sera déterminée par la façon dont vous avez choisi d'utiliser GoCardless - via une intégration API, en utilisant le tableau de bord GoCardless, ou en utilisant une application partenaire. Veuillez suivre les conseils pratiques fournis par les liens ci-dessous :
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Créer un mandat à l'aide d'une application partenaire. La façon dont vous mettez en place un client et créez son mandat dépend des fonctionnalités disponibles dans l'application partenaire que vous utilisez.
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Une fois que vous avez mis en place une autorisation par téléphone, vous devez respecter les règles de conservation suivantes (vous devez fournir une copie de ce document à la demande de GoCardless) :
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Autorisations uniques : conservez l'original ou une copie de l'enregistrement audio de l'autorisation orale OU l'original ou une copie de l'avis écrit confirmant l'autorisation orale du client pendant deux ans à compter de la date de l'autorisation.
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Autorisations récurrentes : conservez l'original ou une copie de l'enregistrement audio de l'autorisation orale ET la preuve qu'une copie de l'autorisation a été fournie au client pendant deux ans à compter de la date de résiliation ou de révocation de l'autorisation
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Autorisations permanentes : conservez l'original ou une copie de l'enregistrement audio de l'autorisation orale pendant deux ans à compter de la date de résiliation ou de révocation de l'autorisation ET la preuve que le client a déclenché chaque débit dans le cadre de l'autorisation permanente pendant les deux années suivant le règlement du débit
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N'oubliez pas que si votre client a mis en place une autorisation récurrente et que vous souhaitez modifier le montant des paiements, vous devez lui donner un préavis de 10 jours civils. Si vous souhaitez modifier le calendrier (la fréquence), vous devez lui donner un préavis de 7 jours civils.
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N'oubliez pas que si votre client a mis en place une autorisation permanente, vous devez lui demander de déclencher une action positive (le type d'action sera indiqué sur le formulaire papier signé par le client) avant de créer de nouveaux paiements (en veillant à enregistrer la preuve de cette action).