Contestation des rejets de paiement

• Comment contester efficacement un rejet de paiement
• Déroulement du processus
• Types de rejets de paiement et preuves à fournir
• Types de preuves

Comment contester efficacement un rejet de paiement

Lorsque vous recevez la notification d'un rejet de paiement et que vous estimez que celui-ci est injustifié, nous souhaitons travailler avec vous pour contester ce rejet de paiement auprès de votre banque. Pour cela, nous devons fournir autant de preuves que possible pour que la contestation puisse aboutir. 

Dans cet article, nous allons examiner le déroulement du processus, les différents types de rejets de paiement que vous pouvez rencontrer et les preuves requises pour les contester efficacement. 

Déroulement du processus

Plusieurs raisons peuvent expliquer un rejet de paiement. Chaque motif est accompagné d'une description des preuves que vous devez fournir pour contester le rejet de paiement. Dans certains cas, nous serons en mesure de recueillir les preuves nous-mêmes, mais dans d’autres cas, nous aurons besoin de votre aide.

Une fois que nous aurons recueilli les preuves dont nous avons besoin, nous les soumettrons à la banque du payeur en votre nom. 

Lorsqu’elles traitent des rejets de paiement, les banques tentent avant tout d’être équitables envers leurs clients. Cela signifie que les preuves que nous fournissons doivent être tangibles et démontrer sans le moindre doute que le rejet de paiement est injustifié. 

Étant donné que les banques agissant dans le meilleur intérêt de leurs clients, les contestations peuvent parfois échouer. Nous ne recevons pas toujours de commentaires de la banque sur les raisons pour lesquelles une contestation n'a pas été acceptée, mais nous nous efforcerons systématiquement de contester efficacement le rejet de paiement. 

Types de rejets de paiement et preuves à fournir

Types de preuves

• Un contrat signé entre vous et votre client final
• Une copie de l'e-mail de préavis envoyé à votre client
• La preuve que vous avez déjà remboursé votre client
• Preuves supplémentaires pour les contestations d'un rejet de paiement avec code motif 5

Un contrat signé entre vous et votre client final

Pour contester un rejet de paiement lorsque le client affirme ne pas avoir donné son autorisation pour le prélèvement, vous devez démontrer que vous et le client avez conclu un accord sur les services ou les produits que vous fournissez. Il peut s'agir d'un contrat officiel. 

Si vous ne disposez pas d'un contrat conclu avec votre client, apporter la preuve de la façon dont il s'est inscrit à votre service, de la façon dont il a accepté vos conditions générales, et de la date de son inscription sont autant d'éléments qui pourront aider. L'envoi des visuels du flux d’inscription et de l’endroit où le client a accepté vos conditions générales est également utile dans le cadre de la contestation. 

Exemples de ce que vous pouvez fournir :

• Un contrat officiel 

• Des captures d’écran du flux d’inscription qui a été utilisé 

• Des conditions générales acceptées

• L'accord doit clairement indiquer que le paiement sera obtenu par prélèvement.

• L'accord doit clairement indiquer les informations du compte client et préciser la date de l'accord.

Ce que cette preuve doit inclure :

• Un accord entre vous et votre client final 

• Une indication claire de l'intention du client d’utiliser vos services 

Une copie de l'e-mail de préavis envoyé à votre client

Pour contester un rejet de paiement lorsque le client affirme n'avoir jamais reçu de notification de paiement, vous devez démontrer que vous l'avez averti en temps voulu avec les détails du paiement à prélever, généralement sous la forme d'un e-mail de préavis. 

Pour ce type de preuve, vous devez inclure :

1. Le nom du payeur

2. Le nom de la société

3. Le montant total du prélèvement à appliquer au montant du payeur

4. La date d'échéance du prélèvement (inclure la date, le mois, l'année)

5. Les coordonnées bancaires du payeur 

6. Garantie Direct Debit Guarantee

7. L'adresse e-mail à laquelle la notification a été envoyée ainsi que la date de l'envoi

La preuve que vous avez déjà remboursé votre client

Pour contester un rejet de paiement lorsque le client affirme ne pas avoir reçu le remboursement, vous devez fournir la preuve que vous avez déjà renvoyé les fonds au client. Les banques recherchent une preuve tangible qui démontre clairement qu'un paiement a été effectué. 

Exemples de ce que vous pouvez fournir :

• Un e-mail envoyé au payeur détaillant le montant/la date du remboursement

• Un tableau illustrant le flux de fonds entre vous et votre client et les dates de ces opérations, sur un document à l'en-tête de votre entreprise

• Si vous traitez vos remboursements via GoCardless, vous pouvez fournir une capture d'écran de la chronologie de paiement comme preuve

Ce que cette preuve doit inclure : 

1. Le nom du payeur 

2. Le montant du paiement

3. La date à laquelle le paiement initial a été prélevé

4. La date à laquelle le remboursement a été traité

Preuves supplémentaires pour les contestations d'un rejet de paiement avec code motif 5

Pour le code motif 5, certaines banques peuvent demander des preuves supplémentaires : 

lorsqu'un contrat est établi entre un utilisateur de services et un client par voies numériques (comme un site Web ou par téléphone) :
 
1. L'ensemble des informations obtenues auprès d'un client et destinées à être utilisées pour un prélèvement doivent être vérifiées. La méthode de vérification la plus courante consiste à vérifier les détails en utilisant Experian, ou un service similaire. Dans le cadre de la contestation d'un motif code 5, nous aurons besoin d'une preuve que cette vérification a bien été effectuée, telle qu'une capture d'écran du site Web d'Experian. Nous pourrons alors vérifier ces informations en les comparant à celles figurant dans nos dossiers.
 
2. Le client doit avoir lu la documentation pertinente acceptant la mise en place d'un prélèvement et avoir reconnu électroniquement qu'il l'a lue. La preuve de cette étape peut être fournie par un document envoyé au client et retourné par ses soins avec sa signature numérique. Il peut aussi s'agir d'une preuve que le client a coché une case pour confirmer qu'il a lu le document si celui-ci était intégré au site Web.