Nota: Esta guía es para usuarios del panel de control de GoCardless que utilizan planes o suscripciones y desean empezar a usar GoCardless para Xero.
¿Estoy utilizando los planes o suscripciones del panel de control?
Ve a la pantalla Suscripciones del panel de control de GoCardless y utiliza la lista desplegable para filtrar por el estado Activo . Te mostraremos todas las suscripciones activas actualmente.
Si no ves ninguna suscripción en la lista, no tienes que hacer nada. Puedes dejar de leer esta guía.
¿Debo pasar mis suscripciones existentes a GoCardless para Xero?
Si utilizas suscripciones (incluidos los planes) en el panel de control de GoCardless para que acepten los pagos automáticamente de los clientes y deseas empezar a usar GoCardless para Xero, deberás decidir qué hacer con los pagos de tus clientes existentes.
Configurar nuevos clientes a través de GoCardless para Xero es sencillo. Sin embargo, para tus clientes existentes, deberás decidir si deseas seguir gestionando sus pagos desde el panel de control o si deseas pasarlos a GoCardless para Xero. Recomendamos pasarlos, para que sea más sencillo gestionar todos los pagos desde un mismo lugar.
Si deseas seguir gestionando tus clientes existentes desde el panel de control, deberás asegurarte de que los pagos no se cobran automáticamente de sus facturas. Para ello, consulta nuestro artículo sobre los ajustes de automatización aquí . Si deseas consolidarlo todo en GoCardless para Xero, sigue leyendo.
Paso a paso: mover las suscripciones de clientes existentes a GoCardless para Xero
GoCardless para Xero no admite el traspaso automático de las suscripciones existentes a Xero.
Esto significa que deberás configurar los pagos frecuentes de tus clientes de nuevo en GoCardless para Xero y después cancelar las suscripciones en GoCardless. Así sería el proceso:
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Busca las suscripciones activas.
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Crea registros de clientes en Xero para cada uno de tus clientes.
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Configura las facturas recurrentes en Xero.
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Vincula los mandatos de los clientes en GoCardless con su registro de cliente en GoCardless para Xero.
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Asegúrate de que las suscripciones de tus clientes en el panel de control se hayan cancelado, para evitar cargos duplicados.
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Comprueba que has configurado todo correctamente.
1. Busca las suscripciones activas
Ve a la pantalla Suscripciones del panel de control de GoCardless y utiliza la lista desplegable para filtrar por el estado "Activo". Te mostraremos todas las suscripciones activas actualmente. Estas son las que vamos a pasar.
Al hacer clic en una suscripción de la lista, podrás ver la información, incluido el cliente al que está vinculada, la frecuencia con la que se hacen los cargos al cliente y cuándo se efectuará el próximo cargo al cliente.
2. Crea registros de clientes en Xero para cada uno de tus clientes
Para cada uno de tus clientes en GoCardless con suscripciones activas, deberás tener un registro de cliente creado en Xero.
Para ello, ve a Xero y haz clic en Contactos, Clientes y, por último, en Agregar cliente.
3. Configura las facturas recurrentes en Xero
Si tienes un número relativamente pequeño de suscripciones, sigue leyendo esta guía. Si tienes muchas suscripciones (más de 40), consulta nuestra guía sobre cómo utilizar una hoja de cálculo para que el flujo sea más sencillo.
En la página Suscripciones de GoCardless, haz clic en cada suscripción para saber de qué cliente se trata, a cuánto asciende el cargo y con qué frecuencia se efectúa.
En Xero, ve a Cuentas, Ventas y, en la lista desplegable Nueva, elige Factura recurrente.
Configura la actura recurrente con la misma cantidad y la misma programación, y asegúrate de establecer una fecha de finalización si la suscripción en GoCardless tiene una.
Establece la fecha de vencimiento de la factura en la fecha de vencimiento del próximo pago de la suscripción existente. Si el próximo pago ya se ha enviado o si vence en menos de siete días, empieza con la siguiente fecha de vencimiento.
4. Vincula los mandatos de los clientes en GoCardless con su registro de cliente en GoCardless para Xero
Ahora tienes registros de clientes en GoCardless y en Xero. Vamos a vincularlos.
Lo haremos en GoCardless para Xero. Solo tienes que seguir las instrucciones para emparejar clientes en Xero en el sitio web de GoCardless para Xero.
5. Asegúrate de que las suscripciones de tus clientes en el panel de control se hayan cancelado, para evitar cargos duplicados
Ahora que hemos configurado las facturas recurrentes en Xero y que hemos vinculado los mandatos, podemos cancelar las suscripciones existentes en el panel de control de GoCardless y dejar que GoCardless para Xero se encargue de ellas a partir de ahora.
Puedes cancelar las suscripciones desde el panel de control de GoCardless. Sin embargo, esto hará que tus clientes reciban un correo electrónico en el que se les informará de la cancelación.
Para evitar esto, envía un ticket a nuestro equipo de ayuda para solicitar la cancelación de las suscripciones de tus clientes y nosotros lo haremos en la sombra, para no molestar a tus clientes. Si eres un asociado que está haciendo este proceso en nombre de un negocio, deberás proporcionar información adicional para superar el control de seguridad.
Nota: Si el próximo pago de un cliente vence en los próximos siete días y has configurado los nuevos pagos en Xero para que empiecen a cobrarse a partir de la próxima fecha de vencimiento, deberás esperar a que se acepte el primer pago antes de cancelar la suscripción. Anótalo para acordarte de hacerlo.
6. Comprueba que has configurado todo correctamente
Llegados a este punto, vamos a comprobar que no hayamos cometido ningún error en el proceso. Comprueba lo siguiente:
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Has creado un registro de cliente en Xero para cada cliente con una suscripción activa.
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Cada registro de cliente en Xero se ha vinculado a su mandato de GoCardless con GoCardless para Xero.
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Has configurado las nuevas facturas recurrentes en Xero, para que se acepten por domiciliación bancaria.
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Has cancelado las suscripciones antiguas configuradas en el panel de control de GoCardless, para que GoCardless para Xero se encargue de ellas a partir de ahora.